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Over the last few years, we’ve seen faster acceleration of government organizations around the world moving to the cloud. So why now? This move is driven largely by the imperatives of government leaders to bring business agility, the most up-to-date technologies, and leading-edge cloud services capabilities to government employees ministries and agencies. The reality of most governments is that they are facing increasing demands from citizens who expect modern government solutions to meet the experience they get from private sector businesses: that is to say, more mobile services, increased security and a capacity to deploy government programs much faster.

According to IDC, worldwide spending on public cloud services and infrastructure is forecast to reach $160 billion by the end of this year, an increase of 23.2% over 2017. The benefits of leveraging the public cloud have been long proven: it makes it easier to cut costs, increase scalability, provide more secure infrastructure and enables people to work where they’re most productive. But that’s just the beginning.

Today, in the era of digital transformation government organizations need to be as innovative as any other business. They need to push for deeper engagement, provide transparent communications for their stakeholders, seek modern ways to engage with citizens and find creative ways to improve operations.

Step One – Create a strategy

With these objectives in mind, in 2015 the Treasury Board of the Government of Quebec published a global modernization strategy “Rénover l’état par les technologies de information”.  This strategy was the first comprehensive portrait of their IT workforce and enabled them to adopt the best industry practices, be proactively ensure sustainability and continuity of services to its citizens, provide greater transparency and, above all, adopt a “cloud first” vision that proved to be the foundation of their future services.

Step Two – Execute the plan

Following the publication of this global strategy where IT, and more specifically cloud services, played an instrumental role in the modernization of Québec Public Services, the National Assembly approved the creation of a Cloud Broker that ensured an efficient, modern, rapid and transparent process for procuring cloud services. The Québec Shared Services organization (CSPQ) was given the mandate to create a Cloud Services Catalog where Ministries and Agencies could procure pre-qualified cloud services – all pre-qualified vendors had to meet the mandatory requirements of the Government of Québec regarding the privacy, security, operations and protection of personal data.

Microsoft was extremely proud to be one of the first and few cloud vendors approved by CSPQ through this rigorous process. Why were we selected? In addition to having two Canadian Cloud Regions, we also have the most comprehensive certifications, security controls, transparency processes and privacy protections in the industry.

This innovative approach to help Ministries and Agencies procure Cloud Services makes the Government of Québec one of the leading governments, not only in Canada, but around the world. The government recognized the need to transform and it did so openly and transparently.

Step Three – Realize the benefits

Once the CSPQ Cloud Services catalogue became available, several ministries and agencies adopted Microsoft’s Office 365 email service.

A great example of efficiency in cloud adoption is the Ministry of Health (MSSS), the largest organization within the Government of Québec. As soon as the Cloud catalogue was available, the MSSS completed a through due diligence in order to select the most appropriate email solution according to their needs. Soon after, the Ministry of Health started the process to migrate their 190k mailboxes from a competitive email solution that was reaching end-of life. This migration was a huge challenge for the customer and for Microsoft. There was a short window of migration available and moving a massive volume of sensitive data through a complex network of delivery systems. It goes without saying that the job requires rigorous planning and controls involving multiple organizations.

With a mission to empower every person and organization to achieve more, the One Microsoft team took this challenge head-on with the Ministry of Health and started planning, testing and ultimately migrating 15,000 mailboxes every week.

The result?  In just six months, 190,000 mailboxes were migrated to Office 365.

The scope of work also included providing guidance, assistance and coordination between the customer, the services resources and FastTrack Center to streamline operations while simplifying government IT operations. Considering its size, this migration was the fastest in the Canadian history and the benefits of rapid cloud deployment were apparent from day one. From the ease of access to simpler management and much lower costs, there was a major improvement in operational efficiency of Ministry of Health email infrastructure, while preserving their privacy and integrity.

Government of Québec “Cloud first” strategy is the gold standard

Since the Government of Québec implemented their “cloud first” strategy, Microsoft Canada has been working with the key government stakeholders to achieve their vision of a modern workplace that includes increased privacy, security, mobility, capacity and agility, all at a lower cost.

The Treasury Board CIO Office was instrumental in Quebec’s digital transformation from the start. They believed to be successful in the digital world, leverage the cloud wasn’t a one-off tactical decision. It needed to be part of a holistic strategy to drive the development in government organizations, maintaining its responsibility to move Québec and Canada forward.

Businesses and governments are waking up to the benefits cloud computing. Modern workplace tools like Microsoft 365 and advanced Azure services can help public sector organizations innovate, connect with citizens, increase mobility and collaborate better across departmental and agency boundaries.

At Microsoft, we listen closely to how government customers want us to package and manage our services. We listen to their concerns about security, privacy, and regulatory requirements. The result is reliable, scalable, secure and cost-effective cloud services solutions for government agencies at all levels.

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Le gouvernement du Québec ouvre la voie avec sa stratégie d’adoption du nuage

Au cours des dernières années, nous avons vu un nombre de plus en plus important d’organisations gouvernementales adopter le nuage. Quel est le motif derrière ces changements? La décision d’adopter le nuage est principalement motivée par le besoin pour les chefs d’État d’offrir aux employés, aux agences et aux ministères gouvernementaux les technologies les plus récentes et des capacités évoluées en matière de services infonuagiques. La plupart des gouvernements doivent de plus en plus répondre aux demandes de citoyens qui s’attendent à ce que les solutions gouvernementales modernes leur offrent une expérience équivalente à celle proposée par les entreprises du secteur privé. Cette expérience suppose donc davantage de services mobiles, une sécurité accrue et un déploiement des programmes gouvernementaux extrêmement rapide.

D’après IDC, les dépenses mondiales en matière de services et d’infrastructure de nuage public devraient atteindre 160 milliards de dollars d’ici la fin de l’année, une augmentation de 23,2 % par rapport à 2017. Les avantages de l’utilisation du nuage public ont d’ailleurs été démontrés depuis longtemps : le nuage public permet de réduire les coûts plus facilement, d’accroître l’évolutivité et de fournir une infrastructure plus sécuritaire, et les gens y trouvent la possibilité de travailler là où leur productivité est optimale. Mais tout cela n’est que le début.

Aujourd’hui, en cette ère de transformation numérique, les organisations gouvernementales se doivent d’être aussi innovantes que n’importe quelle autre entreprise. Elles doivent viser une plus grande mobilisation, fournir à leurs intervenants un système de communications plus transparent, chercher des méthodes modernes pour interagir avec les citoyens et trouver des moyens créatifs d’améliorer leurs activités.

Première étape : élaborer une stratégie

C’est dans cette optique que le Conseil du Trésor du gouvernement du Québec a publié en 2015 une stratégie globale de modernisation intitulée « Rénover l’État par les technologies de l’information ».  Cette stratégie a permis de dresser un premier portrait complet de la main-d’œuvre des TI et d’adopter les pratiques exemplaires du secteur, d’assurer de façon proactive la durabilité et la continuité des services aux citoyens, de faire preuve de plus de transparence et, par-dessus tout, d’adopter une vision axée sur le nuage, qui est d’ailleurs devenue la base des services futurs.

Deuxième étape : mettre le plan en œuvre

Après la publication de cette stratégie globale où les TI, et plus particulièrement les services infonuagiques, jouaient un rôle crucial dans la modernisation des services publics du Québec, l’Assemblée nationale a approuvé la création d’un courtier en infonuagique afin d’assurer un processus d’acquisition de services infonuagiques efficace, moderne, rapide et transparent. C’est au Centre de services partagés du Québec (CSPQ) qu’a été confié le mandat de créer un catalogue de services infonuagiques où les ministères et les agences peuvent puiser parmi des fournisseurs de services infonuagiques sélectionnés. Pour se qualifier, tous les fournisseurs ont dû satisfaire aux exigences obligatoires du gouvernement du Québec en matière de confidentialité, de sécurité, d’opérations et de protection des données personnelles.

Microsoft a eu l’immense fierté de compter parmi les premiers et les rares fournisseurs infonuagiques à être approuvés par le CSPQ dans le cadre de ce processus rigoureux. Pourquoi avons-nous été sélectionnés? En plus de disposer de deux régions de nuage au Canada, nous possédons également les certifications, les contrôles de sécurité, les processus de transparence et les systèmes de protection de la confidentialité les plus complets du secteur.

Il est clair que son approche novatrice consistant à aider les ministères et les agences à se procurer des services infonuagiques fait du gouvernement du Québec un chef de file, non seulement au Canada, mais dans le monde entier. Le gouvernement a reconnu la nécessité de se transformer et l’a fait ouvertement et en toute transparence.

Troisième étape : constater les avantages

Lorsque le catalogue des services infonuagiques du CSPQ est devenu accessible, plusieurs ministères et agences sont passés au service de messagerie Office 365 de Microsoft.

Un excellent exemple d’efficacité dans l’adoption du nuage vient du Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), la plus vaste organisation au sein du gouvernement du Québec. Dès que le catalogue infonuagique a été rendu accessible, le MSSS a fait preuve de diligence raisonnable afin de sélectionner la solution de messagerie la mieux adaptée à ses besoins. Peu de temps après, le MSSS a lancé le processus de migration de ses 190 000 boîtes de courriel d’une solution de messagerie concurrente qui arrivait à la fin de sa durée de vie. Cette migration était un défi colossal pour le client et pour Microsoft. Seule une très courte période de migration était envisageable et il était nécessaire de déplacer un volume massif de données sensibles dans un réseau complexe de systèmes de livraison. Il va sans dire que ce travail exigeait une planification et des contrôles rigoureux nécessitant la participation de plusieurs organisations.

Forte de sa mission visant à aider chaque personne et chaque organisation à en faire davantage, l’équipe One Microsoft a relevé ce défi avec détermination et, en collaboration avec le MSSS, a commencé à planifier, à tester et finalement à réaliser la migration de 15 000 boîtes de courriel chaque semaine.

Le résultat?  En seulement six mois, 190 000 boîtes de courriel sont passées à Office 365.

Le travail consistait également à fournir des services de conseils et d’assistance, ainsi que de coordonner les interactions entre le client, les ressources des services et le FastTrack Center tout en simplifiant les opérations des TI du gouvernement. Vu sa taille, cette migration a été la plus rapide dans l’histoire du Canada et les avantages d’un déploiement infonuagique rapide ont été apparents dès le premier jour. Qu’il s’agisse de faciliter l’accès, de simplifier la gestion ou de réduire les coûts, une amélioration majeure de l’efficacité opérationnelle de l’infrastructure de la messagerie du MSSS a été observée, alors que la confidentialité et l’intégrité ont été préservées.

La stratégie d’adoption de l’infonuagique du gouvernement du Québec : une référence

Depuis que le gouvernement du Québec a mis en œuvre sa stratégie axée sur le nuage, Microsoft Canada travaille avec les principaux intervenants de l’État pour réaliser cette vision d’un milieu de travail moderne qui démontre une confidentialité, une sécurité, une mobilité, une capacité et une agilité accrues, le tout à des coûts moindres.

Dès le début, le Bureau du dirigeant principal de l’information du Conseil du trésor a joué un rôle de premier plan dans la transformation numérique du Québec. Ses membres étaient en effet persuadés que pour réussir dans l’univers numérique, tirer profit du nuage n’était pas une décision tactique fortuite. Elle devait faire partie d’une stratégie globale visant à stimuler le développement dans les organisations gouvernementales, tout en conservant la responsabilité de faire progresser le Québec et le Canada.

Tant les entreprises que les gouvernements s’éveillent aux avantages de l’informatique en nuage. Les outils de milieu de travail moderne comme Microsoft 365 et les services avancés d’Azure peuvent aider les organisations du secteur public à innover, à établir un contact avec les citoyens, à accroître la mobilité et à mieux collaborer au-delà des barrières qui séparent les ministères et les agences.

Chez Microsoft, nous sommes attentifs à ce que les clients gouvernementaux attendent de nous en matière de présentation et de gestion de nos services. Nous sommes à l’écoute de leurs préoccupations concernant la sécurité, la confidentialité et les exigences réglementaires. Par conséquent, nous sommes en mesure d’offrir des solutions de services infonuagiques fiables, évolutives, sécuritaires et abordables à tous les paliers de gouvernement.

Assistez à votre atelier sur l’adoption du nuage en contactant votre équipe de compte des Services Microsoft ou visitez le https://www.microsoft.com/en-us/microsoftservices/Agile-Cloud-Adoption.aspx