Миналата седмица, след като коронавирусът продължи да се разпространява по света, милиони хора преминаха на дистанционна работа и ние бяхме с тях. От Милано до (залива) Пъджет Саунд, десетки хиляди служители на Microsoft, които се намират в засегнати райони, започнаха да работят от вкъщи. Много от нашите клиенти поискаха да споделим повече за това как даваме възможност за отдалечена работа на толкова много служители. Моята колега Натали Д‘Ърс е човекът, който прави именно това.
Натали и нейният екип са част от отдела „Core Services Engineering and Operations“ (CSEO) на Microsoft, нашия вътрешен ИТ екип, който изгражда и управлява системите, които ръководят дейността на Microsoft. Те прекараха последните няколко години, преобразявайки производителността на крайния потребител в компанията и научавайки толкова много от този процес. Сега тя ни представя най-важните начини, по които CSEO дава възможност за дистанционна работа. Твой ред е, Натали.
Когато хората ме питат за моята работа, им обяснявам следното. С моя екип имаме задачата да предоставим на всеки служител на Microsoft необходимите му инструменти, ресурси и решения, за да бъде той възможно най-продуктивен, изобретателен и подсигурен – работейки от всяко едно място и на всякакво устройство. През последните няколко години това означаваше да сме част от преминаването на Microsoft към облака. За да достигнем дотам, трябваше да се погрижим за с управлението на идентичност и достъп до мрежата за всички потребители; да гарантираме, че устройствата, използвани за достъп до мрежата, са сигурни и устойчиви; да предоставим на потребителите достъп до приложенията за стимулиране на производителността, от които се нуждаят.
По-долу споделям някои от най-добрите начини, чрез които ние даваме възможност за дистанционна работа в Microsoft. Надявам се, че ще са от полза, но също така осъзнавам, че Microsoft има ИТ ресурси, с които много ИТ лидери може би не разполагат. Нещо повече, всяка компания е на различен етап от преминаването към облака. Може би управлението на идентичността и на устройствата са основните ви приоритети или сте задълбали в дългосрочни проекти като многофакторна автентикация (multi-factor authentication – MFA) или десктоп виртуализация (desktop virtualization). Вероятно работите за разширяването на достъпа до ресурси чрез браузър. Всеки ИТ ръководител следва да определи значимите фактори, които ще позволят производителността на служителите от всяко едно място. Знаем това и искаме да съдействаме. В края на тази публикация ще намерите връзка към новата ни техническа общност, която подпомага дистанционната работа (Enabling Remote Work Tech Community). Надявам се да се присъедините към нея и да споделите вашите впечатления. С това нека да представим най-добрите 9 начина, чрез които нашият екип опосредства работата от разстояние.
- Потребителска идентичност и достъп
Всичко започва с управление на идентичността. Имаме хибридна среда, която ни помага да поддържаме и разширяваме съществуващите системи, като същевременно използваме облачно базиран софтуер, за да дадем възможност на хората да бъдат работоспособни и защитени. Независимо дали са служители, партньори или доставчици, всеки потребител, който трябва да получи достъп до корпоративната мрежа, получава основен акаунт, синхронизиран с Azure Active Directory (Azure AD). За да научите повече относно практиките ни за управление на идентичност и достъп, разгледайте портала ни IT Showcase с насока към потребителската идентичност и защитения достъп.
- Многофакторна автентикация (MFA)
MFA е необходима при всеки достъп до корпоративни ресурси на Microsoft. Когато потребител се свързва отдалечено към нашия домейн, използвайки работния си Microsoft профил на устройство, което ние управляваме, MFA е почти прозрачна. Ние предлагаме три метода за автентикация: сертифицирани виртуални и физически смарт карти, Windows Hello for Business (с PIN код или биометрично вписване) и многофакторна автентикация Azure (Azure MFA). За да научите как Azure MFA спомага за дистанционната работа, вижте това ръководство.
- Управление на устройства
В Microsoft управляваме голям набор от устройства като Windows, Mac, Linux, iOS и Android. Подобно на много от вас, ние също преминаваме към напълно облачно базирана среда за управление. Докато извършваме този преход, използваме подход за съвместно управление с Microsoft Endpoint Manager (MEM). MEM интегрира Microsoft Intune и Configuration Manager в една конзола, чрез която можете да управлявате всичките си крайни точки и приложения и да предприемете необходимото, за да гарантирате, че те са защитени и надеждни.
С повече служители, работещи от разстояние и на различни устройства, е важно да се поддържа опцията за използване на лично устройство или т.нар. bring-your-own-device (BYOD) сценарий. Ние предлагаме възможност за самостоятелна регистрация, така че потребителите да могат бързо и лесно да се присъединят към Azure AD и да се запишат в MEM, за да имат достъп до ресурсите на компанията. След регистрацията MEM прилага подходящите условия, за да гарантира например, че дадено устройство е криптирано и има силна парола и сертификат за достъп до среда като виртуални частни мрежи (Virtual Private Networks – VPN) и безжични мрежи (WiFi). MEM може също да подсигури, че устройствата отговарят на дадените условия, като проверява статуса на съответствие на устройството с Azure AD, докато обработва автентикацията на потребителя. За да научат екипите ви повече за това как да прилагат MEM, могат да видят нашите документация и ръководства за MEM.
- Приложения за производителност
Като осигуряваме тези възможности, насърчаваме служителите ни да работят в облака. Това е от особено значение за всички наши т.нар. информационни работници (information workers), които извършват дейностите си дистанционно. Microsoft 365 позволява на потребителите да имат достъп до ресурси и да споделят файлове с приложения на Office в мрежата, през мобилни и настолни устройства, съхранявайки по подразбиране съдържанието в облака. Outlook mobile, Microsoft Teams и OneDrive са налични на всички наши корпоративни устройства, така че хората да достъпват своите писма, календари и файлове през File Explorer на Windows, Finder на Mac и Office Apps на мобилни устройства. Улеснихме потребителите, така че да запазват файловете си в OneDrive по същия начин, по който традиционно са ги записвали на системния диск C: – това бе ключово, за да имаме файловете в облака. Нашите потребители вече могат едновременно и в реално време да редактират и коментират в документи в облака, което се оказа изключително полезно при днешните условия на работа отвъд традиционната офис среда.
- Срещи и работа в екип
Всички в Microsoft използваме Teams ежедневно за разговори, срещи, обаждания и сътрудничество. Сега, работейки от разстояние, сме все така продуктивни, защото сме се приспособили към спецификите на дигиталното работно място. Към момента всяка среща се провежда през Teams и често е съпътствана от видео. Използваме опциите за замъгляване на фона, за да скрием палавите си деца, лаещите кучета или обзавеждането. Тъй като обединихме усилията си, за да помогнем на клиентите ни при работата от разстояние, установихме, че възможността за записване на срещи е станала изключително ценна. Така всички участници могат да достъпят записите от срещите, които са пропуснали, и да чуят тези части от тях, които им трябват. Разчитаме също на средата за работа на Microsoft 365 и помагаме на служителите да си сътрудничат, за да създават те сами групи в Office 365 или Teams, докато ние им предлагаме необходимите защита, съответствие и достъпност. За да научите повече за нашия опит в подпомагането на дистанционната работа чрез Teams, вижте тази публикация в портала ни IT Showcase.
- Достъп до индивидуални бизнес приложения или т.нар. line of business (LOB) приложения
Microsoft мигрира повечето от досегашните си приложения в облака. Но въпреки че повечето приложения са достъпни в облака, някои все още изискват VPN. Освен това сме в процес на представяне на услугата Windows Virtual Desktop и на разширяването на тази възможност, за да се поддържат устройствата, които нашите разработчици искат да използват (повече за това ще има по-надолу в публикацията). За да се запознаете с Windows Virtual Desktop, може да насочите екипите си към това ръководство.
- Мониторинг на услугите
С нарасналото потребление при толкова много хора, работещи дистанционно, мониторингът на услугите се доказа като изключително важен, за да оперира всичко по начина, по който е необходимо. Ние внимателно наблюдаваме работата на приложенията и мрежите и изградихме телеметричен мониторинг за продуктите към всяка услуга. Така можем да проверяваме отчитането на показателите за удовлетвореността на потребителите и отклоненията при някоя от услугите.
- Култура и управление на промяната
Работата от разстояние може да създаде предизвикателства за устойчивата култура в организациите и управлението на промяната. Модерните социални и ангажиращи платформи могат да са от полза и да помогнат за това основните послания да са чути, лидерството да е ясно видимо и да се споделят добри практики. В нашата компания Сатя Надела и други ръководители се свързват с всички колеги в организацията чрез събития на живо и чрез Yammer. Екипът ни наскоро проведе 18-часово глобално събитие на живо, за да стимулира свързаността, ангажираността и обучението на служителите. Насърчаваме колегите да използват Yammer за изграждане на общности, които свързват хората от различните екипи. Например наскоро създадохме група в Yammer за работа от вкъщи (work-from-home – WFH) с полезни съвети за успешно преминаване в режим на дистанционна работа.
Ето някои от основните съвети, на които наблягаме в обучението ни на крайните потребители:
- Съхранявайте файловете си в облака. Така ще можете да работите в екип, като ползвате продуктите от пакета Office 365. Потребителите могат да запазват своите документи и чернови в OneDrive, където файловете по подразбиране са лични, но могат и да се споделят. После следва да запазят споделените документи в Teams или SharePoint, така че да са достъпни за цялата група.
- В електроните писма споделяйте линкове вместо прикачени файлове. Така всеки ще има достъп до последната версия на документа.
- Използвайте максимално възможностите на Teams. Казваме на потребителите да възприемат Teams като виртуален офис. Организирайте всеки разговор или среща в Teams. За комуникация с целия екип използвайте канали вместо групови разговори и електронни писма. Пуснете камерата си по време на онлайн срещите, за да общувате по-пълноценно. Използвайте опцията Live Events за организация на събития на живо с по-голяма аудитория. Ако правилата в организацията ви го позволяват, запишете срещите, за да имате достъп до съдържанието им по-късно. Напомняме също, че разговорите в Teams не са само 1:1 или за презентации пред малка аудитория. Могат да варират от неформални срещи тип „разговори в почивката за кафе“ в отделните канали до планиращи срещи за тримесечието с възможност за сътрудничество и със стотици участници.
- Създадени за различните роли в организацията
Много от ресурсите, за които говорихме, са най-вече от полза на информационните работници (information workers). И това е логично, има много такива колеги в Microsoft. Важно е обаче да дадем същите възможности за работа от разстояние и на другите.
Разработчици: инженерите трябва да могат да си сътрудничат, докато програмират, и да изграждат ефективни процеси за работа в екип от разстояние, ползвайки Teams. Имаме много разработчици, които обикновено работят само на настолни компютри. Предоставяме им лаптопи с Windows Virtual Desktop (WVD) решение за отдалечен достъп до настолния им компютър, така че да могат от разстояние да използват тяхната среда за разработка.
Контактни центрове и техническа поддръжка: в Microsoft имаме онлайн техници и такива, които могат да дойдат на място. Всички те имат компютри, управлявани от Microsoft, което дава възможност на тези, които работят на място, да преминат мигновено към режим на работа от разстояние и да останат продуктивни.
Служители на първа линия: много е важно всички служители да са свързани, така че да имат знанията да предприемат подходящите мерки за себе си, клиентите и обществото. Teams служи като общ център (хъб) за всички служители и управители на магазините Microsoft Stores, като свързва отдалечени места, дигитализира работните процеси и осигурява достъп на служителите в реално време до правилната информация в точното време. По време на кризата с COVID-19 те използваха приложението Store Portal в Teams, за да споделят най-новите политики и процедури, включително информация за хигиенизирането, промени в персонала и развитие на ситуацията. В допълнение екипите на магазините използват Teams, за да провеждат ежедневни планиращи срещи, както и да дискутират въпроси с други колеги – така поддържат диалога и сътрудничеството по важни теми.
Да се даде възможност на хората да работят от разстояние е предизвикателство, което продължава. Разбираме, че това предизвикателство е различно за всяка организация. Надявам се, че прочетеното за нашия подход ще е полезно за вас. Както написах по-горе, ще се радвам да науча повече за вашия подход. За да споделите опита си, да попитате други ИТ професионалисти или партньори за съвет или повече информация, както и за допълнителни материали, присъединете се към новата общност Enabling Remote Work Tech Community. Нека поддържаме жив разговора там!
