Минулого тижня, коли COVID-19 продовжував поширюватися по всьому світу, мільйони людей перейшли на віддалену роботу. Ми були одними з них. Від Мілана до Пуджет Саунда десятки тисяч співробітників Microsoft в уражених районах почали працювати з дому. Багато наших клієнтів попросили нас поділитися деталями того, як ми забезпечуємо організацію віддаленої роботи для такої великої кількості співробітників. Моя колега Наталі Д’Херс (Nathalie D’Hers) — та людина, яка може це зробити.
Наталі та її команда є частиною підрозділу Microsoft з розробки базових технічних послуг (Microsoft’s Core Services Engineering and Operations (CSEO)), нашої внутрішньої ІТ-команди, яка займається створенням та експлуатацією систем під управлінням Microsoft. Вони витратили останні кілька років на трансформацію продуктивності кінцевих споживачів у всій компанії та отримали нові знання в ході даного процесу. Вона розповість нам про найважливіші способи забезпечення віддаленої роботи для CSEO. Ваша черга, Наталі.
«Коли люди запитують мене про мою роботу, я кажу їм про те, що ми з нашою командою відповідаємо за те, щоб кожен працівник Microsoft мав інструменти, ресурси та рішення, щоб бути максимально продуктивними, креативними та захищеними, працюючи з будь-якого місця та на будь-якому пристрої. Останні кілька років це означало нагляд за переходом Microsoft до хмари. Щоб потрапити туди, нам потрібно було керувати ідентифікацією та доступом до мережі для всіх користувачів; допомагати гарантувати безпечність та працездатність пристроїв, які використовуються для доступу до мережі; а також надавати користувачам доступ до необхідних додатків для підвищення продуктивності.
Нижче я визначила декілька найпопулярніших способів, які дозволяють забезпечувати віддалену роботу в Microsoft. Я сподіваюся, що ви візьмете їх до уваги, але я також розумію, що Microsoft має такі ІТ-ресурси, яких можуть не мати інші ІТ-лідери. На додаток, кожна компанія перебуває на різному етапі переходу до хмари. Можливо, ідентифікація та управління пристроями є вашими основними пріоритетами, або ви заглиблюєтесь у довгострокові проєкти, такі як багатофакторна автентифікація (multi-factor authentication (MFA)) або віртуалізація робочого столу. Можливо, ви працюєте над розширенням доступу до ресурсів через браузер. Кожен ІТ-лідер повинен визначити пріоритети, щоб забезпечити продуктивність усіх структур своєї організації. Ми це розуміємо та хочемо допомогти. В кінці цієї публікації ви знайдете посилання на нашу нову Технічну спільноту забезпечення віддаленої роботи (Enabling Remote Work Tech Community). Сподіваюсь, ви приєднаєтесь та поділитесь там своїм власним досвідом. Перейдемо ж до топ-9 способів, за допомогою яких наша команда організовує віддалену роботу.
- Ідентифікація користувача та доступ
Все починається з управління ідентифікацією. У нас є гібридне середовище, яке допомагає нам зберігати та розширювати наявні системи, використовуючи хмарне управління, щоб люди могли продуктивно та безпечно працювати. Будь то працівник, партнер чи постачальник, кожен користувач, якому потрібно отримати доступ до корпоративної мережі, отримує основний обліковий запис, синхронізований з Azure Active Directory (Azure AD). Щоб дізнатися більше про наші методи ідентифікації та управління доступом, перегляньте нашу ІТ-презентацію, що містить інформацію про ідентифікацію користувачів та безпечний доступ.
- Багатофакторна аутентифікація (Multi-factor authentication (MFA))
Для доступу до будь-якого корпоративного ресурсу корпорації Майкрософт необхідна MFA. Коли користувач віддалено підключається до нашого домену за допомогою своїх робочих облікових даних Microsoft за допомогою керованого нами пристрою, MFA стає практично прозорою. Ми пропонуємо три способи аутентифікації: віртуальні та фізичні смарт-карти на основі сертифікатів, Windows Hello для бізнесу (з PIN-кодом або біометричним входом) та багатофакторна автентифікація Azure. Щоб дізнатися більше про те, як застосовувати Azure MFA для підтримки віддаленої роботи, перегляньте цей посібник.
- Керування пристроями
У Microsoft ми керуємо багатьма пристроями, включаючи Windows, Mac, Linux, iOS та Android. Як і багато хто з вас, ми здійснюємо перехід до повністю хмарного середовища управління. Під час здійснення цього переходу, ми використовуємо підхід до спільного управління з Microsoft Endpoint Manager (MEM). MEM інтегрує Microsoft Intune та Configuration Manager в єдину консоль, де ви можете керувати всіма своїми кінцевими точками та додатками, а також вживати заходів для забезпечення їхньої надійності та безпечності.
Оскільки все більше співробітників працюють віддалено та на різних пристроях, важливо підтримувати сценарії підключення власного пристрою (bring-your-own-device (BYOD)). Ми пропонуємо самостійну реєстрацію, щоб користувачі могли швидко та легко приєднатися до Azure AD та зареєструватись у MEM для отримання доступу до ресурсів компанії. Після реєстрації MEM застосовує відповідні політики, наприклад, для гарантії того, що пристрій шифрується надійним паролем та має сертифікати доступу, зокрема такі, як віртуальні приватні мережі (Virtual Private Networks (VPN)) та WiFi. MEM також може гарантувати, що пристрої дотримуються правил за допомогою перевірки стану відповідності пристрою щодо статусу безпечності під час автентифікації користувача в Azure AD. Для отримання інструкцій щодо впровадження та використання MEM ваші команди можуть ознайомитися з нашою документацією та навчальними посібниками MEM.
- Додатки для продуктивності
З їхньою допомогою ми залучаємо своїх працівників до роботи у хмарі. Це особливо важливо для нашої великої кількості ІТ-працівників, які працюють віддалено. Microsoft 365 дозволяє користувачам отримувати доступ до ресурсів та обмінюватися файлами з програмами Office у веб та мобільній версіях, а також у версії для ПК, зберігаючи їх вміст у хмарі за замовчуванням. Outlook mobile, Microsoft Teams та OneDrive встановлені на всіх наших корпоративних пристроях, тому люди можуть отримувати доступ до своєї електронної пошти, календарів та файлів у Файловому провіднику у Windows, Finder на Mac та Office Apps на мобільних пристроях. Ми полегшили користувачам процес збереження своїх файлів у OneDrive, який відбувається так само, як і традиційне збереження файлів на диск C:; це було важливо для передачі файлів до хмари. Наші користувачі тепер також можуть спільно редагувати та коментувати документи в режимі реального часу у хмарі, що виявилося надзвичайно корисним для спільних проєктів.
- Зустрічі та співпраця
Усі ми в Microsoft щодня використовуємо Teams для спілкування в чаті, для зустрічей, дзвінків та співпраці. Тепер, коли ми працюємо віддалено, ми змогли залишатися продуктивними, тому що звикли до цифрового робочого простору. Кожна зустріч зараз — це зустріч у Teams, часто із відео. Ми використовуємо таку функцію, як розмиття фону, для того, щоб наші неслухняні діти, гавкітливі собаки та невідповідні меблі не відволікали співрозмовника. Коли ми допомагали своїм клієнтам у підготовці до віддаленої роботи, ми виявили, що можливість запису зустрічей стала необхідною. Усі учасники можуть отримати доступ до записів пропущених зустрічей, а потім прослухати найбільш важливі частини. Ми також покладаємось на середовище Microsoft 365 для надання працівникам можливості співпрацювати шляхом самостійного створення Office 365 Groups або груп в межах Teams, забезпечуючи при цьому належну безпеку, сумісність та керованість. Щоб дізнатися більше про наш досвід забезпечення віддаленої роботи з Teams, перегляньте наш пост IT-презентації.
- Доступ до додатків для різних сфер бізнесу (line of business (LOB))
Microsoft перенесла більшість наших застарілих програм до хмари. Але незважаючи на те, що багато додатків доступні у хмарі, для деяких все ще потрібен VPN. Крім того, ми зараз впроваджуємо віртуальний робочий стіл Windows (Windows Virtual Desktop) і розширюємо цю пропозицію для підтримки пристроїв, якими користуються наші розробники (детальніше про це пізніше у публікації). Щоб почати користуватись віртуальним робочим столом Windows, ви можете запропонувати своїм командам цей посібник.
- Моніторинг обслуговування
Через збільшення завантаженості та використання систем багатьма людьми, що працюють віддалено, моніторинг обслуговування виявився вирішальним інструментом для забезпечення того, що все працює як слід. Ми ретельно стежимо за роботою додатків та мереж, а також вбудували моніторинг телеметрії продуктів у кожне рішення, щоб ми могли перевірити звітність щодо показників задоволеності користувачів та змін у реакції служб.
- Культура та управління змінами
Віддалена робота може створити виклики для підтримки здорової культури праці та управління змінами. Сучасні соціальні платформи та програми взаємодії можуть допомогти впевнитись у тому, що повідомлення почуті, лідерство помітне та найкращі практики поширені. У нашій компанії Сатья Наделла та інші керівники контактують з організацією за допомогою подій наживо та Yammer. Нещодавно наша команда провела 18-годинний глобальний захід наживо для сприяння взаємозв’язкам, залученню та навчанню працівників. І ми навчаємо співробітників використовувати Yammer для створення спільнот, які об’єднують людей у команди. Наприклад, нещодавно ми створили групу Yammer для роботи з дому (work-from-home (WFH)) з порадами та рекомендаціями щодо переходу на віддалену роботу.
Ось деякі основні моменти, на яких ми наголошуємо в нашому навчанні для кінцевих користувачів:
- Збережіть файли у хмарі, щоб ви могли бути співавтором у наборі програм Office 365. Користувачі повинні зберігати особисті документи та чернетки в OneDrive, де файли за замовчуванням приватні, але можна зробити їх спільними. Вони повинні зберігати спільні документи у Teams або на сайтах SharePoint, де працює ваша група.
- Діліться посиланнями, а не вкладеннями в електронній пошті, щоб переконатися, що всі користуються останньою версією документа.
- Використовуйте Teams на повну. Ми кажемо користувачам думати про Teams як про віртуальний офіс. Проводьте кожен виклик та зустріч у Teams. Використовуйте канали, а не електронну пошту чи групові чати, для розмов на рівні команди. Увімкніть камеру для підключення під час зустрічей. Використовуйте події наживо для великих зустрічей. Якщо ваша організація дозволяє, запишіть зустрічі, щоб отримати доступ до розшифровки пізніше. Ми також нагадуємо, що зустрічі у Teams – це не лише для розмови 1:1 або для невеликих виступів. Вони можуть варіюватися від неформальних «перерв на каву» в каналах, до спільних квартальних планових зустрічей із понад сотнею співробітників.
- Розробка для конкретних ролей
Багато ресурсів, які ми обговорювали, найбільше приносять користь ІТ-працівникам. Це логічно, оскільки у нас багато таких у Microsoft. Але важливо дати можливість іншим працівникам також віддалено працювати.
Розробники: Інженерам потрібно мати можливість співпрацювати над кодом і будувати свої робочі процеси в Teams для віддаленої співпраці. У нас є розробники, які зазвичай працюють виключно на настільних комп’ютерах. Ми надаємо їм ноутбуки з рішенням WVD, щоб вони могли працювати віддалено у своє середовищі розробників.
Кол-центр та служба підтримки: У компанії Microsoft є довідкові служби, а також онлайн-підтримка. Усі вони мають ПК Microsoft, що дозволяє тим, хто зазвичай працює на місці, миттєво перемкнутись на віддалену модель роботи та залишатися продуктивними.
Робітники першої лінії: Ключовим є об’єднання всіх працівників для забезпечення їх необхідними знаннями для вжиття належних заходів стосовно себе, клієнтів та громади. Teams служить єдиним центром підвищення продуктивності як для працівників роздрібної торгівлі, так і для менеджерів у магазинах Microsoft, шляхом підключення віддалених сайтів, оцифрування робочих процесів та забезпечення працівників доступом в режимі реального часу до потрібної інформації в потрібний час. Під час спалаху COVID-19 вони використовували додаток Store Portal у Teams для передачі останніх правил та процедур, включаючи оновлення санітарної інформації, змін у складі персоналу та поточному статусі подій. Крім того, команда працівників магазинів використовує Teams для проведення щоденних зустрічей, а також для Q&A з партнерами та членами команди для обговорення ключових тем.
Забезпечення віддаленої роботи для команди — це актуальна задача, і ми розуміємо, що вона відрізняється для кожної організації. Я сподіваюся, що ознайомлення із нашим підходом було вам корисним, і як я писала раніше в цій публікації, я хотіла би дізнатися більше про ваш. Щоб поділитися своїм досвідом, зверніться до інших ІТ-фахівців та партнерів за порадою чи інформацією, а також ознайомтеся з додатковими ресурсами, приєднавшись до нашої Технічної спільноти забезпечення віддаленої роботи. Давайте продовжимо розмову там!
