Praėjusią savaitę, kai COVID-19 atvejai toliau plito visame pasaulyje, milijonai žmonių persikėlė dirbti nuotoliniu būdu. Mes – vieni iš jų. Nuo Milano iki Puget Sound įlankos regiono, dešimtys tūkstančių „Microsoft“ darbuotojų paveiktose teritorijose pradėjo dirbti iš namų. Daugelis klientų paprašė, kad pasidalintume informacija apie tai, kaip organizuojame nuotolinį darbą tokioje didelėje organizacijoje. Kolegė Nathalie D’Hers apie tai gali papasakoti geriausiai.
Nathalie ir jos komanda yra „Microsoft“ kertinių paslaugų inžinerijos ir operacijų (CSEO) – vidinės IT komandos, kuriančios ir valdančios „Microsoft“ veikiančias sistemas, – dalis. Pastaruosius kelerius metus jie praleido transformuodami darbuotojų produktyvumą visoje įmonėje ir mokydamiesi patys iš savęs. Toliau tekste ji apžvelgia pagrindinius būdus, kaip CSEO įgalina nuotolinį darbą:
Kai žmonės manęs klausia apie mano darbą, atsakau, kad aš ir mano komanda rūpinamės, jog kiekvienas „Microsoft“ darbuotojas turėtų įrankius, išteklius ir sprendimus, kurie padėtų būti kiek įmanoma produktyvesniems, kūrybingesniems ir saugesniems, dirbant iš bet kurios vietos ir su bet kokiu įrenginiu. Per pastaruosius kelerius metus tai reiškė „Microsoft“ persikėlimo į debesiją priežiūrą. Norėdami tai įgyvendinti, turėjome valdyti visų vartotojų identifikacijos ir prieigos prie tinklo procesus; padėti užtikrinti, kad prieigai prie tinklo naudojami įrenginiai būtų saugūs; suteikti vartotojams prieigą prie jiems reikalingų produktyvumą užtikrinančių programų.
Žemiau išskirsiu kelis svarbiausius patarimus, kuriais vadovaudamiesi nuotolinį darbą pritaikėme „Microsoft“. Tikiuosi, kad jums tai pasirodys naudinga, tačiau taip pat suprantu, kad „Microsoft“ turi tokių IT išteklių, kurių gali neturėti daugelis kitų IT lyderių. Be to, kiekviena įmonė šiuo metu yra skirtingame migracijos į debesiją etape. Galbūt jūsų svarbiausi prioritetai – identifikacija ir įrenginio valdymas, arba jūs gilinatės į ilgalaikius projektus, tokius, kaip MFA ar darbalaukio virtualizavimas. Galbūt siekiate suteikti daugiau galimybių naudotis ištekliais per naršyklę. Kiekvienas IT vadovas turi apibrėžti prioritetus, kad jų organizacijos darbuotojai galėtų produktyviai dirbti iš bet kurios vietos. Mes tai suprantame ir norime padėti. Šio įrašo apačioje rasite nuorodą į mūsų naująją nuotolinio darbo bendruomenę. Tikiuosi, kad prisijungsite ir pasidalysite savo patirtimis. Štai 9 svarbiausi būdai, kuriais mūsų komanda įgalina nuotolinį darbą.
- Vartotojo identifikacija ir prieiga
Viskas prasideda nuo identifikacijos proceso suvaldymo. Turime hibridinį įrankį, kuris padeda mums išlaikyti ir išplėsti esamas sistemas, naudojant debesyje veikiančią valdymo sistemą, kad žmonės galėtų produktyviai ir saugiai dirbti. Nesvarbu, ar jie yra darbuotojai, partneriai, ar tiekėjai, kiekvienas vartotojas, kuriam reikia prisijungti prie įmonės tinklo, gauna pirminę su „Azure Active Directory“ („Azure AD“) sinchronizuotą paskyrą. Norėdami sužinoti daugiau apie mūsų identifikacijos ir prieigos valdymo praktiką, apsilankykite mūsų „IT Showcase“.
- Kelių žingsnių autentifikavimas (MFA)
MFA reikalinga norint pasiekti bet kuriuos įmonės išteklius, esančius „Microsoft“. Kai vartotojas nuotoliniu būdu prisijungia prie mūsų domeno, naudodamas „Microsoft“ darbo prisijungimo duomenis mūsų valdomame įrenginyje, MFA veikia labai paprastai. Siūlome tris autentifikavimo metodus: virtualiomis ir fizinėmis sertifikuotomis išmaniosiomis kortelėmis, „Windows Hello for Business“ (su PIN ar biometriniu prisijungimu) ir „Azure Multi-Factor Authentication“. Norėdami sužinoti daugiau apie „Azure“ MFA pranašumus nuotoliniam darbui palaikyti, galite susipažinti su mokymo programa.
- Įrenginių valdymas
„Microsoft“ valdo įvairius įrenginius, įskaitant „Windows“, „Mac“, „Linux“, „iOS“ ir „Android“. Kaip ir daugelis, mes pereiname prie valdymo aplinkos, veikiančios debesijoje. Šio pokyčio metu naudojame bendro valdymo metodą su „Microsoft Endpoint Manager“ (MEM). MEM integruoja „Microsoft Intune“ ir „Configuration Manager“ į vieną konsolę, kurioje galite valdyti visas programas ir imtis veiksmų, kad įsitikintumėte, jog viskas yra saugu ir patikima.
Kadangi vis daugiau darbuotojų dirba nuotoliniu būdu naudodami įvairius įrenginius, svarbu išnaudoti asmeninių įrenginių darbui (BYOD) scenarijus. Vartotojams leidžiame patiems greitai ir lengvai prisijungti prie „Azure AD“ ir užsiregistruoti MEM, kad pasiektų įmonės vidinius kanalus. Prisiregistravus MEM, pritaikomi atitinkami nustatymai, pavyzdžiui, siekiama užtikrinti, kad įrenginys būtų apsaugotas tvirtu slaptažodžiu ir turėtų sertifikatus, leidžiančius pasiekti virtualius privačius tinklus (VPN) ir „WiFi“. MEM taip pat gali užtikrinti, kad įrenginiai atitinka reikalavimus, tikrinant įrenginio būseną „Azure AD“. Patarimų apie MEM diegimą ir naudojimą galite rasti peržiūrėję mūsų MEM dokumentus ir pamokas.
- Produktyvumo programos
Turėdami tvirtą pagrindą, skatiname savo darbuotojus dirbti debesyje. Tai ypač svarbu dideliam skaičiui mūsų kolegų, dirbančių su informacija nuotoliniu būdu. „Microsoft 365“ suteikia vartotojams galimybę pasiekti išteklius ir dalytis failais „Office“ programomis internete, mobiliajame telefone ir kompiuteriuose, o turinys čia kaupiamas debesyje pagal numatytuosius nustatymus. „Outlook Mobile“, „Microsoft Teams“ ir „OneDrive“ yra įdiegti visuose mūsų įmonės įrenginiuose, todėl darbuotojai gali pasiekti savo el. laiškus, kalendorius ir kitus failus naudodami „File Explorer“ („Windows“), „Finder“ („Mac“) ir „Office Apps“ mobiliuosiuose įrenginiuose. Suteikėme vartotojams galimybę lengvai išsaugoti failus „OneDrive“ taip, kaip jie įprastai išsaugojo failus į savo C: diską. Tai palengvino jų migraciją į debesį. Dabar mūsų vartotojai gali realiu laiku komentuoti ir dirbti su dokumentais debesyje – tai tapo itin naudinga plačiai išsibarsčiusiai komandai.
- Susitikimai ir bendradarbiavimas
Visi „Microsoft“ darbuotojai „Teams“ programą naudoja kasdieniams pokalbiams, susitikimams, skambučiams ir bendradarbiavimui. Dabar, kai dirbame nuotoliniu būdu, sugebėjome vis tiek išlikti produktyvūs, nes esame įpratę prie skaitmeninės darbo aplinkos. Kiekvienas susitikimas dabar vyksta naudojantis „Teams“, dažnai dalijantis vaizdu per kamerą. Prireikus naudojame tokias funkcijas, kaip fono suliejimas, kad neblaškytų vaikai, lojantys šunys ir namų netvarka. Padėdami klientams pasiruošti nuotoliniam darbui, pastebėjome, kad galimybė įrašyti susitikimus tapo būtina. Visi dalyviai gali peržiūrėti praleistų susitikimų įrašus ir pasiklausyti svarbiausias dalis. Taip pat remiamės „Microsoft 365“ aplinka, kurioje darbuotojai gali bendradarbiauti kurdami „Office 365 Groups“ ar komandas „Teams“ platformoje, užtikrinant reikalingą saugumo ir atitikties reikalavimams lygį. Sužinoti daugiau apie mūsų patirtį, palengvinančią nuotolinį darbą su „Microsoft Teams“ galite mūsų IT Showcase įraše.
- Prieiga prie verslo srities (LOB) programų
„Microsoft“ perkėlė didžiąją dalį senųjų programų į debesiją. Tačiau net ir turint daugumą programų, pasiekiamų debesyje, kai kurioms vis tiek reikia VPN. Be to, šiuo metu diegiame „Windows Virtual Desktop“ ir plečiame šį pasiūlymą, kad palaikytume įrenginius, kuriuos nori naudoti mūsų programuotojai (plačiau apie tai – žemiau šiame įraše). Jei norite pradėti naudotis „Windows Virtual Desktop“, galite nukreipti savo komandas į mokymo programą.
- Paslaugų stebėjimas
Padidėjus nuotoliniu būdu dirbančių žmonių skaičiui, paslaugų statuso stebėjimas tapo esminiu dalyku norint įsitikinti, kad viskas veikia taip, kaip turėtų. Atidžiai stebime programų ir tinklo veikimą, o kiekviename sprendime sekame telemetrijos duomenis, kad galėtume įvertinti vartotojų pasitekinimo lygį ar pačios paslaugos veikimo pokyčius.
- Kultūra ir pokyčių valdymas
Nuotolinis darbas gali sukelti iššūkių išlaikyti sveiką darbo kultūrą ir valdyti pokyčius. Šiuolaikinės socialinės platformos gali padėti įsitikinti, kad žinutės perskaitytos, lyderystė pastebima, o geriausia praktika – dalijamasi. Mūsų įmonėje Satya Nadella ir kiti vadovai susisiekia su organizacija tiesioginių renginių metu ar per „Yammer“. Neseniai surengėme 18 valandų trukmės tarptautinį tiesioginį renginį, kurio tikslas – skatinti darbuotojų įsitraukimą, užmegzti ryšį ir mokytis. Mokome darbuotojus naudotis „Yammer“ kuriant bendruomenes, jungiančias žmones tarp komandų. Pavyzdžiui, neseniai sukūrėme „work-from-home“ (WFH) „Yammer“ grupę, kurioje pateikiami patarimai, kaip pereiti prie nuotolinio darbo.
Štai keletas pagrindinių aspektų, kuriuos pabrėžiame mokydami vartotojus:
- Išsaugokite failus debesyje, kad galėtumėte bendradarbiauti naudodami „Office 365“ produktų rinkinį. Vartotojai turėtų atskirus dokumentus ir juodraščius išsaugoti „OneDrive“, kuriame visi dokumentai yra privatūs, tačiau panorėjus jais galima dalintis. Darbuotojai turėtų saugoti bendrai naudojamus dokumentus „Teams“ platformoje arba „SharePoint“ svetainėje, kurioje dirba jūsų komanda.
- Bendrinkite nuorodas, o ne priedus el. laiške. Taip įsitikinsite, kad visi naudoja naujausią dokumento versiją.
- Išnaudokite visas „Teams“ galimybes. Patariame vartotojams galvoti apie „Teams“ kaip apie virtualų biurą. Kiekvieną skambutį ir susitikimą darykite per „Teams“. Komandiniams pokalbiams naudokite kanalus, o ne el. paštą ar susirašinėjimus. Įjunkite kamerą, kad susitikimų metu galėtumėte išlaikyti ryšį. Didesniems susibūrimams naudokite „Live Events“. Jei jūsų įmonė leidžia, įrašykite susirinkimus, kad vėliau galėtumėte peržiūrėti jų įrašus. Primename, kad „Teams“ susitikimai nėra skirti tik kalbėtis dviese ar nedidelėms grupėms. Platformos pagalba galima planuoti tiek neoficialias „kavos pertraukėles“, tiek įstaigų, kuriose dirba šimtas ar daugiau darbuotojų, susitikimus.
- Pritaikymas konkrečiam darbuotojui
Daugybė mūsų aptartų įrankių naudingiausi su informacija dirbantiems darbuotojams. Nenuostabu, kad tokių „Microsoft“ turime labai daug. Tačiau ne ką mažiau svarbu sudaryti sąlygas ir kitiems darbuotojams dirbti nuotoliniu būdu.
Programuotojai: nuotoliniu būdu dirbantys inžinieriai turi bendradarbiauti rašydami kodą ir sujungdami savo procesus „Teams“ platformoje. Turime nemažai programuotojų, kurie įprastai dirba tik su stacionariais kompiuteriais. Teikiame jiems nešiojamuosius kompiuterius su WVD sprendimu, kad jie galėtų prisijungti nuotoliniu būdu prie savo programavimo aplinkos.
Skambučių centras ir pagalbos tarnyba: „Microsoft“ pagalbą teikia tiek gyvai, tiek internetu. Visi šios srities darbuotojai turi „Microsoft“ valdomus asmeninius kompiuterius, kurie suteikia galimybę tiems, kurie paprastai dirba biure, akimirksniu pereiti prie nuotolinio darbo modelio ir išlikti produktyviems.
Pagrindiniai darbuotojai: mums svarbu sujungti visus darbuotojus, kad jie turėtų žinių ir prireikus galėtų imtis tinkamų veiksmų dėl savęs, klientų ir bendruomenės. „Teams“ yra vienintelė jungianti platforma, naudojama mūsų mažmeninės prekybos darbuotojų ir vadybininkų „Microsoft Store“ parduotuvėse, kuri jungia nutolusius taškus, padeda skaitmenizuoti darbo procesus ir užtikrina, kad komanda galėtų realiu laiku pasiekti reikiamą informaciją. COVID-19 protrūkio metu naudojome „Store Portal“ programą „Teams“ platformoje iškomunikuoti naujausiems pokyčiams, įskaitant procedūras ir reikalavimus dezinfekcijai, personalo pasikeitimus ir planuotų renginių statusą. Be to, „Stores“ komanda naudoja „Teams“ kasdieniams periodiniams susitikimams, taip pat klausimams ir atsakymams su partneriais ir komandos nariais.
Padėti komandai dirbti nuotoliniu būdu yra nuolatinis iššūkis ir mes suprantame, kad kiekvienoje organizacijoje jis yra skirtingas. Tikiuosi, kad skaityti apie mūsų požiūrį buvo naudinga ir, kaip jau rašiau anksčiau šiame įraše, norėčiau sužinoti daugiau apie jūsų patirtį. Norėdami pasidalyti savo patirtimi, paprašyti kitų IT specialistų ir partnerių patarimo, rasti papildomos informacijos, prisijunkite prie naujos „Enabling Remote Work Tech“ bendruomenės. Tęskime bendravimą ten!