Zadnji teden, ko je po svetu še najprej raslo število okužb z virusom COVID-19, so milijoni ljudi začeli delati na daljavo. Tudi mi smo bili med njimi. Od Milana do Puget Sounda je več deset tisoč Microsoftovih zaposlenih v prizadetih območjih začelo delati od doma. Mnoge stranke so nas prosile, da predstavimo podrobnosti, kako omogočamo delo na daljavo tako velikemu številu zaposlenih. Moja sodelavka Nathalie D’Hers je prava oseba za to.
Nathalie in njena skupina sta del Microsoftove skupine Core Services Engineering and Operations (CSEO), naše notranje IT-skupine, ki razvija in vodi sisteme, ki poganjajo Microsoft. Zadnjih nekaj let so namenili preoblikovanju storilnosti končnih uporabnikov v podjetju, pri čemer so se veliko naučili. V nadaljevanju nam bo predstavila najpomembnejše načine, s katerimi CSEO omogoča delo na daljavo. Nathalie, beseda je tvoja.
Ko me ljudje vprašajo o mojem delu, jim povem, da skupaj s svojo skupino zagotavljam, da ima vsak Microsoftov zaposleni orodja, vire in rešitve, da je lahko kar najbolj storilen, ustvarjalen in varen pri delu s katerekoli lokacije in na vseh napravah. V zadnjih nekaj letih je to pomenilo nadzorovanje Microsoftovega potovanja v oblak. Pot do tega cilja je zahtevala upravljanje identitete in omrežnega dostopa za vse uporabnike, pomoč pri tem, da so naprave, ki se uporabljajo za dostop do omrežja, varne in zdrave, ter zagotavljanje dostopa uporabnikom do aplikacij za storilnost, ki jih potrebujejo.
Spodaj sem nanizala nekatere glavne načine, s katerimi omogočamo delo na daljavo v Microsoftu. Upam, da bodo za vas uporabni, čeprav se zavedam, da ima Microsoft IT-vire, ki mnogim IT-vodjem niso na voljo. Še več, vsako podjetje je v svojem potovanju v oblak na različni stopnji. Morda so glavne prednostne naloge upravljanje identitet in naprav, morda pa se poglabljate v dolgoročne projekte, kot sta večfaktorsko overovljanje (MFA) ali virtualizacija namizij. Morda delate na tem, da omogočite dostop do virov prek brskalnika. Vsak IT-vodja mora določiti prednostne naloge za omogočanje storilnosti od koderkoli za svoje zaposlene. Razumemo to in želimo vam pomagati. Na koncu tega bloga boste našli povezavo na našo novo skupnost Enabling Remote Work Tech Community. Upam, da se ji boste pridružili in tam predstavili svoje potovanje. Posvetimo se sedaj glavnim 9 načinom, s katerimi naša skupina omogoča delo na daljavo.
- Uporabniška identiteta in dostop
Vse se začne z upravljanjem identitet. Imamo hibridno okolje, ki nam pomaga tako ohraniti kot tudi razširiti obstoječe sisteme, z nadzornimi rešitvami na temelju oblaka pa omogočiti ljudem storilno in varno delo. Ne glede na to, ali gre za zaposlene, partnerje ali dobavitelje, vsak uporabnik, ki potrebuje dostop do poslovnega omrežja, dobi glavni račun, sinhroniziran s storitvijo Azure Active Directory (Azure AD). Za več informacij o naših praksah na področju upravljanja identitet in dostopa obiščite našo predstavitev IT Showcase, ki pokriva uporabniške identitete in varen dostop.
- Večfaktorskooverovljanje (MFA)
Za dostop do kateregakoli poslovnega vira v Microsoftu se zahteva uporaba večfaktorskega overovljanja (MFA). Ko se uporabnik na napravi, ki jo upravljamo, na daljavo poveže z našo domeno z uporabo Microsoftovih delovnih poverilnic, je delovanje MFA-ja skoraj nevidno. Nudimo tri metode overovljanja: virtualne in fizične pametne kartice na temelju certifikatov, rešitev Windows Hello for Business (s PIN-om ali z biometrično prijavo) in overovljanje Azure Multi-Factor Authentication. Za več informacij o omogočanju rešitve Azure MFA pri podpori scenarijev oddaljenega dela obiščite ta vodnik.
- Upravljanje naprav
Pri Microsoftu upravljamo širok nabor naprav, vključno z napravami Windows, Mac, Linux, iOS in Android. Kot mnogi med vami se selimo v upravljavsko okolje, ki v celoti temelji na oblaku. Med tem prehodom uporabljamo soupravljavski pristop z rešitvijo Microsoft Endpoint Manager (MEM). MEM združuje rešitvi Microsoft Intune in Configuration Manager v enotni upravljavski plošči, kjer lahko upravljate vse svoje končne točke in aplikacije ter poskrbite, da so varne in zanesljive.
Ko več zaposlenih dela na daljavo in na različnih napravah, je pomembno podpirati scenarije prinesite-svojo-napravo (BYOD). Nudimo samopostrežen vpis, s katerim se lahko uporabniki hitro in preprosto vključijo v Azure AD in MEM za dostop do virov podjetja. Po vpisu MEM uveljavi primerne politike, na primer zagotovi, da je naprava šifrirana z močnim geslom in ima certifikate za dostop do stvari, kot so virtualna zasebna omrežja (VPN) in brezžična omrežja (WiFi). MEM lahko prav tako zagotovi, da naprave spoštujejo politiko s preverjanjem zdravja naprave med overovljanjem uporabnika z rešitvijo Azure AD. Za svetovanje pri uvedbi in uporabi rešitve MEM lahko vaše skupine preverijo dokumentacijo in vodiče za rešitev MEM.
- Aplikacije za storilnost
Z vzpostavljenimi omenjenimi temelji spodbujamo svoje zaposlene, da delajo v oblaku. To je zlasti pomembno za veliko število naših informacijskih delavcev, ki delajo na daljavo. Microsoft 365 omogoča uporabnikom dostop do virov in izmenjavo datotek z aplikacijami Office na spletu, na mobilnih napravah in na namizju ter privzeto shranjevanje vsebin v oblak. Rešitve Outlook mobile, Microsoft Teams in OneDrive so nameščene na vseh naših poslovnih napravah, s čimer lahko ljudje dostopajo do svojih e-poštnih sporočil, koledarjev in datotek znotraj brskalnikov File Explorer na sistemih Windows, brskalnika Finder na sistemih Mac in znotraj aplikacij Office Apps na mobilnih napravah. Uporabnikom smo olajšali shranjevanje njihovih datotek v storitev OneDrive na enak način, kot so tradicionalno shranjevali datoteke na pogone C: – to je bil ključ za premik datotek v oblak. Naši uporabniki lahko sedaj sočasno pripravljajo in komentirajo dokumente v oblaku, kar se je pri razpršeni delovni sili izkazalo za izredno koristno.
- Sestanki in sodelovanje
Vsi v Microsoftu dnevno uporabljamo Teams za klepete, sestanke, klice in sodelovanje. Sedaj, ko delamo na daljavo, smo lahko ostali storilni, ker smo navajeni na digitalna delovna okolja. Vsak sestanek je sedaj sestanek v storitvi Teams, pogosto z videom. Uporabljamo funkcije, kot je zameglitev ozadja, da preprečimo pogled na nagajive otroke, lajež naših psov ali neusklajeno pohištvo. Ko smo se aktivirali, da pomagamo svojim strankam pripraviti se na delo na daljavo, smo ugotovili, da je bistvena možnost snemanje sestankov. Vsi udeleženci lahko dostopajo do posnetkov sestankov, ki so jih zamudili, in potem poslušajo samo tiste dele, ki so zanje najpomembnejši. Pri opolnomočenju svojih zaposlenih za sodelovanje prek samopostrežnega ustvarjanja skupin Office 365 Groups ali skupin znotraj storitve Teams se prav tako opiramo na okolje Microsoft 365, ki hkrati zagotavlja primerno varnost, skladnost in upravljivost. Izvedite več o naši izkušnji z omogočanjem dela na daljavo s storitvijo Teams v naši objavi IT Showcase.
- Dostop do poslovnih (LOB) aplikacij
Microsoft je preselil večino svojih obstoječih aplikacij v oblak. Čeprav je večina aplikacij dostopnih v oblaku, nekatere vseeno potrebujejo VPN. Prav tako smo sredi uvedbe namizij Windows Virtual Desktop in širitvijo te podpore na naprave, ki jih želijo uporabljati naši razvijalci (več o tem kasneje). Za začetek z namizji Windows Virtual Desktop lahko svoje skupine usmerite na ta vodič.
- Nadzor storitev
Z rastjo obremenitev in uporabe, ko toliko ljudi dela na daljavo, se je za ključnega, da vse deluje tako, kot mora, izkazal nadzor storitev. Pazljivo nadziramo delovanje aplikacij in omrežja. V vsako rešitev smo vgradili telemetrični nadzor, s čimer lahko preverimo poročila o zadovoljstvu uporabnikov in spremembah v vedenju storitev.
- Kultura in upravljanje sprememb
Delo na daljavo lahko ustvari izzive pri ohranjanju zdrave delovne kulture in upravljanju sprememb. Sodobne družabne in vključevalne platforme lahko pomagajo zagotoviti, da so sporočila slišana, da je vodstvo vidno in da so najboljše prakse izmenjane. V našem podjetju se Satya Nadella in drugi direktorji povezujejo z organizacijo prek dogodkov v živo in storitve Yammer. Naša skupina je nedavno organizirala 18-urni svetovni dogodek v živo za spodbujanje povezanosti zaposlenih, vključenosti in učenja. Svoje zaposlene učimo, da za razvoj skupnosti, ki povezujejo ljudi iz različnih skupin, uporabljajo Yammer. Na primer, nedavno smo vzpostavili skupino delo-od-doma (work-from-home, WFM) v Yammerju z nasveti za preklop na delo na daljavo.
Tukaj je nekaj glavnih poudarkov z našega izobraževanja končnih uporabnikov:
- Shranjujte datoteke v oblak za sourejanjeznotraj zbirke izdelkov Office 365. Uporabniki naj shranjujejo posamezne datoteke in osnutke v OneDrive, kjer so datoteke privzeto zasebne, vendar jih je mogoče izmenjati. Ko gre za delo v skupini, naj skupne datoteke shranjujejo v storitvi Teams ali SharePoint.
- V e-sporočilih izmenjujte povezave namesto priponk, saj s tem zagotovite, da vsi uporabljajo najnovejšo različico dokumenta.
- Kar najbolje izrabite Teams. Uporabnikom svetujemo, da na Teamsgledajo kot na virtualno pisarno. Vedno kličite in sestankujte v storitvi Teams. Za pogovore znotraj skupine porabljajte kanale namesto e-pošte in skupinskih klepetov. Vklopite kamero za povezovanje med sestanki. Uporabite dogodke v živo za večja srečanja. Če vaša organizacija dovoljuje, snemajte sestanke za kasnejši dostop do prepisa. Prav tako jih opominjamo, da storitev Teams ni primerna samo za pogovore 1:1 ali manjša srečanja, saj lahko ti sežejo od neformalnih premorov ob kavi v posameznih kanalih do četrtletnih srečanj z visoko ravnjo sodelovanja in s sto ali več zaposlenimi.
- Načrtovanje za različne vloge
Veliko virov, o katerih smo govorili, je najprimernejših za informacijske delavce. Kar je smiselno, saj jih imamo pri Microsoftu veliko. Toda prav tako je pomembno, da tudi drugim vrstam delavcev omogočimo delo na daljavo.
Razvijalci. Inženirji za sodelovanje na daljavo potrebujejo možnosti za sodelovanje pri kodi in vključevanje njihovih delovnih tokov v storitev Teams. Imamo številne razvijalce, ki običajno delajo izključno na namizjih. Nudimo jim prenosnike z rešitvijo WVD, s čimer se lahko na daljavo priklopijo v svoje razvojno okolje.
Klicni center in podpora. Pri Microsoftu imamo tako podporne pisarne, ki jih lahko stranke obiščejo, kot tudi tehnike, ki so na voljo prek spleta. Vsi imajo osebne računalnike, ki jih upravlja Microsoft, kar tem, ki običajno delajo na lokaciji, omogoča takojšen preklop na storilno delo na daljavo.
Delavci za prvi stik s stranko. Ključno je povezati vse delavce tako, da so opremljeni z znanjem o primernih korakih zase, za stranke in skupnost. Storitev Teams služi kot enotno središče za storilnost maloprodajnih delavcev in vodij v trgovinah Microsoft Stores. Povezuje oddaljene lokacije, digitalizira delovne tokove in zagotavlja, da imajo delavci takojšen dostop do pravih informacij ob pravem času. Med izbruhom virusa COVID-19 so uporabljali aplikacijo Store Portal v storitvi Teams za komuniciranje najnovejših politik in postopkov, vključno s spremembami pri higieni, kadrovski zasedbi in statusu dogodkov. Prav tako zaposleni v trgovinah uporabljajo Teams za izvedbo vsakodnevnih sestankov in sestankov, kjer lahko dobijo odgovore na svoja vprašanja, ki spodbujajo dialog in sodelovanje pri ključnih temah.
Omogočanje, da skupina dela na daljavo, je stalen izziv. Razumemo, da je ta izziv drugačen v vsaki organizaciji. Upam, da je bilo branje o našem pristopu za vas koristno in, kot sem zapisala prej v tej objavi, si želim spoznati tudi vašega. Za izmenjavo izkušenj se obrnite na druge IT-strokovnjake in partnerje, za dodatne informacije pa se pridružite novi skupnosti Enabling Remote Work Tech Community. Naj bo tamkajšnja debata živa!
