Eelmisel nädalal jätkus üle maailma massiliselt COVID-19 levimine ja miljonid inimesed läksid üle kaugtööle. Ka meie olime nende seas. Alates Milanost kuni Puget Soundini – kümned tuhanded Microsofti töötajad asusid viiruse poolt mõjutatud aladel tegema tööd oma kodudest. Mitmed meie kliendid on soovinud, et me jagaks oma kogemust niivõrd suure tööjõu lubamisel kodukontoritesse. Kõige õigem seda tegema on minu kolleeg Nathalie D’Hers.
Nathalie ja tema meeskond on Microsoft Core Services Engineering and Operations (CSEO) üheks osaks ehk nad on meie IT-tiim, mis ehitab ja haldab Microsofti süsteeme. Viimased aastad on nad töötanud üle kogu ettevõtte lõppkasutaja tootlikkuse ümberkujundamise nimel ja oma teekonna käigus õppinud väga palju. Nüüd tutvustab ta meile põhilisi viise, kuidas CSEO viib kaugtööd läbi. Sõna sulle, Nathalie.
Kui inimesed küsivad minult mu töö kohta, vastan neile, et mina ja mu meeskond teeme kindlaks, et igal Microsofti töötajal oleks tööriistad, ressursid ja lahendused, et olla võimalikult produktiivne, loominguline ja turvatud – töötades ükskõik kuskohast ja mis tahes seadmelt. Viimastel aastatel on oleme selle tarvis pidanud üle vaatama Microsofti teekonna pilvelahendustesse. Sinna jõudmine nõudis kõikide kasutajate identiteedi ja võrguligipääsu haldamist. Lisaks tuli kindlaks teha kõikide võrgule ligipääsu saanud seadmete turvalisus ning ühtlasi pidime kõikidele kasutajatele pakkuma juurdepääsu produktiivsust võimaldavatele rakendustele.
Allpool määratlesin peamised punktid, millele me Microsoftis kaugtöö juurutamisel tugineme. Loodan, et need tulevad kasuks, kuid mõistan, et Microsoftil on IT-ressursid, mida paljudel IT-juhtidel paraku pole. Lisaks on iga ettevõtte erinevas etapis pilvepõhiste lahenduste teekonnal. Võibolla on teie peamisteks prioriteetideks identiteet ja seadmete juhtimine või otsite võimalusi pikaajaliste projektide nagu mitmetasemeline autentimine või töölaua virtualiseerimine kasutusele võtmisel. Võibolla töötate hoopis selle nimel, et võimaldada brauseri kaudu ligipääs erinevatele ressurssidele. Iga IT-juht peab defineerima oma prioriteedid, et võimaldada produktiivsust oma organisatsiooni siseselt ja asukohast sõltumata. Mõistame seda igati ja soovime olla abiks. Selle postituse lõpus leiate lingi meie uude kaugtöö kogukonda “Enabling Remote Work Tech Community”. Loodan, et liitute ja jagate seal meiega oma teekonda. Siinkohal on paslik jätkata minu tiimi kokku pandud ülevaatega üheksast parimast moodusest kaugtöö korraldamisel.
- Kasutaja identiteet ja ligipääs
Kõik algab identiteetide haldamisest. Meil on hübriidne keskkond, mis aitab olemasolevaid süsteeme nii säilitada kui laiendada kasutades pilvepõhist juhtimistasandit, mis võimaldavad inimestel produktiivse ja turvaliselt töö jätkamist. Pole vahet, kas tegemist on töötaja, partneri või tarnijaga – korporatiivsele võrgule ligipääsu on vaja esmast kasutajakontot, mis on sünkroniseeritud Azure AD-ga. Loe lähemalt identiteedi ja juurdepääsu haldamise praktikatest meie IT-nurgast, kus räägitakse kasutajate identiteetidest ja turvalisest ligipääsust.
- Mitmetasandiline autentimine (MFA)
MFA ehk mitmetasemeline autentimine on nõutud mistahes Microsofti korporatiivsele ressursile ligipääsemiseks. Kui kasutaja ühendab ennast kodust meie võrguga, kasutab ta selleks Microsofti volitusi seadmel, mille üle on meil kontroll ja samal ajal on MFA peaaegu läbipaistev. Pakume kolme autentimismeetodit: sertifitseeritud virtuaalseid ja füüsilisi smart-card’e, Windows Hello for Business (parooli või biomeetrilise sisselogimisega) ja Azure mitmetasemelist autentimist. See õpetus aitab lähemalt tutvuda Azure MFA võimalustega, mis toetavad kaugtöö tegemist.
- Seadmete haldamine
Microsoftis haldame me erinevaid seadmeid, mis kasutavad Windowsit, Maci, Linuxit, iOSi ja Androidi. Nagu paljud teist, teeme ka meie ülemineku täielikule pilvepõhisele juhtimiskeskkonnale. Seda tehes kasutame ühist lähenemist Microsoft Endpoint Manageri ehk MEM-iga. MEM ühendab Microsoft Intune ja Configuration Manageri üheks konsooliks, kus saab hallata kõiki rakendusi ja tagada nende töökindlus ning turvalisus.
Kuna aina enam töötajaid teeb tööd eemalt ja erinevate seadmetega, on tähtis toetada ka isiklike seadmete kasutamist. Pakume iseteeninduslikku registreerimist, et kasutajad saaksid lihtsasti ja kiiresti ühineda Azure AD-ga ja registreeruda MEM-is, et saada juurdepääs ettevõtte ressurssidele. Pärast seda rakendab MEM sobivaid meetmeid et teha kindlaks seadme sobivus, rakendus kontrollib seadme krüpteeritust, tugevat salasõnaga ning VPN ja WiFi sertifikaatide kasutamist. MEM suudab kindlaks teha ka seadmete sobivust ehk kontrollib konkreetse seadme nõuetele vastavust Azure AD kaudu – seda autentimisprotsessiga samal ajal. MEMi kasutamiseks tutvu lähemalt selle juhistega.
- Produktiivsusele suunatud rakendused
Kui vundament on laotud, viime organisatsiooni liikmete töökeskkonna pilveserverisse. See on eriti oluline kodust töötavate infotöötajate suure hulga tõttu. Microsoft 365 võimaldab kasutajatele ligipääsu ressurssidele ning failide jagamisele Office rakendustega nii veebis, mobiilis kui ka töölaual, salvestades vaikimisi nende sisu ka pilves. Outlooki rakendus, Microsoft Teams ning OneDrive on juurutatud kõikidesse meie seadmetesse, et inimesed saaksid oma telefoni kaudu ligi meilidele, kalendritele ja failidele läbi Windowsi File Exploreri, Maci Finderi ja Office Apps-i. Oleme teinud failide salvestamise OneDrive-i kasutajasõbralikuks, see toimib nii nagu tavapärane C kettale salvestamine, mis on olnud võtmeteguriks failide saamisel pilveserverisse. Meie kasutajad saavad nüüd teha reaalajas koostööd ja lisada dokumentidele kommentaare ning toimetada nende kallal samaaegselt, see on osutunud eriti kasulikuks hajutatud tööjõu kontekstis.
- Koosolekud ja koostöö
Microsoftis kasutame me kõik igapäevaselt Teamsi üksteisega suhtlemiseks, koosolekuteks, kõnedeks ja koostöödeks. Nüüd, kus oleme avastanud end kõik kaugtöö tegemiselt, oleme siiski suutnud jääda produktiivseks, sest oleme digitaalse töökeskkonnaga harjunud. Iga koosolek toimub Teamsis – tihti videokõne kaudu. Kasutame erinevaid funktsioone nagu näiteks tausta hägustamine, et mitte näidata oma ulakaid lapsi, haukuvaid koeri ja segamini tuba. Valmistame oma klientide ette kaugtööks üleminemisel ja mõistame, et koosolekute salvestamise võimalus on muutunud väga oluliseks. Kõik osalejad saavad ligi nende koosolekute salvestustele, millele nad ise pole kohale jõudnud ja kuulata vajadusel vaid kõige olulisemaid osasid. Toetume ühtlasi Microsoft 365 keskkonnale, et julgustada töötajaid tegema koostööd iseteenindusvõimaluste kaudu või Office 365 Groups ja Teamsi abil. Samal ajal tagame turvalisuse, nõuetele vastavuse ja juhitavuse. Kui soovid õppida lähemalt meie kogemusest Teamsiga kaugtöötamisel, loe IT Showcase postitust.
- Juurdepääs ärivaldkonna rakendustele
Microsoft on enamik oma põhirakendustest viinud üle pilve. Kuigi enamikule pääseb pilve kaudu ligi, nõuavad mõned ikkagi VPN-i. Lisaks on käimas Windows Virtual Desktopi ehk virtuaalse töölaua kasutuselevõtt. Laiendame selle võimalusi, et toetada seadmeid, mida arendajad soovivad kasutada (sellest lähemalt postituse lõpus). Kuidas sellega algust teha, saab lugeda lähemalt siit õpetusest.
- Teenuste seire
Kaugtööga kaasnenud teenuste kasutamise ja koormuse kasvu tõttu on ülioluline jälgida jooksvalt teenuste tehnilist olukorda, sest see aitab veenduda nende toimimises. Jälgime hoolikalt rakenduste ja võrgu toimimist ning oleme ehitanud telemeetrilise jälgimissüsteemi igasse lahendusse – nii saame kontrollida kasutajate rahulolu ja käitumise muutumist.
- Kultuuri ja muutuste juhtimine
Kaugtöö võib tuua väljakutseid tervisliku töökultuuri säilitamises ja muutuste juhtimises. Kaasaegsed sotsiaalsed ja kaasavad platvormid aitavad teha kindlaks, et sõnumeid on kuulatud, juhtimine on nähtav ja parimad praktikad on tõesti edasi jagatud. Meie firmas on Satya Nadella ja teised juhid organisatsiooni tegevustega seotud ürituste ja Yammeri kaudu. Meie meeskond korraldas hiljuti 18-tunnise ülemaailmse live-ürituse, et saada kõik töötajad samaaegselt kokku ja õppida üheskoos. Koolitame töötajaid kasutama Yammerit, et luua kogukondi, mis ühendab inimesi erinevatest meeskondadest. Näiteks seadsime hiljuti üles tööta kodust/work-from-home (WFH) Yammeri grupi, kuhu koondasime näpunäiteid ja nippe kaugtööle ülemineku kohta.
Siin on mõned põhipunktid, mida rõhutame lõppkasutajate koolitamisel:
- Salvesta failid pilve, et saaksid kõikides Office 365 rakendustes toimetada dokumentides kaasautorina. Kasutajad peaksid oma dokumendid ja mustandid salvestama OneDrive’i, kus kõik failid on vaikimisi privaatsed, kuid neid saab jagada valitud inimestega nii lingi kui ka e-maili kaudu. Jagatud dokumendid tuleks salvestada Teamsi või SharePoint-i – keskkonda, kus meeskond parasjagu töötab.
- Soovitame jagada pigem linke mitte manuseid, olemaks kindel, et kõigil on kasutusel faili viimane versioon.
- Kasutage Teamsi täies mahus. Oleme soovitanud kujutada Teamsi kui virtuaalset kontorit. Kasutage meeskondlikeks vestlusteks kanaleid meilide ja grupivestluste asemel. Lülitage sisse kaamera, et ühineda koosolekutega. Kasutage “Live Events” funktsiooni suuremateks kogunemisteks. Kui organisatsioon lubab, salvestage koosolekud, et hiljem üle kuulata. Tuletame veelkord meelde, et Teamsi koosolekud pole vaid kahe inimese vestlusteks või väiksemateks kogunemisteks. Need võivad ulatuda väikestest “kohvipausidest” kanalites kuni suurte kvartaliplaanide kavandamisteni, millest võtavad osa sajad töötajad.
- Kindlate rollide kujundamine
Siiani oleme keskendunud infotöötajatele suunatud ressurssidele. See on arusaadav, sest neid on Microsoftis enim. Ometi on tähtis pöörata tähelepanu ka teiste töötajate kaugtöö toetamisele.
Arendajad: Tarkvaraarendajad peavad saama töötada ühiselt koodide kallal ja kujundama oma töörütmi ühiselt Teamsi kaudu ümber. Meil on palju arendajaid, kes töötavad ainult lauaarvutites. Pakume neile sülearvuteid WVD lahendusega, et nad saaksid tunda end justkui oma tavapärases keskkonnas.
Kõnekeskus ja infoliin: Microsoftis on meil nii kohapealsed infolauad kui ka veebitehnikud. Neil kõigil on Microsofti hallatavad personaalarvutid, mis võimaldavad nendel, kes tavaliselt kohapeal töötavad, minna hõlpsasti üle kaugtöö mudelile ja jääda produktiivseks.
Eesliini töötajad: Selleks, et teha õigel ajal õigeid samme enda, klientide ja ühiskonna nimel, on väga oluline, et eesliinil oleksid töötajad omavahel ühenduses, et see toimiks ja värske info liiguks õigeaegselt edasi. Teams on ühine platvorm nii jaetöötajatele kui ka juhtidele Microsofti poodides, mis ühendab kaugeid asukohti, digitaliseerib töökorraldust, ja teeb kindlaks, et töötajad saaks õigeaegselt õiget infot. Koroonaviiruse puhangu ajal on kasutasid nad Teamsis Store Portal rakendust, mis aitas edastada värskeid teavitusi ja reegleid ning protseduure. Teavitused võivad olla näiteks sanitaarsete uuenduste, töötajate muutuste kui ka hetkeolukorra kohta. Lisaks kasutab Stores meeskond Teamsi igapäevasteks kohtumiseks ja küsimustele vastamiseks kaastöötajate ning meeskonnaliikmetega, kes juhivad võtmeteemadel dialoogi ja koostööd.
Kaugtöö võimaldamine meeskonnale on püsiv väljakutse ja mõistame, et see on iga organisatsiooni puhul erinev. Loodan, et meie lähenemisviisidest lugemine oli kasulik ja nagu ma eelnevalt mainisin, soovin ma rohkem teada saada ka teie kogemustest. Et neid jagada, küsi meie IT-professionaalidelt ja partneritelt nõu või infot ning leia lisamaterjalid liitudes Kaugtöö kogukonnaga. Hoiame seal diskussiooni elus!
