Prošlog tjedna, kako se COVID-19 nastavio širiti diljem svijeta, milijuni ljudi počeli su raditi na daljinu. Od Milana do Puget Sounda, deseci tisuća Microsoftovih zaposlenika u zahvaćenim područjima počeli su raditi od kuće. Mnogi naši korisnici tražili su nas da podijelimo detalje o tome kako omogućavamo rad na daljinu za tako velik broj zaposlenika. Moja kolegica Nathalie D’Hers je prava osoba koja može dati odgovor na to pitanje.
Nathalie i njen tim su dio Microsoftovog Core Services Engineering and Operations (CSEO), našeg internog IT tima koji kreira i upravlja sustavima koje koristimo u Microsoftu. Proveli su posljednjih nekoliko godina transformirajući produktivnost krajnjih korisnika u cijeloj tvrtki i jako puno naučili tijekom tog procesa. Predstavit će nam najbolje načine koje CSEO koristi da omogući rad na daljinu. Izvoli Nathalie.
Kad me ljudi pitaju što radim, kažem im da se moj tim i ja brinemo da svaki Microsoftov zaposlenik ima alate, resurse i rješenja da bude što je moguće produktivniji, kreativniji i sigurniji – i to radeći s bilo koje lokacije i na bilo kojem uređaju. Tijekom posljednjih nekoliko godina, to je značilo nadziranje Microsoftovog puta u oblak. Da bismo to uspjeli, bilo je potrebno da upravljamo identitetima i pristupu mreži svih korisnika, da pomognemo osigurati da uređaji kojima se pristupa mreži budu sigurni i „zdravi“ te da korisnicima pružimo pristup onim aplikacijama koje trebaju – aplikacijama koje omogućavaju produktivnost.
Niže sam navela neke od najboljih načina kojima omogućavamo rad na daljinu u Microsoftu. Nadam se da ćete ih smatrati korisnima, no također sam svjesna da Microsoft ima IT resurse koji brojni IT lideri možda nemaju. Dodatno, svaka je tvrtka u različitoj fazi svog puta u oblak. Možda su upravljanje identitetima i uređajima vaši glavni prioriteti ili ste se posvetili dugoročnim projektima kao što su multifaktorska autentikacija (MFA) ili virtualizacija desktopa. Možda radite na tome da omogućite pristup resursima putem preglednika. Svaki IT lider mora definirati prioritete da bi se zaposlenicima organizacije omogućila produktivnost s bilo koje lokacije. Razumijemo to i želimo pomoći. Na kraju ovog posta, pronaći ćete link na našu novu zajednicu – Enabling Remote Work Tech Community. Nadam se da ćete se pridružiti i podijeliti svoj put. Imajući to na umu, idemo na top 9 načina na koje naš tim omogućava rad na daljinu.
- Identitet korisnika i pristup
Sve počinje s upravljanjem identitetima. Imamo hibridno okruženje koje nam pomaže i da održimo i da proširimo postojeće sustave dok koristimo kontrolno područje koje se nalazi u oblaku da bismo ljudima omogućili da rade produktivno i sigurno. Bilo da je riječ o zaposleniku, partneru ili dobavljaču, svaki korisnik koji treba pristupiti korporativnoj mreži dobiva primarni račun sinkroniziran na Azure Active Directory (Azure AD). Da biste naučili više o našoj praksi upravljanja identitetom i pristupom, pogledajte naš IT ogledni slučaj koji se bavi korisničkim identitetima i sigurnim pristupom.
- Multifaktorska autentikacija (MFA)
MFA je potreban da bi se pristupilo bilo kojem korporativnom resursu u Microsoftu. Kada se korisnik s udaljene lokacije poveže na našu domenu koristeći svoje Microsoft poslovne vjerodajnice na uređaju kojim upravljamo, MFA je transparentan. Nudimo tri metode autentikacije: virtualne kartice s certifikatom i fizičke pametne kartice, Windows Hello for Business (s PIN-om ili biometričkim logiranjem) i Azure multifaktorsku autentikaciju. Da biste saznali više kako omogućiti Azure MFA da podrži scenarij rada na daljinu, pogledajte ovaj vodič.
- Upravljanje uređajima
U Microsoftu upravljamo širokim spektrom uređaja, uključujući Windows, Mac, Linux, iOS i Android. Kao i mnogi od vas, i mi prelazimo u okruženje kojim se u potpunosti upravlja iz oblaka. Dok smo u tom procesu, koristimo pristup suupravljanja pomoću Microsoft Endpoint Managera (MEM). MEM integrira Microsoft Intune i Configuration Manager u jednu konzolu na kojoj možete upravljati svim svojim krajnjim točkama i aplikacijama i poduzeti mjere kako biste osigurali da su sigurne i pouzdane.
S više zaposlenika koji rade na daljinu te rade s više uređaja, važno je podržati „ponesi svoj uređaj“ (BYOD) scenarije. Nudimo samoposlužni upis pa se korisnici brzo i jednostavno mogu pridružiti Azure AD-u i upisati u MEM da pristupe resursima tvrtke. Kada se jednom upišu, MEM zatim primjenjuje odgovarajuća pravila, na primjer da bi osigurao da je uređaj enkriptiran snažnom lozinkom i da ima certifikate da bi pristupio stvarima kao što su Virtual Private Networks (VPN) i WiFi. MEM može također osigurati da su uređaji usklađeni s pravilima provjeravajući status „zdravstvene“ usklađenosti uređaja s Azure AD-om dok obrađuje autentikaciju korisnika. Za upute o pokretanju i korištenju MEM-a, vaši timovi mogu pogledati našu MEM dokumentaciju i vodiče.
- Aplikacije za produktivnost
Kada su svi temelji postavljeni, potičemo naše zaposlenike da rade u oblaku. To je posebno važno za našu veliku populaciju informatičkih djelatnika koji rade na daljinu. Microsoft 365 omogućava korisnicima da pristupe resursima i dijele datoteke s Office aplikacijama na webu, mobilnom telefonu i desktopu, automatski pohranjujući sadržaj u oblak. Outlook mobile, Microsoft Teams i OneDrive – svi se pokreću na svim našim korporativnim uređajima pa ljudi mogu pristupiti svojim e-mailovima, kalendaru i datotekama unutar File Explorera na Windowsa, Findera na Macu te Office aplikacija na mobilnim uređajima. Korisnicima smo olakšali spremanje datoteka na OneDrive – to rade na isti način na koji su tradicionalno spremali na svoj C: disk; to je bilo ključno da prebacimo datoteke u oblak. Naši korisnici sad također mogu u stvarnom vremenu biti koautori i komentirati u dokumentima u oblaku, što se pokazalo kao ekstremno korisno kada se djelatnici nalaze na više lokacija.
- Sastanci i suradnja
Svi mi u Microsoftu svakodnevno koristimo Teamse za konverzaciju, sastanke, pozive i suradnju. Sada kada radimo na daljinu, uspjeli smo ostati produktivni jer smo naviknuli na digitalno radno okruženje. Svaki sastanak je sada Teams sastanak, često i s videom. Koristimo opcije kao što su zamagljivanje pozadine da blokiramo našu zločestu djecu, pse koje laju i neusklađeni namještaj. Dok se okupljamo kako bi pomogli našim korisnicima da se pripreme za rad na daljinu, ustanovili smo da je sposobnost snimanja sastanaka postala ključna. Svi sudionici mogu pristupiti snimkama sastanaka koje su propustili i poslušati najvažnije dijelove. Također se oslanjamo na Microsoft 365 okruženje da omogućimo zaposlenicima da surađuju putem kreiranja Office 365 grupa ili timova unutar Teamsa, dok istovremeno osiguravamo odgovarajuću sigurnost, usklađenost i upravljivost. Da biste saznali više o našem iskustvu osiguravanja rada na daljinu s Teamsima, pogledajte naš IT ogledni slučaj.
- Pristup aplikacijama na liniji poslovanja (LOB)
Microsoft je većinu naših poznatih aplikacija preselio u oblak. No, iako je većina aplikacija dostupna u oblaku, neke i dalje zahtijevaju VPN. Dodatno, u postupku smo implementacije Windows Virtual Desktopa te proširujemo tu ponudu da podržimo uređaje koje naši programeri žele koristiti (više o tome u nastavku ovog posta). Za više informacija o Windows Virtual Desktopu možete usmjeriti svoje timove na ovaj vodič.
- Nadzor usluge
Uz povećano opterećenje i korištenje jer brojni ljudi rade na daljinu, nadzor se pokazao ključnim da bi se osiguralo da sve radi kako treba. Pažljivo pratimo performanse aplikacija i mreže te smo ugradili nadzor telemetrije proizvoda u svako rješenje, tako da možemo provjeriti izvještaje o metrikama zadovoljstva korisnika i svim promjenama u „ponašanju“ usluge.
- Upravljanje kulturom i promjenom
Rad na daljinu može stvoriti izazove u održavanju zdrave radne kulture i upravljanja promjenom. Moderne društvene platforme mogu pomoći da se poruke čuju, da vodstvo bude vidljivo i da se podijele najbolje prakse. U našoj tvrtki Satya Nadella i ostali vodeći ljudi povezuju se s organizacijom koristeći događaje uživo i Yammer. Naš tim je nedavno održao 18-satno globalno događanje uživo da bi potaknuo povezivanje, angažman i učenje zaposlenika. Educiramo zaposlenike da koriste Yammer da izgrade zajednice koje povezuju ljude kroz timove. Na primjer, nedavno smo napravili „Rad od kuće“ grupu sa savjetima i prijedlozima kako prijeći na rad na daljinu.
Evo nekoliko naših glavnih točaka koje ističemo prilikom edukacije krajnjih korisnika:
- Spremite datoteke u oblak da biste mogli koautorirati unutar paketa proizvoda Office 365. Korisnici bi trebali spremiti pojedinačne dokumente i skice u OneDrive, gdje su datoteke po defaultu privatne, no može ih se podijeliti. Zajedničke dokumente trebali bi spremiti na Teamse ili na SharePoint na kojima vaša grupa radi.
- U e-mailu radije dijelite linkove nego privitke – tako ćete biti sigurni da svi koriste zadnju verziju dokumenta
- Maksimalno koristite Teamse. Korisnicima kažemo da o Teamsima razmišljaju kao o virtualnom uredu. Odradite svaki poziv i sastanak u Teamsima. Za konverzacije na razini timova koristite kanale radije nego e-mail ili grupne konverzacije. Uključite svoju kameru da se povežete tijekom sastanaka. Koristite Live Events za veća okupljanja. Ako vaša organizacija to dozvoljava, snimajte sastanke da kasnije možete pristupiti transkriptu. Također podsjećamo da Teams sastanci nisu samo za sastanke 1:1 ili mala okupljanja. Mogu varirati od neformalnih „pauzi za kavu“ na kanalima do zajedničkih kvartalnih planiranja sa stotinama i više zaposlenika.
- Dizajniranje za specifične uloge
Mnogo resursa koje smo spomenuli najkorisniji su informatičkim djelatnicima. Logično, imamo ih mnogo u Microsoftu. No, važno je omogućiti i drugim tipovima zaposlenika da također rade na daljinu.
Programeri: inženjeri moraju biti u mogućnosti surađivati na razvoju koda i kreirati svoj tijek rada unutar Teamsa za suradnju na daljinu. Imamo niz programera koji uobičajeno rade isključivo na stolnim računalima. Dajemo im prijenosna računala s WVD rješenjem pa se na daljinu mogu uključiti u svoje razvojno okruženje.
Pozivni centar i služba za pomoć: U Microsoftu imamo službe za pomoć u uredima, kao i online tehničare. Svi oni imaju osobna računala kojima upravlja Microsoft, što znači da se oni koji obično rade u uredu mogu u trenu prebaciti na rad na daljinu i ostati produktivni.
Zaposlenici „na prvoj liniji“: ključno je povezati sve zaposlenike da bi saznali kako poduzeti odgovarajuće korake za sebe, korisnike i zajednicu. Teamsi služe kao jedno centralno mjesto za produktivnost za zaposlenike u maloprodaji i za menadžere u Microsoft Storeovima te na taj način povezuju udaljene lokacije, digitaliziraju tijek rada i osiguravaju da zaposlenici u stvarnom vremenu imaju pristup pravim informacijama u pravo vrijeme. Tijekom COVID-19 epidemije, koriste Store Portal aplikaciju u Teamsima za komunikaciju najnovijih pravila i procedura, uključujući sanitetske upute, promjene u kadru djelatnika i statusu događaja. Uz to, Stores tim koristi Teamse za svakodnevne sastanke te za pitanja i odgovore između članova tima, što potiče dijalog i suradnju na ključnim temama.
Omogućivanje timu da radi na daljinu neprestani je izazov i razumijemo da je taj izazov različit za svaku organizaciju. Nadam se da vam je čitanje o našem pristupu bilo korisno, i, kao što sam napisala ranije u ovom postu, voljela bih saznati više o vašem. Da biste podijelili svoja iskustva, pitajte druge IT stručnjake i partnere za savjet ili informacije i pronađite dodatne resurse, pridružite se novoj Enabling Remote Work Tech zajednici. Nastavimo razgovor tamo!
