Sa nastavkom širenja novih slučajeva COVID-19 svuda po svetu, milioni ljudi su prošle nedelje prešli na rad od kuće. I mi smo među njima. Od Milana do Puget Sound-a, na desetine hiljada Microsoft zaposlenih u ugroženim područjima počeli su da rade iz svojih domova. Mnogi naši kupci zamolili su nas da sa njima podelimo informacije o tome kako omogućavamo rad na daljinu za tako veliki broj zaposlenih. Moja koleginica Natali Ders (Nathalie D’Hers) je prava osoba za ovo pitanje.
Natali i njen tim deo su ključnih Microsoft inženjerskih i operativnih usluga (Core Services Engineering and Operations, CSEO), našeg internog IT tima koji gradi i upravlja sistemima koji pokreću Microsoft. Proteklih nekoliko godina su proveli radeći na transformaciji produktivnosti krajnjih korisnika u celoj kompaniji, i usput su naučili mnogo toga. Natali je tu da nas provede kroz najbolje prakse koje CSEO koristi da omogući rad na daljinu. Izvoli, Natali.
Kada me ljudi pitaju o mom poslu, kažem im da je moj – i zadatak mog tima – da obezbedimo da svaki zaposleni u Microsoftu, nezavisno od toga na kojoj tački sveta i na kom uređaju radi, ima alate, resurse i rešenja koji omogućavaju maksimalnu produktivnost, kreativnost i bezbednost. Poslednjih nekoliko godina to je značilo nadgledanje Microsoftovog puta ka cloudu. Da bismo stigli na cilj koji smo sebi zadali, morali smo da upravljamo identitetima i pristupu mreži za sve korisnike, obezbedimo da su uređaji koji se koriste za pristup mreži sigurni i zdravi, i korisnicima omogućimo pristup aplikacijama za produktivnost koje su im potrebne.
Ispod sam predstavila neke od najboljih načina na koje u Microsoftu omogućavamo rad na daljinu. Nadam se da će vam biti korisni, ali isto tako shvatam i da Microsoft ima IT resurse koje mnogim IT liderima možda nisu dostupni. Šta više, svaka kompanija je u različitoj fazi svog putovanja ka cloudu. Možda su vam upravljanje identitetima i uređajima glavni prioriteti, ili idete kroz dugoročne projekte kao što su multifaktorska autentifikacija (MFA) ili virtuelizacija desktopa. Možda radite na osnaživanju pristupa resursima putem pregledača. Svaki IT lider mora da definiše prioritete kako bi se omogućila produktivnost za zaposlene u njihovoj organizaciji, ma gde se oni nalazili. Razumemo to, i želimo da pomognemo. Pri kraju ovog teksta pronaći ćete link do naše nove zajednice „Omogućavanje rada na daljinu u tech zajednici“ (Enabling Remote Work Tech Community). Nadam se da ćete se pridružiti i podeliti svoja iskustva. A sada, bacimo se na top 9 načina na koje naš tim omogućava rad na daljinu.
- Korisnički identitet i pristup
Sve počinje upravljanjem identitetima. Imamo hibridno okruženje koje nam pomaže da održimo i proširimo postojeće sisteme, koristeći kontrolni panel zasnovan na cloudu, koji ljudima omogućava produktivnost i bezbednost u radu. Bilo da je reč o zaposlenom, partneru, ili dobavljaču, svaki korisnik kojem je potreban pristup korporativnoj mreži dobija primarni nalog sinhronizovan sa Azure Active Directory (Azure AD). Za više informacija o našim praksama iz domena upravljanja identitetom i pristupom, pogledajte naš IT Showcase na temu korisničkog identiteta i bezbednog pristupa.
- Multifaktorska autentifikacija (MFA)
MFA je neophodna za pristup svakom korporativnom resursu Microsofta. Kada se korisnik daljinski poveže s našim domenom, koristeći Microsoft radne kredencijale na uređaju kojim mi upravljamo, MFA je gotovo transparentna. Nudimo tri načina provere autentičnosti: virtuelne i fizičke pametne kartice zasnovane na sertifikatu, Windows Hello for Business (uz PIN ili biometrijsku prijavu) i Azure multifaktorsku autentifikaciju. Za više informacija o omogućavanju Azure MFA u smislu podrške vašem scenariju za rad od kuće, pogledajte ovaj tutorijal.
- Upravljanje uređajima
U Microsoftu upravljamo širokim spektrom uređaja, uključujući Windows, Mac, Linux, iOS i Android. Kao i mnogi od vas, i mi prelazimo na upravljačko okruženje koje je u potpunosti zasnovano na cloudu. Dok smo u procesu te tranzicije, koristimo pristup zajedničkog upravljanja sa Microsoft Endpoint Manager-om (MEM). MEM integriše Microsoft Intune i Configuration Manager u jedinstvenu konzolu koja omogućava upravljanje svim krajnjim tačkama i aplikacijama, kao i preduzimanje akcija koje osiguravaju da su kranje tačke i aplikacije sigurne i pouzdane.
Sa sve više zaposlenih koji rade na daljinu i na različitim uređajima, važno je podržati scenarije korišćenja sopstvenih uređaja (bring-your-own-device, BYOD). Nudimo mogućnost da se korisnici brzo i lako pridruže Azure AD i prijave se u MEM kako bi pristupili kompanijskim resursima. Kada se jednom prijave, MEM primenjuje odgovarajuće smernice – na primer, osiguravanje da je uređaj šifrovan snažnom lozinkom i da poseduje sertifikate za pristup stvarima poput virtuelnih privatnih mreža (Virtual Private Networks, VPN) i WiFi-u. MEM takođe može da osigura da su uređaji u skladu sa pravilima, tako što će, dok obrađuje autentifikaciju korisnika, prijaviti status „zdravstvene“ ispravnosti uređaja na Azure AD. Za smernice o primeni i korišćenju MEM-a vaši timovi mogu da pogledaju našu MEM dokumentaciju i tutorijale.
- Aplikacije za produktivnost
Kada su postavljeni ovi temelji, usmeravamo naše zaposlene da rade u cloudu. Ovo je posebno važno za veliki broj naših informacionih radnika koji rade na daljinu. Microsoft 365 omogućava korisnicima da pristupaju resursima i dele fajlove putem Office aplikacija širom veba, sa mobilnih i desktop uređaja, i, prema podrazumevanim postavkama, čuvaju svoje sadržaje u cloudu. Outlook mobile, Microsoft Timovi i OneDrive se koriste na svim našim korporativnim uređajima tako da ljudi mogu da pristupaju svojim mejlovima, kalendarima i fajlovima u okviru Explorer-a u Windows-u, Finder-a na Mac-u i Office Apps-a na mobilnim uređajima. Za korisnike smo pojednostavili čuvanje fajlova na OneDrive-u, na isti način na koji su tradicionalno čuvali fajlove na svom C: drajvu. Ovo je bilo ključno za prebacivanje fajlova u cloud. Takođe, naši korisnici sada imaju mogućnost da u realnom vremenu zajednički rade i komentarišu dokumenta u cloudu, što se pokazalo kao izuzetno korisno za decentralizovano radno okruženje.
- Sastanci i saradnja
Svi u Microsoftu na dnevnom nivou koristimo Teams za čet, sastanke, pozive i zajednički rad. U sadašnjem trenutku, kada veliki broj nas radi od kuće, imamo način da održimo produktivnost jer smo navikli na „digitalnu kancelariju“. Svaki sastanak se sada održava preko Teams-a, često u video formatu. Koristimo funkcionalnosti poput zamagljivanja pozadine kako bismo iz sastanaka isključili našu razigranu decu, pse koji laju, ili komade nameštaja koji se ne slažu jedni sa drugima. U trenucima kada se okupljamo da zajednički pomognemo našim klijentima da se pripreme za rad na daljinu, shvatili smo da je mogućnost snimanja sastanaka postala izuzetno značajna. Svi zaposleni mogu da pristupe snimcima sastanaka koje su propustili i da preslušaju najrelevantnije delove. Takođe, oslanjamo se na Microsoft okruženje kako bismo osnažili zaposlene da sarađuju putem samostalnog kreiranja Office 365 grupa ili timova u okviru Teams, uz osiguravanje odgovarajućeg nivoa bezbednosti, usklađenosti s propisima i lakoće upravljanja. Pogledajte naš IT Showcase post da saznate više o našem iskustvu omogućavanja neometanog rada na daljinu putem Teams-a.
- Pristup aplikacijama linije poslovanja (line of business, LOB)
Microsoft je većinu svojih aplikacija preselio u cloud. Ali, čak i sa najvećim brojem aplikacija koje su dostupne u cloudu, neke i dalje zahtevaju VPN. Pored toga, u procesu smo omogućavanja široke dostupnosti Windows virtuelnog desktopa (Windows Virtual Desktop) i razvijamo ovu ponudu za opciju korišćenja na uređajima koje naši developeri žele da koriste (više o tome nastavku ovog posta). Da biste započeli korišćenje Windows virtuelnog desktopa, uputite svoje timove na ovaj tutorijal.
- Monitoring usluga
Sa povećanim opterećenjem i upotrebom od strane sve većeg broja ljudi koji rade na daljinu, monitoring usluga se pokazao kao ključan faktor u obezbeđivanju toga da sve funkcioniše kako bi trebalo. Pažljivo pratimo primenu i mrežne performanse, ugradili smo monitoring telemetrije proizvoda u svako rešenje kako bismo mogli da proveravamo metrike korisničkog zadovoljstva i promena u korišćenju usluga.
- Kultura i upravljanje promenama
Rad na daljinu može da postavi određene izazove u pogledu održavanja zdrave radne kulture i upravljanja promenama. Moderne društvene platforme su tu da osiguraju da se poruke čuju jasno i glasno, da se održi liderstvo i da se podele najbolje prakse. U našoj kompaniji, Satya Nadella i drugi rukovodioci su u stalnoj vezi sa organizacijom putem događaja koji se prenose uživo i Yammer-a. Naš tim je nedavno organizovao 18-časovni globalni live događaj sa ciljem podsticanja povezivanja zaposlenih, jačanja uključenosti i učenja. Takođe, obučavamo zaposlene da koriste Yammer za izgradnju zajednica koje povezuju ljude iz različitih timova. Na primer, nedavno smo napravili „Rad od kuće“ (work-from-home, WFH) Yammer grupu u kojoj delimo savete za uspešan prelazak na rad na daljinu.
Evo nekoliko glavnih tačaka koje naglašavamo tokom obuka naših krajnjih korisnika:
- Čuvajte fajlove na cloudu kako biste omogućili zajednički rad u okviru Office 365 paketa proizvoda. Korisnici bi trebalo da čuvaju pojedinačne dokumente i radne verzije na OneDrive-u, gde su fajlovi po podrazumevanim postavkama privatni, ali se mogu i podeliti. Podeljene dokumente treba čuvati u Teams ili SharePoint lokacijama na kojima vaša grupa radi.
- Delite linkove, a ne atačmente u mejlu, kako biste osigurali da svi koriste najsvežiju verziju dokumenta.
- Koristite pun potencijal Teams-a. Korisnicima govorimo da Teams treba da dožive kao virtuelnu kancelariju. Neka svaki poziv i sastanak bude obavljen u okviru Teams-a. Za razgovore na nivou tima, opredelite se za korišćenje kanala, umesto mejlova ili grupnih četova. Uključite kameru za veći stepen povezanosti tokom sastanaka. Koristite događaje uživo (Live Events) za veća okupljanja. Ukoliko vaša organizacija to dopušta, snimajte sastanke kako biste kasnije mogli da pristupite transkriptima. Podsećamo i da sastanci u Teams-u nisu samo za komunikaciju „1 na 1“ i male grupe. Mogu se koristiti za sve, od neformalnih „pauza za kafu“ u okviru kanala, do visoko-kolaborativnog kvartalnog planiranja sa sto ili više zaposlenih.
- Dizajniranje za specifične uloge
Mnogi od resursa o kojima smo govorili najkorisniji su za informacione radnike. To ne treba da iznenadi, jer ih u Microsoftu imamo zaista mnogo. Ali, važno je da i zaposleni iz drugih sfera mogu nesmetano da rade na daljinu.
Developeri: Za uspešan zajednički rad na daljinu, inženjeri moraju da imaju mogućnost da sarađuju na kodu i da ugrade svoje procese rada u Teams. Imamo brojne developere koji najčešće rade isključivo na desktop uređajima. Njima obezbeđujemo laptop računare sa WVD rešenjem tako da mogu na daljinu da se uključe u svoje razvojno okruženje.
Kol centar i služba za podršku: U Microsoftu imamo fizičke centre za podršku, kao i online tehničare. Svi imaju PC računare kojima upravlja Microsoft, što onima koji uobičajeno rade na eksternim fizičkim lokacijama omogućava da se instantno prebace na daljinski model rada i ostanu produktivni.
Radnici u prodavnicama: Ključno je povezati sve radnike, tako da su uvek imaju informacije koje im omogućavaju da preduzmu odgovarajuće korake za sebe, svoje klijente i zajednicu. Teams služi kao jedinstvena tačka produktivnosti za zaposlene u maloprodaji i menadžere Microsoft prodavnica, povezuju udaljene lokacije, digitalizuju procese rada, i osiguravaju da zaposleni u realnom vremenu imaju pristup relevantnim informacijama. Tokom epidemije COVID-19, koristili su aplikaciju „Store Portal“ na Teams-u, kako bi komunicirali najnovije smernice i procedure, uključujući sanitarna pravila, promene koje se tiču osoblja, i status događaja. Dodatno, ovaj tim koristi Teams za održavanje sastanaka na dnevnom nivou, kao i za pitanja i odgovore za saradnike i članove tima, kako bi se pokrenuli dijalog i saradnja po ključnim temama.
Omogućavanje rada na daljinu za timove je izazov koji je različit za svaku organizaciju. Nadam se da vam je čitanje o našem pristupu bilo korisno, a kao što sam napisala ranije u ovom tekstu, volela bih da čujem i vaša iskustva. Ako želite da podelite svoja iskustva, zatražite savet ili informacije od drugih IT profesionalaca i partnera, i pronađete dodatne resurse, pozivamo vas da se pridružite novoj tech zajednici za rad na daljinu – Enabling Remote Work Tech Community u kojoj nastavljamo razgovor na ovu temu!
