Veebipõhiste koosolekute ja ürituste korraldamine

Delivering online meetings and events

Olukorras, kus organisatsioonid üle maailma kohanduvad kaugtööga, õpime kõik uusi võimalusi hoidmaks sidet oma töötajate, klientide ja äripartneritega. Kuna hetkel on kokku saada võimatu, peame leidma uusi viise, kuidas korraldada kliendikohtumisi ning töötajate koolitusi, aga ka suuri üritusi nagu näiteks ülemaailmsed müügikonverentsid ja tippjuhtide suured ülesastumised.

Paljud kliendid on meilt uurinud, kuidas me suudame teha veebipõhiseid kogunemisi sama efektiivselt nagu päriselus? Microsoft Teams Meetings, Microsoft 365 live-üritused, LinkedIn Live ja peatselt saabuv PowerPoint Live rakendused on abiks huvitavate ja tähtsate virtuaalsete kogunemiste korraldamisel. Soovime teil aidata nendest viimast võtta. Siinkohal tutvustan iga tööriista ja võimalust ning teen ülevaate, millisteks formaatideks erinevad lahendused sobivad kõige paremini. Hakkame pihta.

Microsoft Teams Meetings – ühised video- ja audiokohtumised kuni kahesaja viiekümnele inimesele.

Kui kohtumisest võtab osa kuni 250 osalejat, aitab Microsoft Teams Meetings läbi viia ühiseid interaktiivseid koosolekuid, kus saavad osaleda nii organisatsiooni liikmed kui ka osalejad väljastpoolt organisatsiooni. Kohtumisi saab teha igal pool asukohast sõltumata, sest olemas on ekraanijagamise ja ühiselt reaalajas dokumentide kallal toimetamise funktsionaalsus. Saadaval on ka reaalajas tiitrite kasutamise võimalus. Kohtumise eel võib korraldaja saata teavituse või postitada lühikese videoklipi jutuaknasse, et valmistada ette kohtumise sisu. Ajurünnakute pidamiseks ja ideede elluviimiseks saab kasutada Teamsi-sisest Whiteboard rakendust ehk tahvlit, kuhu saab kirjutada ja joonistada. Kui keegi ei saa koosolekust osa võtta, võib ta paluda kolleegil kohtumise salvestada ning puuduja saab selle hiljem järele vaadata. Kohtumisest salvestatud video koos transkriptsiooniga on kättesaadav kõikidele kutsututele. Transkriptsioonis on ka otsimise funktsioon. Kättesaadavaks jääb ka kohtumisel postitatud sisu ja vestluse ajalugu. Nii saad alati mugavalt koosoleku juurde tagasi minna ja vajaliku info hõlpsasti üles leida.

Teamsis ühiselt mõne projekti või ülesande kallal tööd tehes saab korraldada ka ootamatuid kiirkoosolekuid; sealjuures aitab püsiv koosoleku salvestamise ja märkmete tegemise võimalus kõiki Teamsi kanalil järge pidada. Kui kogu kohtumise sisu ja arutelu on ühes kohas, ei pea raiskama ülearu aega info otsimisele ja süvenema sellesse, mis toimus enne koosolekut, selle ajal ja pärast lõppu. Kui ühendus on kehv või mõni osaleja ei saa kohtumise ajal kodus arvuti taga olla – mis võib olla paras väljakutse virtuaalkoosolekuid silmas pidades – siis Teamsis on võimalik ühenduda ka telefoninumbri kaudu ainult heli kasutades.

Ettevõtted nagu näiteks Cerner ja St Luke’s kasutavad Teamsi võimalusi vestlusteks ja kohtumisteks, et edendada innovatsiooni ja tagada  patsientidele parim ravi.

Selle kuu alguses plaanis meie klient Nuance Communications korraldada Montrealis ülemaailmset teadus- ja arendustegevuse konverentsi, kuhu oli oodatud mitusada külastajat. Reisipiirangute tõttu pidid nad kiiresti uue lahenduse välja mõtlema. Nad otsustasid teha Microsoft Teamsi kaudu virtuaalse konverentsi. Mõne päevaga õnnestus neil edukalt minna üle täielikult virtualiseeritud konverentsi korraldamisele. Investeeringutasuvuse järgi läks neil eelmisel aastal konverentsi kuludeks umbes 700 000 dollarit. Sel aastal ei kulutanud nad sisuliselt mitte mingit raha. Tänu sellele, et nad kasutasid Microsoft Teamsi, ei jätnud see konverents ühtegi mõju ka süsinikjalajäljele, sest mingit reisimist ei toimunud.

Olete alles avastamas Teamsi kohtumise seadeid? Siin on mõned soovitused, kuidas Teams Meetings rakendust kasutada ja sellest ka kasu lõigata.

Microsoft 365 live events – otseülekande stiilis kohtumised kuni 10 000 osalejale

Kui plaanite kutsuda üle 250 inimese, kuid mitte enam kui 10 000, kaaluge Microsoft 365 live events kasutamist. Otseülekande tegemine pole lihtsamate killast, sest eeldab võimekusest teha “otseülekande stiilis” videoesitlusi. Sellesl protsessin on on määratud kindlad rollid esineja(te)le ja kuulajaskonnale, lisaks võib vaja minna kuulajate küsimuste modereerimist, kuid see ei eelda eelnevat registreerimist. Live-üritustel võib kasutada nii veebikaamera kui ka ekraanijagamise funktsiooni mitteametlike esitluste jaoks või valida ametlike ülesastumiste tarbeks stuudiokvaliteediga professionaalse produktsiooni lahendust.

Otseülekannete edastamiseks võib kasutada nii Teamsi, Yammerit kui ka Streami. Parim tööriist selleks sõltub konkreetse ülekande formaadist, eesmärgist ja esitluse auditooriumist. Live-üritusi, mille eesmärgiks on kaasata laiemat siseringi või millega soovitakse jõuda kõikide töötajateni päevakohaste teemadega, soovitame teha Yammeri kaudu. Yammer sobib hästi ka tippjuhtide kõnedeks või Ask Me Anything (AMA) stiilis ülesastumisteks, mille käigus saab esinejalt küsida mistahes küsimusi. Võib kasutada nii veebikaamerat, ekraanijagamist kui ka kõrgkvaliteetset ülekannet, Yammer pakub täiendavaid tööriistu produktsiooniks

Stream sobib hästi õppimise, koolitamise või muu erialase teemaga seonduva teabe edasiandmiseks. Otseülekandeid saab vaadata nii Streamis kui ka kohandatult mõnel sisevõrgu lehel ning peale ülekande lõppu on võimalik salvestus sealtsamast leida. Ka need ülekanded sisaldavad paremaks produktsiooniks lisatööriistu, millega saab pakkuda stuudio kvaliteeti.

Teamsi live ürituste kaudu on võimalik hõlpsasti struktureerida ja edastada suuri sise- ja väliüritusi otseülekannetena, et jõuda töötajate, klientide ja äripartneriteni. Otseülekande võõrustajad saavad kasutada nii oma kaamerat kui jagada ka ekraani vaid mõne klikiga. Kuulajad saavad osaleda mistahes brauseri või seadmega nii nagu tavalise Teamsi kohtumise puhul, küsimuste-vastuste modereerimine ja reaalajas subtiitrite kasutamine on kuulajate hea kogemuse tagamiseks samuti saadaval. Ametlike ürituste puhul saavad korraldajad valida professionaalse ülekande edastamise ning kasutada täiendavaid videoproduktsiooni tööriistu. Lääne-Austraalia Katoliku kool on juba praegu võtmaks digitaalsetest funktsioonidest maksimumi ja aitab oma töötajaid ja õpilasi Microsoft Teamsi ja otseülekannete funktsionaalsuse kaudu. Et saada rohkem teavet võimalustest ja Teamsi seadistamisest, tutvu meie parimate õppetundide ja juhtnööridega ja vaata, kuidas teha juba täna algust otseülekandega. Sel kuul käivitasime ka Microsoft 365 live-ürituste abiprogrammi, mille eesmärk on aidata meeskondadel ja organisatsioonidel kasutada uusi kaasavate ja mõjusate virtuaalsete sündmuste korraldamisel.

LinkedIn Live – kanna oma sündmusi suurele professionaalide kogukonnale

LinkedIn Live aitab hõlpsalt reaalajas kaasata suurt hulka professionaale ühe korraga. Saad lihtsalt oma LinkedIni lehe kaudu tuhandete jälgijatega jagada avakõnesid, pidada paneeldiskussioone, jagada mõtteid juhtimisest, teada anda olulistest uudistest ja jagada  teadaandeid. Nendele saavad jälgijad ka vastata ja nii saate olla suhtluses. Institutsioonid nagu Maailma Terviseorganisatsioon kasutavad neid võimalusi küsimuste ja vastuste vooruks ning peavad seal meedia briifinguid. BMW, Mercedes Benz, ja Damier AG  on just hiljuti kasutanud LinkedIn Live’i võimalusi uusi autosid tutvustavate pressisündmuste korraldamisel – seda eriti siis, kui oodatust väiksemal ajakirjanike arvul oli võimalus osaleda üritusel. Siit leiab rohkem infot LinkedIn Live’iga alustamisest.

Power Point Live esitlused – presenteeri ja treeni kollektiive uuel moel

Varsti tuleb PowerPointis kasutusele PowerPoint Live lahendus, mis aitab ettevõtetel veebis pidada koolitusi ja kaasata töötajaid uuel viisil ning esitlejad saavad jagada oma slaide suurele auditooriumile reaalajas. Osalejad saavad oma isiklikus seadmes ühineda QR koodi või lühilingi kaudu, lisaks on lahendusel subtiitrite funktsioon enam kui kuuekümnes keeles. Rakenduses on veel kohese reageerimise ja tagasiside funktsionaalsus. Peale sessiooni lõppu saavad osalejad automaatselt genereeritud e-maili, kus neil on võimalik jagada enda kogemusi eesmärgiga muuta enda kasutajakogemus tulevikus veelgi paremaks.

See omadus on kasulik nii haridusorganisatsioonidele kui ka äriettevõtetele.

Mis saab osavõtjate registreerimisest, raporteerimisest ja kliendisuhete juhtimise (CRM) integreerimisest?

Need Microsofti lahendused sobivad suurepäraselt erinevat tüüpi veebikohtumistele ja virtuaalsetele üritustele, kuid mõnel pool on paika pandud kindlad nõuded osalejate registreerimiseks ja haldamiseks.  Soovitame kasutada konkreetsemaid lahendusi. kui teil on vaja läbi viia välisüritus osalejate registreerimise, raporteerimise ja CRM integreerimisega. Näiteks Microsoftis kasutame välisüritusteks ON24 lahendust, mis eeldab registreerimist. Tänu Adobe turundustööriistadele suudame hinnata tulemusi ja teha peale üritust kokkuvõtteid.

Täna, mil paljud lähevad üle kaugtööle, on ka mitmed kohtumised ja üritused kolinud üle veebi. Teame, kui tähtis on meeskondadele kommunikatsioon ja koostöötöötajate, klientide ja partnerite vahel ning loodame, et see nõuandev artikkel oli kasulik ja aitab planeerida tulevasi online kohtumisi ja üritusi. Erinevate tööriistadega nagu Microsoft Teams Meetings, Microsoft 365 live events, LinkedIn Live, PowerPoint Live soovime pakkuda parimat lahendust, mis sobiks just teie äriliste vajadustega.

Tags:

Related Posts