Microsoft continúa ganándose la confianza de nuevas instituciones en el ámbito educativo. Recientemente, la Universidad de Cantabria (UC) ha implementado Microsoft Office 365, que incluye las funcionalidades Online de Exchange, Sharepoint y Lync. Gracias a este proyecto, más de 15.000 alumnos de la universidad cántabra disfrutan de todas las ventajas de conectividad, seguridad y flexibilidad asociadas a la tecnología cloud computing.
La apuesta de la UC por Microsoft Office 365 ha supuesto una serie de beneficios para los alumnos, que disponen de herramientas modernas, de alta capacidad y similares a las que manejan sus profesores: “Los estudiantes comenzarán a familiarizarse con las aplicaciones que encontrarán cuando se incorporen al mundo laboral en la mayoría de las empresas”, afirma Javier Crespo, Responsable de Infraestructura de Sistemas del Servicio de Informática de la Universidad de Cantabria.
Para la universidad, el beneficio más inmediato es que ha podido liberar recursos propios para otras tareas informáticas más directamente relacionadas con su función docente. Asimismo, la Dirección del centro se muestra especialmente satisfecha por ofrecer a sus alumnos un servicio de calidad con unos costes muy contenidos.
Por otra parte, el Espacio Europeo de Educación Superior recomienda que los alumnos realicen un mayor volumen de trabajos y proyectos en grupo. “Gracias a funcionalidades de Microsoft Office 365 como Lync Online y SkyDrive Pro, la universidad pone a disposición de sus alumnos las más modernas herramientas de colaboración para facilitar la realización de estos trabajos”, sostiene Javier Crespo.
Las grandes carencias que presentaba el sistema de correo electrónico del alumnado impulsaron al Servicio de Informática a buscar una solución acorde a la calidad de los servicios que se estaban ofreciendo a los empleados de la universidad y, al mismo tiempo, optimizar el espacio de disco online de los estudiantes. La anterior plataforma ofrecía una capacidad de buzón limitada (300 MB por usuario) y un aspecto y funcionalidad obsoletos. A estos obstáculos se unía la falta de integración total con los entornos móviles y la escasez de funcionalidades de colaboración y asistencia personal (agenda de contactos, calendario, etc.).
Mayor flexibilidad
El Servicio de Informática de la Universidad barajó diferentes posibilidades para renovar el correo electrónico del alumnado, resultando la externalización mediante el alojamiento de servicios en la nube la opción elegida con Microsoft como proveedor. “Microsoft Office 365 no solo era la solución más económica y que nos ofrecía mayor funcionalidad, sino que nos permitía liberar recursos para dedicarlos a otras tareas dentro de nuestra informática corporativa”, detalla Crespo.
Los profesionales del Servicio de Informática de la UC conocían en profundidad la tecnología de Microsoft desde hace mucho tiempo y atesoraban varios años de experiencia en el sistema Exchange. “La migración no solo era más sencilla, sino que nos permitía dibujar un escenario de implementación híbrida en el futuro, con usuarios locales y usuarios alojados en cloud”, revela Javier Crespo.
Microsoft Office 365 se adaptaba a la perfección a las necesidades de unos usuarios habituados a conectarse al correo desde sus dispositivos móviles. Además de las motivaciones tecnológicas, el cumplimiento con la legislación vigente se convirtió en un factor decisivo, en palabras del técnico: “Estábamos muy interesados en que se preservaran de manera muy estricta los derechos y privacidad de nuestros usuarios, así como toda la normativa nacional y europea. En ese sentido, Microsoft además de las suficientes garantías, ofreció flexibilidad en su contrato, incluyendo cláusulas adicionales que nuestra asesoría jurídica exigió para nuestro caso concreto”.
Implantación rápida y eficiente
Microsoft puso a disposición de la universidad cántabra un ingeniero preventa que facilitó la planificación del proyecto de implementación de Microsoft Office 365 desde el punto de vista técnico. Asimismo, este profesional sirvió de soporte ante todas las incidencias que pudiesen surgir durante esta fase. En cualquier caso, se trató de un proceso sencillo, realizado totalmente por la propia universidad y dividido en tres fases: Migración y puesta en marcha de Exchange Online, activación de Lync Online y, por último, activación de SharePoint Online. Para todas ellas, el Servicio de Informática elaboró ficheros de documentación técnica y videotutoriales que facilitaron su entrada en producción.
Actualmente, la Universidad de Cantabria disfruta de diferentes funcionalidades de Microsoft Office 365, que previsiblemente serán ampliadas en el futuro. Exchange Online se puso en marcha en marzo de 2013; Lync Online, en mayo de 2013; y Sharepoint Online, en octubre del mismo año. La institución académica está convencida de continuar depositando su confianza en las soluciones de Microsoft: “En el futuro estamos interesados en fomentar más entre nuestros alumnos el uso de las herramientas de trabajo colaborativo, así como la comunicación y difusión transversal del conocimiento. Por ello, estamos interesados en explorar lo que las redes sociales empresariales como Yammer pueden aportar en este sentido”, concluye Javier Crespo.
Acerca de Microsoft
Fundada en 1975, Microsoft (Nasdaq “MSFT”) es el líder mundial de software, servicios y soluciones que ayuda a las personas y a las empresas a desarrollar todo su potencial.
