La compañía danesa Carlsberg Group lleva más de 175 años ofreciendo a sus clientes una cerveza con un excelente sabor para acompañar los mejores momentos. Sin embargo, ser una organización global implica una serie de retos, sobre todo cuando se trata de hacer crecer su base de empleados y su presencia global mediante comunicaciones internas, fomentando al mismo tiempo una cultura inclusiva. Para superar estos obstáculos y cohesionar a su plantilla, Carlsberg ha desarrollado una plataforma centralizada basada en Microsoft VIVA Connections e integrada con Microsoft Teams. La nueva intranet, CarlsNet, ha mejorado el alcance y el compromiso interno, convirtiéndose en una herramienta muy útil a la hora de encontrar noticias y recursos en la oficina o fuera de ella. Por encima de todo, CarlsNet ha conectado a equipos de las tres regiones de la organización, a través de todos los departamentos, ayudándole en su objetivo de ofrecer una gran experiencia digital a los empleados.
“En los últimos años nos hemos centrado mucho en la experiencia digital del cliente, así que eso nos hizo pensar: ¿por qué no aplicar el mismo enfoque cuando se trata de la experiencia digital interna de nuestros empleados?», reflexiona Anne-Sophie Strandmark, Service Owner de Microsoft Office 365 en Carlsberg Group.
“No pedimos a nuestros clientes que accedan a varias aplicaciones para comprar cerveza, así que, ¿por qué exigimos a nuestros empleados que abran un montón de apps nada más empezar su jornada laboral?», dice Strandmark. «Ahí es donde entran en escena Viva Connections y Teams. Nos permite utilizar Teams como un único portal para nuestros empleados».
Pero para la empresa danesa, esta ambición supuso un reto inicial. La comunicación entre sus mercados dependía de la información en cascada a través de diversos canales sin conexión entre sí y, en algunos casos, de herramientas de comunicación locales, lo que significaba que no había una única fuente de la información en materia de comunicación.
Para abordar el problema y fomentar la inclusión y la participación de los empleados, Carlsberg se asoció con Microsoft y su partner Open Communication Group para la creación de una plataforma única de marca, con recursos integrados directamente en la aplicación de colaboración más utilizada de la organización: Microsoft Teams.
«Es la solución que realmente nos ha ayudado a cohesionar y conectar con nuestros trabajadores», afirma Strandmark.
Actualizar una empresa cervecera con mucha historia
Carlsberg es una empresa cervecera danesa con una larga tradición y un firme propósito: elaborar cerveza para mejorar el presente y el futuro. De hecho, su sede sigue estando en una colina de Valby, Copenhague, donde su fundador construyó la primera fábrica de cerveza. Hoy en día, sus empleados están distribuidos por numerosos mercados y geografías, añadiendo sabor local a la reconocida marca.
«Uno de los aspectos más emocionantes de trabajar aquí es formar parte de la comunidad global de Carlsberg«, afirma Strandmark. «Es un auténtico hervidero de culturas, idiomas y formas de ver el mundo».
«En Carlsberg, estamos orgullosos de nuestros empleados en todo el mundo«, afirma Joris Huijsmans, EVP Chief Human Resources Officer, Carlsberg Group. «Es muy importante para nosotros ofrecer un entorno que fomente el sentimiento de conexión y pertenencia de cada persona y que, al mismo tiempo, potencie la integración en nuestra plantilla, caracterizada por su alto rendimiento. Ya sea manteniéndonos al día sobre las últimas novedades y recursos de la empresa, o hablando con compañeros de todo el mundo, la conexión digital es una forma de lograr nuestros objetivos».
Otro ingrediente que define la cultura de la Carlsberg es el deseo de apostar por la digitalización. «A lo largo de los años, hemos mantenido nuestra identidad, pero hemos seguido creciendo por ser capaces de adoptar nuevas formas de trabajar, incluyendo la integración de la tecnología», explica Strandmark. «Desde el control de los niveles de cerveza con sensores en los barriles hasta la automatización del servicio en la fábrica, la digitalización se ha integrado en todo lo que hacemos».
Pero a pesar de este progreso, el espíritu de Carlsberg de «estar siempre en acción» y buscar constantemente la excelencia ha hecho que la empresa se fije nuevas y mayores ambiciones para sus operaciones internas.
«Ser una empresa tan grande tiene muchas ventajas, pero también sus propios obstáculos», afirma Strandmark. «Es un reto que nos entusiasmaba superar».
Los procesos aislados dificultan la comunicación
«Nuestros equipos editoriales estaban elaborando grandes contenidos que los empleados no veían, en gran parte porque la intranet anterior no era accesible a través del móvil», afirma Emily D’Alterio, directora de Comunicación del Grupo Carlsberg. «Necesitábamos una estrategia impulsada por la tecnología con un enfoque centralizado que respondiera a las diferentes necesidades de cada mercado local».
Hasta hace poco, los diferentes mercados en los que opera Carlsberg tenían su propia intranet en el idioma local y no permitían a los usuarios interactuar con el contenido o traducirlo, lo que hacía que la experiencia fuera menos atractiva y que la información dependiese, en gran medida, de cada país de forma individual. Esto terminaba dificultando el alcance de las comunicaciones internas de la organización.
“Con CarlsNet, ahora los empleados pueden traducir fácilmente los contenidos a su idioma local, así como dar «me gusta», etiquetar y comentar directamente desde la aplicación Teams de sus teléfonos móviles», añade Anne-Sophie.
Dos veces al año, Carlsberg realiza estudios para medir el grado de satisfacción de sus empleados con el uso de las distintas herramientas digitales. “Nuestras encuestas revelan que se sienten seguros utilizando Teams, información que se ve respaldada por los datos de uso: Alrededor del 70% de los empleados utilizan Microsoft Teams y realizan unas 8.000 reuniones al día», afirma Tim Lauridsen, director de Global Digital Workplace en Carlsberg Group. «Así que, nos decidimos a construir sobre Teams como app principal porque sabíamos que satisfacía las necesidades de los trabajadores», añade.
La compañía organizó reuniones junto a Microsoft y su partner, Open Communication Group, para intercambiar ideas sobre cuál sería la experiencia ideal de un empleado y qué papel debería desempeñar una intranet a la hora de fomentar la inclusividad. «El debate nos llevó a crear una estrategia de comunicación interna y, dentro de esta, un punto clave fue el uso de Microsoft Viva Connections para construir una intranet directamente en Teams que mejorara nuestra eficiencia, respondiera a las necesidades de los empleados y construyera un sentimiento de pertenencia», dice Emily D’Alterio, directora de Comunicación del Grupo Carlsberg.
La cervecera se preparara para la puesta de largo
El lunes 19 de septiembre a las 8 de la mañana, 29.000 empleados de Carlsberg accedieron a la nueva intranet de la organización. Este gran cambio se celebró como correspondía: «Teníamos magdalenas adornadas con códigos QR comestibles que, al escanearlos, llevaban automáticamente a CarlsNet en Microsoft Teams. También instalamos un fondo de pantalla para promocionar el lanzamiento y las oficinas de todo el mundo organizaron sus propias campañas de activación para celebrarlo. Fue un momento emocionante para todos», concluye D’Alterio.
El equipo de TI no quería abrumar a los empleados con demasiados cambios al mismo tiempo, pero necesitaba generar una sensación de urgencia. «Tuvimos que animar a un centenar de creadores de contenido a hacer la migración antes del lanzamiento«, explica Strandmark. «No se trataba solo de hacer una campaña de concienciación para CarlsNet; estábamos dando el pistoletazo de salida a una transformación cultural dentro de Carlsberg».
La nueva intranet ofrece ventajas inmediatas
Creado con Microsoft Viva Connections, el nuevo dashboard permite a los empleados de Carlsberg acceder fácilmente a herramientas de trabajo, ver qué hay en el menú de la cafetería o encontrar información clave, entre otras cosas. «Es una experiencia fluida en la que los usuarios raramente tienen que salir de la aplicación. Su capacidad de integración también nos permite añadir un toque personal», afirma Lauridsen.
Para ayudar a los empleados a utilizar las Adaptive Cards, una extensión para personalizar la interfaz de usuario de la intranet, Microsoft organizó diferentes talleres. Estas tarjetas muestran contenidos, herramientas y recursos en el tablero, animándoles a explorar y descubrir noticias y actualizaciones.
«Desde el lanzamiento en septiembre, se ha producido un aumento del 50% en el alcance de las noticias internas a nivel global y un 27% en las visitas a la nueva intranet en comparación con su predecesora», afirma Strandmark.
Los usuarios también pueden encontrar recursos y herramientas que mejoran su experiencia de trabajo, como el equipo editorial, que ha ahorrado tiempo a la hora de editar y cargar contenidos. «La tecnología que estamos utilizando para CarlsNet es algo en lo que podemos basarnos para seguir mejorando la experiencia de los empleados con el fin de retener y atraer el mejor talento», afirma Lauridsen.
