Por: Jared Spataro, vicepresidente corporativo para Microsoft 365.
En las dos semanas desde que nuestro equipo aquí en Puget Sound se movió al trabajo remoto, la lucha contra el COVID-10 se ha intensificado. Muchas personas en países de todo el mundo se mantienen en casa. Y con las escuelas, iglesias, negocios y oficinas cerrados, descubrimos lo que en realidad es estar en casa con nuestra familia todo el tiempo, mientras también tratamos de mantenernos productivos y conectados a nuestros equipos de trabajo. Hay mucho por aprender. Nuestra situación actual ha obligado a nuestro equipo a tomar una nueva visión de todo, desde agendar reuniones a la manera en que manejamos a nuestros equipos, y he escuchado de parte de muchos clientes que hacen lo mismo. Quería compartir con ustedes algunas de las cosas importantes que hemos descubierto hasta el momento como un equipo que es remoto por completo. Espero que encuentren útiles estas reuniones mientras navegan por sus propias experiencias.
Una nota rápida antes de comenzar: Hemos utilizado este espacio para compartir consejos, historias de clientes e información durante el brote del COVID-19. Este texto es a manera de seguimiento al que compartimos hace unos días donde detallábamos consejos para moverse al trabajo remoto con Microsoft Teams. También hemos ofrecido guía para mover en línea eventos en vivo – con detalles sobre utilizar las herramientas de Microsoft así como información de valor de nuestro líder de eventos en Microsoft. Y también hemos compartido consejos para los departamentos de TI y los CISO de parte de los líderes en esas áreas.
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Compartir orientación sobre trabajar desde casa
La mayoría de las organizaciones cuentan con manuales de entrenamiento sobre cómo los empleados deben navegar por su entorno de oficina. Cuando nos movimos al trabajo remoto, nos dimos cuenta de inmediato que los empleados también necesitan orientación para este tipo de trabajo. Muchos de nosotros experimentamos el trabajo remoto por primera vez, y con poco tiempo para prepararnos para el cambio. Nuestro equipo tiene preguntas: ¿Cómo estableces un espacio donde te puedas concentrar? ¿Cómo te mantienes conectado cuando no te puedes reunir en persona? ¿Por qué se siente como que no hay un momento adecuado para tomar un descanso? Agreguen el desafío de los niños o de otros miembros de la familia que sean dependientes en casa – una realidad para muchos de nosotros durante este brote – y es inevitable que algunos empleados vayan a tener dificultades.
Para hacer frente a esta necesidad, la semana pasada distribuimos una guía completa de trabajo desde casa para los empleados. Pensamos que ustedes podrían encontrarla de utilidad, así que creamos una versión para clientes para que la compartan con sus empleados si así lo creen conveniente. Está llena de consejos concretos sobre todo, desde establecer sus estaciones de trabajo físicas y virtuales a mejores prácticas para comunicar disponibilidad a sus compañeros de equipo.
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Manejar reuniones consecutivas
En la oficina, las reuniones consecutivas tienen pausas naturales entre ellas. Está el recorrido por el pasillo, esos primeros momentos en la mesa cuando esperan a que todos lleguen, y la conversación casual que sucede a medida que los compañeros se saludan y se ponen al día de manera rápida. A menudo, muy pocas veces notamos esos pequeños respiros mientras avanza nuestra semana laboral. Luego, cambiamos al trabajo remoto y nos damos cuenta lo mucho que los necesitamos para dar una pausa al ritmo acelerado de un día lleno de reuniones.
¿Cómo se pueden asegurar que ustedes y su equipo se reúnen tan seguido como lo necesitan, pero pueden tomarse un descanso entre reuniones? Invitamos a los empleados a agendar reuniones que concluyan cinco minutos antes del final de la hora o de la media hora. Esto acorta un poco su tiempo juntos pero ayuda mucho para evitar un potencial cansancio laboral debido a reuniones consecutivas ininterrumpidas.
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Crear un espacio para que la gente se desconecte
Cuando trabajamos en el mundo, encontramos maneras diarias de desconectarnos, en ocasiones sin intentarlo. Hacer la cena para la familia, reunirnos con amigos después de una clase de ejercicios posterior al trabajo, o la desconexión diaria en el autobús camino a casa que nos ayuda a separarnos de los eventos del día para poder estar listos para el siguiente. Incluso en la mejor de las circunstancias, desconectarse cuando trabajan de manera remota puede ser un desafío. Para ayudar a nuestros empleados, hemos comenzado a ofrecer sesiones virtuales de meditación a las que se pueden unir cuando necesiten hacerse a un lado del trabajo.
Si optan por hacer lo mismo, a continuación hay algunos consejos prácticos a compartir con empleados que son nuevos en las clases en línea de meditación. Primero, encuentren un espacio callado donde no sean interrumpidos. Luego, pongan su micrófono en silencio para que los otros puedan disfrutar el silencio. Y por último, utilicen su cámara para mirar al líder de sesión ofrecer orientación sobre técnicas de respiración. Una vez que sientan que todo está listo, pueden apagar su cámara para concentrarse por completo en calmar su mente.
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Continuar el impulso de la cultura de equipo
Desde reuniones prácticas a celebrar pequeños hitos, las culturas de equipos saludables dependen de reuniones frecuentes. Con tantos de nosotros que nos hemos movido de pronto al trabajo remoto, es tentador cambiar al modo “sólo lo esencial”, posponer eventos importantes y momentos divertidos por igual hasta que podamos regresar a la normalidad.
Hemos encontrado que cuando sea posible, es mejor mantener la construcción de la cultura de equipo incluso cuando necesiten construirla apartados. ¿Agendaron una fiesta de cumpleaños para un compañero? Entren a una reunión en Teams y disparen los GIF de feliz cumpleaños. ¿Se viene una conferencia grande de ventas en sitio? Comiencen a pensar cómo realizarla de manera virtual en su lugar. Y si hay tiempo para su dinámica trimestral externa de integración de equipo, háganla. Su equipo estará más que listo de compartir ideas y conectar. Las reuniones que ayudan a impulsar la cultura de equipo podrían parecer desafiantes para realizarse por primera vez de manera remota, pero valen el esfuerzo extra para mantener a todos conectados y poder avanzar.
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Practicar habilidades gerenciales clave
Los empleados se apoyan en sus gerentes para revisarlos, aconsejarlos en los cambios, y mostrar curiosidad para ayudarles a resolver problemas y crear. A medida que su equipo navega una nueva manera de trabajar – a la vez que navega una crisis global de salud – necesitan su apoyo como gerentes más que antes. Pero, ¿Cómo pueden manejarlos de manera exitosa cuando trabajan apartados?
Compartimos lo que hemos aprendido sobre gestionar de manera remota en la guía para trabajar desde casa. Esto incluye reforzar la inclusión, revisar seguido, y aconsejar a sus compañeros de equipo para ayudarles a descubrir sus propias mejores prácticas para el trabajo remoto. Cada empleado enfrenta desafíos únicos en este momento, y cada empleado hará frente a esta situación de manera diferente. Como gerentes, es muy importante tratar de entender y reaccionar a sus necesidades individuales tanto como sea posible.
Estas lecciones reflejan algunos de nuestros aportes iniciales después de dos semanas de aprendizaje remoto. Desde agendar reuniones a permitir recesos a manejar equipos remotos de manera efectiva, hemos comenzado a descubrir mucho sobre esta nueva manera de trabajar. Tengo la certeza de que estas lecciones tendrán un valor duradero más allá del brote de COVID-19, a medida que las organizaciones en el mundo continúen con la prioridad en el trabajo remoto. Pero queremos escuchar sobre lo que ustedes y su equipo piensan y sobre lo que han aprendido también. Por favor únanse a la conversación en Enabling Remote Work Community.
