Reducción de costos de operación, niveles de seguridad mejorados, mejor inversión de tiempo en análisis de datos e incremento de productividad. Son algunos de los beneficios que obtuvo el Instituto de Estadística (STATIN) de Jamaica con la implementación de Visual Studio con SQL Server 2008 R2 de Microsoft, y la implementación de uso de tablets con Windows.
El Instituto es el mayor proveedor de estadísticas en Jamaica, bajo el mando del Ministerio de Finanzas y Planeación y es responsables de producir y publicar datos estadísticos de la economía nacional y social. STATIN recolecta, compila, analiza y resume información obtenida de fuentes comerciales, industriales, sociales y económicas, además de los censos de Jamaica.
Los oficiales encargados de las encuestas llevaban consigo los cuestionarios impresos a donde fueran a recolectar datos, para después llevarlas al Instituto, que tenía el problema de lidiar con grandes volúmenes de papel, pues tenían que imprimir las encuestas, que después escaneaban, lo que generaba archivos difíciles de leer y entender, por lo que se pasaba mucho tiempo en correcciones.
Otro gran problema, que también generaba grandes costos, era la dificultad de almacenar el papel, además de que era muy complicado realizar respaldos en caso de incendios o inundaciones, muy comunes en Jamaica. STATIN no podía correr el riesgo de perder información tan estratégica y sensible. El sistema basado en papel y operado de manera manual no era adecuado para las necesidades del Instituto y no podía ser parte de su visión a futuro. La introducción de tecnología, junto con entrenamiento y equipo para el personal, fueron los factores seleccionados para optimizar el desempeño del Instituto.
Para hacer más eficientes las labores del Instituto, se creó el Sistema Electrónico de Recolección de Datos (eDaCS, por sus siglas en inglés) por el equipo de TI en STATIN. Este sistema fue desarrollado con Microsoft Visual Studio y se utilizó Microsoft SQL Server 2008 R2 como motor para las bases de datos, que ayudó a eDaCS a posicionarse como una solución innovadora para recolección de datos, en línea con la visión y objetivos de la organización. Debido a que la aplicación eDaCS funciona en Windows, 30 empleados han sido entrenados para recolectar los datos usando tablets. Esto completa la infraestructura, la cual une a las nueve oficinas que se encuentran a lo largo del país, con la oficina principal en Kingston.
Con la incorporación de tecnología, la organización alcanzó una mayor productividad que antes era imposible debido a los procesos manuales que se utilizaban. Los requerimientos de tiempo se han mejorado de manera considerable, lo que ha aumentado la calidad y exactitud de la información producida y se ha reducido el número de errores.
Por otro lado, tareas diarias como el procesamiento de información y la generación de reportes ahora utilizan menos recursos, que pueden ser reasignados a tareas más importantes, los operadores se enfocan en analizar, lo que ha llevado a grandes mejoras cualitativas. La migración de la información de STATIN a un ambiente electrónico sin papel también ha permitido la posibilidad de respaldar todos los datos, aumentar los niveles de seguridad y evitar muchos de los riesgos relacionados con la vulnerabilidad del papel frente al fuego y las inundaciones.
La solución de Microsoft que involucraba la implementación de Visual Studio, con SQL Server 2008 R2 como motor para la base de datos, y el uso de tablets con Windows, se integró a la perfección con los sistemas y procesos utilizados por STATIN, que ahora es más eficiente, productivo y amigable con el medio ambiente.
