En Brasil, el bufete de abogados Andre Kehdi e Renato Vieira Sociedade de Advogados, aunque pequeño, necesitaba soluciones eficaces para optimizar sus procesos internos. La comunicación, por ejemplo, era uno de los factores principales de la optimización. Además, era indispensable mejorar la movilidad.
Fue entonces que decidieron modernizar las herramientas de Microsoft con las que ya contaban e implementar soluciones nuevas. Eligieron Office 365, que brinda, entre otros beneficios, acceso seguro a los documentos en todo lugar a través de computadoras y dispositivos móviles, y Lync 2010, un recurso que conecta a las personas ubicadas en cualquier lugar por medio de mensajes instantáneos, voz y videoconferencia; asimismo, actualizaron la versión 2007 de Office a la versión 2010. Por último, optaron por cambiar de Windows 7 a Windows 8.
Actualmente, 10 usuarios gozan de los beneficios generados por los recursos implementados, de los cuales los más utilizados son Office 365 y Lync. Este último, por ejemplo, aumentó la productividad gracias a que simplificó la comunicación.
La optimización del servicio de correo electrónico fue otro factor importante del proyecto, ya que ofrece mayor agilidad y puede consultarse a través de smartphones y tabletas, una ventaja que el bufete antes no tenía.
“Con una mayor flexibilidad para realizar las tareas cotidianas, todos están muy satisfechos, al grado de que ya no conciben otra forma de trabajar”, afirma Valter Sellare, administrador de Andre Kehdi e Renato Vieira Advogados.
5 beneficios de Office 365 que disfruta Renato Vieira, de Andre Kehdi e Renato Vieira Advogados.
1. Crear y usar buzones compartidos. Varias personas pueden abrir para leer y responder correos electrónicos. Muy útil en el caso de cuentas tipo info@.
2. Centralización de contactos. Bandejas de email compartidas permiten a varios usuarios tener acceso a los mismos contactos.
3. Acceso remoto a email. Los usuarios pueden acceder a sus emails a través de diferentes dispositivos y afuera de la oficina.
4. Administración a través de smartphones. Es posible tener acceso a documentos desde diversos dispositivos y desde afuera de la oficina. Es posible organizar esos documentos, crear nuevos y colaborar entre varias personas.
5. Personalización de user ID. Si un documento es confidencial se puede configurar para que usuarios selectos tengan o no acceso a él.
