En 2020, el trabajo remoto se convirtió en la norma para la mayoría de las organizaciones en todo el mundo: una tendencia que es probable que continúe en 2021. De hecho, se espera que este año se duplique el porcentaje de trabajadores que trabajen de manera permanente desde casa. Con más de 115 millones de usuarios diarios activos en Microsoft Teams, hemos visto cómo las organizaciones han impulsado en verdad a sus empleados con herramientas de colaboración remota como reuniones en línea, chats y llamadas, y autoría conjunta de documentos en tiempo real. A medida que la colaboración se mantiene como algo crítico para el negocio, ¿Cómo los equipos de operaciones de seguridad y TI pueden habilitar la productividad a la vez que salvaguardan los recursos de la empresa?
La importancia del entrenamiento al usuario final
En muchos sentidos, los usuarios finales tienen la llave para proteger los recursos corporativos porque sus acciones o su falta de acciones, pueden crear incursiones para las amenazas cibernéticas. Es cierto que una estrategia de gobernanza de datos y herramientas de seguridad como gestión de dispositivos o capacidades automatizadas de protección de la información pueden ayudar, pero de manera realista, las operaciones de seguridad no pueden estar involucradas en cada acción que realiza un usuario final. Esto hace del entrenamiento al usuario final un elemento vital en cualquier estrategia de ciberseguridad.
Por ejemplo, entrenar usuarios finales para que utilicen etiquetas de sensibilidad para clasificar el contenido de manera apropiada, puede mejorar la seguridad y el cumplimiento de normas de manera significativa. Muchos de nuestros clientes han desplegado etiquetas de sensibilidad para email y entrenaron a sus usuarios a que marquen emails que contienen información sensible del negocio, para que estos puedan ser restringidos de manera apropiada para audiencias específicas.
En Teams, TI puede habilitar controles de seguridad fáciles de utilizar, como encriptado de datos, prevención ante pérdida de datos y acceso seguro de invitado. Pero para que esos controles funcionen de manera efectiva, los usuarios finales deben ser educados sobre cómo y cuándo utilizar de manera apropiada esas herramientas de seguridad.
Brindar entrenamiento accesible y consumible para el usuario final
Para promover un entorno de trabajo consciente de la seguridad, muchas organizaciones brindan entrenamiento al usuario final a través de un sitio interno dedicado, como una Wiki o una página de Preguntas Frecuentes, y luego amplifican este entrenamiento a través de canales de comunicación o iniciativas organizacionales para reiterar y reforzar una mentalidad de seguridad. Crear un programa efectivo de entrenamiento en seguridad para usuario final puede ser difícil, en especial para los equipos de TI que no tienen la capacidad para hacerlo. El entrenamiento en video de Microsoft Teams es un lugar de gran ayuda para comenzar.
Entrenamiento de Microsoft Teams enfocado en reuniones y colaboración en línea seguras
Con el influjo de la colaboración en línea, estos nuevos recursos de entrenamiento de Microsoft Teams están diseñados para ayudar a cualquier usuario a aprovechar las funciones de seguridad de Teams, y convertirse en usuarios avanzados de Teams. A través del entrenamiento enfocado en seguridad, encontrarán tres tipos de recursos:
A continuación algunos de los temas prácticos cubiertos en estos recursos de entrenamiento:
- Opciones de reunión disponibles para cada creador de reunión para que controlen quién puede unirse de manera directa a la reunión o quién puede presentar su pantalla (tomen en cuenta que algunas opciones por defecto de reunión son establecidas por TI)
- Cómo silenciar asistentes individuales o silenciar a todos los asistentes
- Comprender la función de presentador frente a la función de asistente en la reunión, y cómo ascender / degradar asistentes
- Crear un nuevo Team con una etiqueta de sensibilidad creada por TI, para ayudar a regular la información sensible contenida en el equipo.
- Cómo finalizar una reunión de Teams para todos los asistentes
- Comprender las violaciones a las políticas de chat en Teams, como un mensaje bloqueado debido a que se compartió información sensible del negocio o por violar las políticas internas de la organización.
Pueden descargar y acceder a las guías e infografías para usuario final al final de este texto, mientras que los videos cortos serán publicados en el sitio de entrenamiento en video de Microsoft Teams.
Consejos para utilizar los recursos de entrenamiento de Microsoft Teams
Las guías individuales para usuario final y los videos cortos, son ideales para ser hospedadas en un sitio central de entrenamiento para educar a los usuarios finales sobre cómo utilizar las funciones de Teams. Las infografías ayudan a agrupar funciones relacionadas enfocadas en seguridad, para ayudar a promover una fuerza laboral con consciencia en la seguridad.
Además de hospedar los recursos en un sitio centralizado, el entrenamiento para usuario final es a menudo de más impacto cuando los recursos disponibles o el entrenamiento específico son comunicados por medio de intervalos regulares. Esto hace que continúe el apoyo para promover cualquier sitio y recursos centralizados de entrenamiento, a la vez que se comparte de manera directa un consejo, truco o función útiles.
Si de manera reciente desplegaron Teams o han comenzado a escalar la adopción, las comunicaciones más frecuentes como un email de “Viernes de Funciones” pueden ayudar a conseguir un plan enfocado de entrenamiento. Esto puede ser en especial útil durante un despliegue inicial de Teams, donde la consciencia general sobre cómo usar Teams podría ser limitada. Ayudar a los usuarios finales a comprender cómo usar Teams no sólo impulsa la productividad del negocio, ¡También crea una línea frontal de defensa de la seguridad de usuarios avanzados de Teams!
Para más aprendizaje a profundidad y entrenamiento interactivo, asegúrense de revisar nuestro más reciente entrenamiento en Teams en Microsoft Learn, incluida una ruta de aprendizaje específica sobre cómo aplicar la seguridad, la privacidad y el cumplimiento de normas en Microsoft Teams.
Guías e infografías para usuario final
