Por Jared Spataro, vicepresidente corporativo de Microsoft 365.
Una cosa es segura: el trabajo híbrido es el futuro del trabajo. Las personas quieren mayor flexibilidad y un modelo de trabajo mixto que les otorgue libertad para trabajar cuando y donde les resulte más cómodo. El trabajo híbrido puede ofrecer un futuro que la gente quiere y un futuro que creo que será mejor, aunque eso no significa que la transición a ese futuro no tendrá sus desafíos.
El mes pasado publicamos nuestro primer Informe de Tendencias Laborales anual para ayudar a equipar a todas las organizaciones con los datos necesarios para volver a cablear su modelo operativo para el trabajo híbrido. El estudio descubrió algo crucial: el trabajo a distancia está afectando nuestro bienestar. La sobrecarga digital es real y algo tiene que cambiar.
Nuestro estudio más reciente sobre el cerebro, publicado el día de hoy, muestra que gran parte de esa sobrecarga digital se debe a las reuniones consecutivas sin descansos. Las reuniones consecutivas son estresantes y afectan nuestra capacidad de concentración y participación. Nuestra investigación muestra que, incluso tan sólo un poco de tiempo entre estas reuniones, puede ayudar.
Con esto en mente, hemos formulado un remedio simple y una nueva forma de reflexionar sobre las reuniones, que nos devolverá un poco de nuestro tiempo: tiempo para recargar energías, tomar un vaso de agua o simplemente hacer una transición más tranquila de una reunión a otra.
Crear espacio para hacer una pausa con Outlook
La configuración en Microsoft Outlook hace que sea más fácil y automático crear estos descansos esenciales entre reuniones consecutivas y, como sabemos que una solución no necesariamente sirve para todos, las empresas tienen dos opciones.
Las personas pueden configurar una programación predeterminada para acortar automáticamente sus reuniones programadas.
Y a partir de hoy, nuestros clientes podrán establecer valores predeterminados, aplicables a toda su organización, con los que podrán acortan las reuniones programadas y crear espacio para que todos en la empresa tengan descansos.
La configuración es fácilmente personalizable. Por ejemplo, se puede elegir si la pausa es al principio o al final de las reuniones. También se puede elegir la duración del descanso, que podría ser de cinco minutos antes de todas las reuniones de 30 minutos, o un descanso de 15 minutos después de todas las reuniones de una hora. Una vez que se habilita la configuración, cuando los empleados programan reuniones, la hora de inicio o finalización de la reunión se ajustará automáticamente en función de la configuración individual o de toda la empresa.
Si la función está activada a nivel de empresa, las personas pueden cambiar o personalizar fácilmente la configuración en cualquier momento, para una reunión individual o para todas sus reuniones. Para ayudar a comunicar el cambio, los empleados también verán una notificación cuando programen reuniones, informándoles del cambio en toda la organización.
Esta página de soporte de Outlook proporciona instrucciones para configurar y personalizar dicha función. Para obtener más información sobre esta función y cómo habilitarla para su organización, pueden leer nuestro blog TechCommunity.
Nuevas perspectivas sobre el bienestar personal en Microsoft Teams
Pero nuestros avances para hacer que la experiencia laboral de las personas sea la mejor posible no se detiene ahí. Este mes, también incorporaremos nuevas experiencias de bienestar personal en Microsoft Teams a través de nuestra nueva plataforma de experiencia para empleados, Microsoft Viva.
A principios de este año presentamos Microsoft Viva, la nueva plataforma de experiencia del empleado que reúne comunicaciones, conocimientos, aprendizajes, recursos y perspectivas en las aplicaciones de Microsoft 365 que ustedes utilizan a diario. Creamos esta plataforma para permitir a las personas dar lo mejor de sí mismas en cualquier lugar donde trabajen. A partir de la próxima semana, la aplicación de Viva Insights en Teams ofrecerá las siguientes experiencias nuevas de bienestar:
- La función de reflexión que les ayudará a estar más conscientes de sus emociones y a identificar patrones al paso del tiempo. Estos datos son personales y privados para cada individuo.
- Una función para enviar una felicitación que les permitirá expresar su agradecimiento a sus colegas y programar recordatorios de felicitación para desarrollar el hábito de agradecer.
- Una función para activar viajes virtuales al trabajo que les ayudarán a dar por terminado el día laboral, a prepararse para el día siguiente y a realizar la transición a su tiempo personal con tranquilidad.
Y a finales de este año, una serie cuidadosamente seleccionada de meditaciones guiadas y experiencias de mindfulness de Headspace se integrará en la aplicación de Viva Insights para ayudarles a desconectarse del trabajo en las noches, a relajar la mente antes de una reunión grande o a concentrarse antes de comenzar un proyecto importante.
Son las pequeñas cosas las que marcan una gran diferencia. Esperamos que este estudio les ayude a guiar el camino de su organización hacia el futuro del trabajo híbrido. Por supuesto, tenemos más información por venir. Conforme avanzamos en esta gran transición como sociedad, el establecer cosas como descansos entre reuniones ayudará a reducir la sobrecarga digital y, a su vez, creará mejores resultados y un entorno de trabajo más saludable para su gente y su organización en los próximos años.
