Informe Pulso de las Tendencias del Trabajo
La investigación comprueba que el cerebro necesita descansos
Las nuevas opciones ayudan a definir tiempos de descanso entre las reuniones
Para muchas personas, las videollamadas consecutivas han sido un factor distintivo de la pandemia. En cuanto una conversación termina, otra comienza, y por lo general no hay oportunidad de estirarse, servirse un vaso de agua o simplemente despejar la mente.
En nuestro estudio más reciente sobre la actividad de las ondas cerebrales, los investigadores confirmaron lo que muchas personas han aprendido por experiencia propia: las reuniones virtuales consecutivas son estresantes. Sin embargo, el estudio también presenta un remedio sencillo: descansos cortos.
“Nuestro estudio muestra que los descansos son importantes no solo para sentirnos menos exhaustos al final del día, sino también para mejorar nuestra capacidad de concentrarnos y participar en las reuniones”, comenta Michael Bohan, director ejecutivo del grupo de Ingeniería de Factores Humanos de Microsoft y supervisor del proyecto.
Los ajustes en Microsoft Outlook permiten definir tiempos de descanso esenciales de forma sencilla y automática entre las reuniones consecutivas. Además, puesto que sabemos que cada persona tiene necesidades diferentes, las compañías cuentan con dos opciones. Primero, las personas pueden definir ajustes predeterminados que reduzcan automáticamente la duración de las reuniones programadas. Y segundo, a partir de hoy los clientes pueden definir ajustes predeterminados en toda la compañía que reduzcan la duración de las reuniones y creen espacios de descanso para todos.
“Las reuniones consecutivas, que se han convertido en la norma en los últimos 12 meses, simplemente no son sostenibles”, afirma Jared Spataro, vicepresidente corporativo de Microsoft 365. “Millones de personas en todo el mundo utilizan Outlook y Microsoft Teams, y este pequeño cambio puede ayudar a los clientes a desarrollar nuevas normas culturales que mejoren el bienestar de todos”.
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“En el mundo actual del trabajo híbrido y a distancia, no basta con solo incentivar el autocuidado. Necesitamos innovar y aprovechar la tecnología para ayudar a los empleados a incorporar los descansos tan necesarios en sus rutinas cotidianas” — Kathleen Hogan, directora de Recursos Humanos en Microsoft
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Aquí en Microsoft, debido a que contamos con muchos empleados que ocupan puestos diferentes en todas partes del mundo, estamos exhortando a las personas a que activen el ajuste, siempre y cuando funcione para ellas y su equipo. Y a medida que cambiemos al trabajo híbrido, continuaremos aprendiendo y buscando maneras de mejorar la forma en que trabajamos juntos en este nuevo mundo más digital.
El argumento para los descansos: lo que indican las investigaciones
Conforme la pandemia transformaba las rutinas y elevaba la intensidad digital de las jornadas de trabajo, cientos de investigadores en Microsoft se reunieron para analizar la manera en que el trabajo está cambiando, lo cual generó el volumen de investigación más grande del mundo sobre este tema.
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El cerebro funciona de manera diferente cuando se toman descansos
Darse un tiempo entre las videollamadas evita la acumulación de estrés.
Nuestro estudio más reciente se basa en ese trabajo. El laboratorio Human Factors de Microsoft buscaba encontrar una solución para la fatiga por reuniones, una inquietud urgente en esta nueva era del trabajo híbrido y a distancia. Los investigadores del laboratorio, quienes analizaron cómo interactúan los humanos con la tecnología, pidieron a 14 personas que participarán en videollamadas llevando puesto equipo de encefalograma (EEG) —un gorro que monitorea la actividad eléctrica del cerebro—.
Los 14 voluntarios participaron en dos diferentes sesiones de reuniones. En una sesión asistieron a cuatro reuniones consecutivas de media hora, cada una dedicada a una tarea distinta; por ejemplo, diseñar la distribución de una oficina o elaborar un plan de mercadotecnia. En otra sesión, las cuatro reuniones de media hora se intercalaron con descansos de 10 minutos. Y en vez de entrar inmediatamente a la siguiente reunión, los participantes utilizaron una aplicación de meditación para meditar durante los descansos.
Para asegurar que los datos estuvieran limpios, a todos los participantes que tomaban descansos se les asignó la misma actividad —en este caso, la meditación— con el fin de que los resultados fueran comparables. Las sesiones se llevaron a cabo en dos lunes sucesivos. El primer lunes algunos participantes comenzaron con reuniones consecutivas, mientras que los otros tenían descansos entre cada reunión, y el lunes siguiente cambiaron. También incorporamos a otras personas en las reuniones con los sujetos del estudio para simular un día típico en que se interactúa con varios equipos.
El estudio arrojó tres conclusiones principales.
- Los descansos entre las reuniones permiten al cerebro “restablecerse”, lo que reduce la acumulación de estrés en las reuniones.
Como se ha observado en estudios anteriores, en dos horas de reuniones consecutivas la actividad promedio de las ondas beta (aquellas relacionadas con el estrés) aumentó al paso del tiempo. En otras palabras, el estrés continuó elevándose.
Sin embargo, cuando a los participantes se les dio la oportunidad de meditar durante los descansos, la actividad beta disminuyó, lo que generó un “restablecimiento”. Ese restablecimiento permitió que los participantes comenzarán su siguiente reunión en un estado más relajado. También permitió que el nivel promedio de ondas beta se mantuviera estable a lo largo de las cuatro reuniones, sin acumulación de estrés incluso mientras las cuatro reuniones continuaban.
El antídoto contra la fatiga por reuniones es sencillo: tomar descansos cortos.
- Las reuniones consecutivas pueden reducir la capacidad de concentración y participación.
Cuando los participantes tomaron descansos con meditación, los patrones de ondas cerebrales mostraron niveles positivos de asimetría alfa frontal, lo que se correlaciona con una mayor participación durante la reunión. Sin descansos, los niveles fueron negativos, lo que sugiere que los participantes estaban retraídos, o participaban menos, durante la reunión. Esto demuestra que cuando el cerebro experimenta estrés, es más difícil mantenerse concentrado y participativo.
En resumen, los descansos no solo mejoran nuestro bienestar, sino también nuestra capacidad de hacer un buen trabajo.
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Tomar descansos mejora la participación
Los respiros no solo alivian el estrés, sino que ayudan a mejorar el rendimiento.
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- Las transiciones entre reuniones consecutivas elevan el estrés.
Respecto a los participantes que no tuvieron descansos, los investigadores también observaron que el periodo de transición entre las llamadas ocasionaba que la actividad beta, o los niveles de estrés, se elevaran.
Eso puede deberse a que “[…] se acerca el final de la reunión, pero sabes que tienes otra inmediatamente después, y tendrás que hablar sobre algo diferente y utilizar el cerebro para concentrarte en otra cosa”, explica Bohan.
En esos participantes, la actividad de las ondas beta se volvieron a disparar cuando inició la nueva reunión. En contraste, cuando las personas tomar descansos con meditación, el aumento de la actividad beta disminuyó entre cada reunión, y el aumento al inicio de la siguiente reunión fue mucho más lento y gradual.
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Pasar directamente de una reunión a otra puede causar picos de estrés
Tomar descansos entre las conversaciones reduce ese estrés.
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Conclusión: los descansos, aún los cortos, son importantes para que la transición de una reunión a otra sea menos estresante.
“Lo que hace que este estudio sea tan relevante es que nos permite visualizar de forma eficaz lo que las personas experimentan fenomenológicamente por dentro”, afirma Bohan. “No es una abstracción, sino todo lo contrario. Es una expresión científica del estrés y de la fatiga que sienten las personas durante las reuniones consecutivas”.
Cómo adaptamos productos —y prácticas—
Estos resultados nos ayudaron a incorporar nuevas funciones en Outlook que permiten a las personas o a las organizaciones definir ajustes predeterminados que recortan cinco, 10 o 15 minutos de las reuniones en Microsoft Teams para tomar descansos entre las conversaciones.
Por ejemplo, una persona o una compañía puede decidir iniciar las reuniones cinco minutos después de la hora o de la media hora para que las reuniones de seguimiento de 30 minutos se reduzcan a 25 minutos y las conversaciones de una hora se reduzcan a 55 minutos. Eso significa que una reunión de media hora que hubiera comenzado a las 11 a.m. se convertirá en una reunión de 25 minutos que iniciará a las 11:05 a.m.
No son solo las investigaciones sobre el cerebro las que recomiendan este cambio. La sobrecarga digital se ha convertido en un problema urgente en la nueva era del trabajo híbrido y a distancia. En el Work Trend Index (Índice de tendencias laborales) 2021 de Microsoft, publicado en marzo, el 54 % de los participantes afirmaron que sienten que trabajan en exceso, mientras que el 39 % manifestó que se siente totalmente agotado.
A lo largo del último año hemos presentado varias capacidades nuevas que promueven el bienestar en estos tiempos de cambios rápidos. El modo Juntos en Microsoft Teams ayuda a combatir la fatiga por reuniones; los viajes virtuales al trabajo ayudan a redefinir los límites entre el trabajo y la casa, y una próxima integración de Headspace en la aplicación de Microsoft Viva Insights promueve la concentración. Este nuevo ajuste en Outlook es el paso siguiente en nuestro camino hacia el bienestar, con mucho más por venir.
Una última observación: Si utilizan el nuevo ajuste en Outlook para definir tiempos de descanso entre las reuniones, consideren alejarse de su computadora. “No dediquen esos cinco o 10 minutos a trabajar”, comenta Bohan. “Recobren el aliento y tomen un descanso lejos de su pantalla”.
Estrategias para descansar mejor —y combatir la fatiga por reuniones.
Porque sabemos que hacer tiempo para descansar es más difícil de lo que parece, hemos recopilado algunos consejos respaldados por las investigaciones para tomar descansos, aprovechar los momentos de respiro y tener reuniones más eficaces y energizantes.
Modifiquen sus hábitos. Aunque se sientan más productivos teniendo reuniones consecutivas, las investigaciones demuestran lo contrario. Consideren los descansos lejos de su computadora como una parte esencial de su día laboral.
Busquen actividades que relajen su mente. La meditación es una buena manera de relajarse y recuperarse entre las reuniones, pero otros estudios muestran que las actividades físicas como caminar también son benéficas. Los estudios anteriores de Microsoft sugieren que hacer garabatos o leer algo ameno también aporta beneficios. “Puede ser cualquier cosa que aparte su atención del trabajo y la enfoque en algo relajante”, menciona Bohan. Eso los hará sentirse renovados y recuperados para comenzar la siguiente reunión.
Consideren otros medios de comunicación que les permitan tomar de descansos. Antes de programar una videollamada, hagan una pausa y pregúntense: ¿Realmente necesitamos reunirnos para hablar de este tema? Los temas más dinámicos, creativos y emocionales quizás requieran una reunión, pero el seguimiento de actividades o los temas informativos pueden abordarse a través de la colaboración en documentos, de un canal de Teams o del correo electrónico. Otras tareas sencillas pueden comentarse en el chat. Más información.
Tengan reuniones más estructuradas. Las mejores reuniones —y generalmente las más cortas— son aquellas que están más estructuradas. Las mejores prácticas como elaborar y enviar un programa antes de la reunión, pensar en los asistentes, comenzar y terminar a tiempo y hacer un resumen en los últimos cinco minutos les ayudará a cumplir sus objetivos en menos tiempo. Más información.
Mantengan a los asistentes motivados y animados. En las reuniones virtuales puede ser complicado opinar a distancia. Las funciones como Levantar la mano, Whiteboard y Salas virtuales en Microsoft Teams son excelentes maneras de utilizar la tecnología para entablar conversaciones más creativas y estratégicas.
Metodología del estudio
El estudio se condujo del 8 al 18 marzo de 2021 en el laboratorio Human Factors de Microsoft entre 14 personas que participaron en videollamadas llevando puesto equipo de electroencefalograma (EEG) para monitorear la actividad eléctrica en su cerebro. Los participantes consistieron en empleados de Microsoft y de otras empresas que son trabajadores de la información en Estados Unidos y que por lo general trabajan a distancia. Los voluntarios participaron en dos bloques de sesiones de reuniones. En la primera sesión, la mitad de los participantes asistieron a una serie de cuatro reuniones consecutivas de media hora (dos horas continuas), cada una dedicada a una tarea distinta (por ejemplo, diseñar la distribución de una oficina o elaborar un plan de mercadotecnia). Para la otra mitad, las cuatro reuniones de media hora se intercalaron con descansos de 10 minutos, durante los cuales los participaron meditaron con la aplicación de Headspace. La semana siguiente los grupos se intercambiaron: los que habían asistido a reuniones consecutivas tuvieron descansos, y viceversa. Entre tres y cuatro voluntarios adicionales sin equipo de EEG participaron en cada reunión de 30 minutos para crear una variable de asistentes que colaboraron en las tareas asignadas.
