Nuevas herramientas pueden ayudar a impulsar el bienestar y aligerar el estrés inesperado de trabajar desde casa

A seis meses del inicio de la pandemia, trabajar en casa se ha vuelto una rutina para muchas personas, pero viene con un costo. Para Kamal Janardhan, es la pérdida de los descansos vespertinos para tomar té en los que conversaba con sus colegas. Para Shamsi Iqbal, es la falta de tiempo para concentrarse entre interminables videollamadas y las labores parentales. Para Charles Morris, es el difuminado de los límites entre el trabajo, el hogar y la familia.

Los tres empleados de Microsoft: una líder de ingeniería, una investigadora y un líder de RH, se sienten afortunados de poder trabajar de manera remota. Como expertos en bienestar en el lugar de trabajo, también hacen frente al estrés universal que este puede causar. De manera colectiva, enseñan contemplación, investigan cuestiones de productividad y aprenden sorprendente información de valor, como el hecho de que los traslados de la gente, llenos de tránsito, previos a la pandemia, eran en realidad beneficiosos.

Durante Microsoft Ignite, la empresa anunció nuevas funciones en Microsoft Teams y Outlook para ayudar a la gente alrededor del mundo con su bienestar y su productividad. Las funciones incluyen una experiencia virtual de traslado para mejores transiciones entre la vida laboral y la vida del hogar, y una integración con Headspace, un líder global en contemplación y meditación.

También incluirán herramientas para ayudar a la gente a conectar de manera más sencilla con sus colegas, agendar tiempo para trabajo enfocado y recesos, y ver información de valor y patrones personalizados para individuos, gerentes y líderes.

“La tecnología no solo ha jugado un papel fundamental en ayudar a la gente a trabajar de manera remota y mantenerse productivos, también ha probado ser una parte esencial para preservar y crear bienestar”, comentó Janardhan, gerente general de MyAnalytics y Workplace Analytics, las plataformas de información de valor impulsada por datos que está detrás de estas nuevas funciones.

“En Microsoft tenemos la responsabilidad de ayudar a las empresas a fomentar el bienestar y la contemplación para sus empleados, para que estén tejidos en su día y no en un pensamiento posterior. Cuando te centras en el bienestar y en llevar la contemplación a todos los niveles, puede cambiar todo el negocio. Puede cambiar los resultados del negocio y la manera en que los empleados se sienten”.

Las funciones fueron diseñadas para ayudar a las personas a superar los desafíos del trabajo remoto, detallados en diferentes estudios de Microsoft. Un estudio encontró que las personas trabajan después de su horario laboral, y en fines de semana, de manera más frecuente en casa de lo que hacían en la oficina. Otro estudio encontró que el trabajo remoto lleva a más estrés y fatiga mental, debido a las reuniones en video, el aislamiento y la sensación de siempre “estar conectados”.

“Estamos en este modo donde los límites entre el trabajo y el hogar se han disuelto y todo es una gran sopa, que puede llevar a un estado constante de una parte para trabajar, otra parte para cuidar su vida personal, otra parte de cuidarnos a nosotros. Y tendemos a no hacerlo bien cuando hacemos varias cosas a la vez”, comentó Morris, director de recursos humanos en Microsoft que enseña cursos de contemplación y meditación.

La experiencia virtual de traslado en Teams, ayudará a crear los límites y estructura que alguna vez brindaron los traslados físicos. Agendar un “traslado” para el inicio del día laboral significa apartar tiempo para prepararse para el trabajo, ya sea dar una caminata o planear tareas con una taza de café. Los traslados del final de día pueden ser personalizados con indicaciones para reflejar algo de manera emocional, celebrar logros, añadir tareas a una lista de pendientes para realizar después, y meditar con Headspace para desconectarse por completo.

Esta función toma inspiración de una investigación realizada por Iqbal y sus colegas, que han estudiado la importancia de tomar descansos en el trabajo y del “desapego y reconexión al lugar de trabajo” como parte del grupo de Microsoft Research. Los traslados brindan bloques de tiempo ininterrumpido para hacer la transición mental de y hacia el trabajo, un aspecto importante del bienestar y la productividad, comentó Iqbal, investigadora principal en Microsoft Research AI.

“La gente dirá: ‘Estoy feliz de ya no hacer traslados, ahorro tiempo’”, comentó. Pero sin una rutina para alistarse y luego desconectarse del trabajo, “terminan exhaustos a nivel emocional al final del día”.

“Hay una noción de homeostasis emocional que sugiere que las personas no pueden trabajar con una concentración elevada por largos periodos de tiempo”, comentó Iqbal, quien se especializa en ayudar a las personas a manejar la atención mientras realizan varias tareas a la vez.

“Para tener una productividad sostenida, necesitas desconectarte y recargar tu energía, por lo cual es tan importante la desconexión en la prevención del agotamiento”.

La experiencia virtual de traslado se distribuirá en la primera mitad de 2021.

La integración con Headspace también se lanzará en 2021, cuando las personas puedan agendar tiempo recurrente para meditar desde Teams durante su traslado virtual agendado, o en cualquier momento durante su día de trabajo, ya sea antes de una reunión importante o para concentrarse antes de comenzar un proyecto importante.

“Estamos emocionados de trabajar con Microsoft para llevar más contemplación a los días de las personas de todo el mundo”, comentó Megan Jones Bell, jefa de estrategia y directora de ciencias en Headspace, cuya aplicación y su contenido en línea son utilizados por más de 65 millones de personas en 190 países. “Esperamos que al llegar a la gente en donde trabajan, podamos motivar la priorización del bienestar y la integración de rutinas de salud mental en cada una de las 24 horas del día”.

Las meditaciones de Headspace han sido validadas de manera clínica para reducir el estrés, mejorar la concentración e incrementar la resiliencia. Las sesiones pueden ser desde 10 minutos al día para que la gente reciba los beneficios de llevar conciencia al presente.

“La contemplación es una útil manera de alejarse de las charlas internas ansiosas que podríamos sentir como resultado de situaciones estresantes”, mencionó Jonas Bell. “En esencia, se trata de un botón de pausa interno que nos permite salir de la trampa del ajetreo y prestarnos atención a nosotros mismos”.

Microsoft, que da a sus empleados descuentos y reembolsos para utilizar Headspace como uno de los muchos programas de contemplación y meditación, será el “sujeto de prueba” para las nuevas experiencias de Headspace y de traslado virtual en Teams.

A partir de octubre de 2020, la gente verá información de valor personal de productividad en Teams, con las nuevas experiencias Stay Connected y Protect Time, que ayudan a fortalecer los lazos y a agendar tiempo para trabajo concentrado y recesos. Emails con un resumen de parte de Cortana, entregados en Outlook al inicio del día, estarán disponibles con información de valor de productividad y acciones recomendadas similares.

Stay Connected presentará de manera inteligente a los principales colaboradores que tal vez necesiten de un seguimiento e incluye documentos y correos relacionados. También facilitará agendar reuniones relacionadas con el trabajo, diversión o bienestar, o las tres.

“Una de las pérdidas más grandes con el trabajo remoto son esas conexiones humanas al inicio de las reuniones, los recesos para tomar café y tomar juntos el almuerzo”, comentó Janardhan.

Su equipo bromeaba sobre tener chaquetas y zapatos resistentes en la oficina para sus reuniones uno a uno de largas caminatas que ocurrieron en todo tipo de climas.

“Ahora nos extrañamos y hemos comenzado a pensar que deberíamos hacer las reuniones con caminata juntos, en las que caminemos separados, pero juntos”, mencionó. “Desde ahí, pensamos, ¿Qué tal que meditamos o realizamos estiramientos juntos?

Protect Time ayudará a los usuarios a apartar tiempo para trabajo concentrado, recesos y compromisos personales: antes de que el calendario se llene de reuniones. Está basado en la información que brinda MyAnalytics, el cual Iqbal comenzó a usar de manera reciente para bloquear “tiempo de concentración” después de un día de reuniones que fue en particular cansado.

“Fue increíble”, comentó. “En verdad necesitaba proteger mi calendario para hacer mi trabajo”.

Ella y su equipo ahora estudian el impacto de diferentes tipos de recesos, una práctica que hace en casa para comer el almuerzo con sus dos energéticos niños, ayudarles con la escuela, montar bicicleta con ellos, y hacer su trabajo.

“En esencia, diseñas tu día para que no sea sólo trabajo”, comentó Iqbal. “Añades variedad al salir a dar una caminata, escuchar música, revisar tus redes o pasar el tiempo con la familia. Haces esos periodos de trabajo más eficientes, porque sabes que tienes tiempo dedicado que te esperan, en términos de un receso”.

El bienestar de los empleados requiere del soporte y el entendimiento de la organización, por lo cual Microsoft también lleva a Teams información de valor para gerentes y líderes. Con el inicio de su distribución en octubre de este año, la vista agregada les ayudará a conocer si los equipos y los empleados podrían estar en riesgo de sufrir agotamiento por trabajar largas horas, si mantienen sus conexiones importantes entre ellos y con los clientes, y si progresan en el trabajo.

El tablero brindará acciones recomendadas, basadas en investigaciones para ayudar a gerentes y líderes a facilitar el bienestar. Instalar la nueva aplicación Insights en Teams permitirá a la gente ver las nuevas funciones.

“Se reconoce que el bienestar de los empleados es importante y que es un catalizador para la productividad”, comentó Barbie Stafford, directora de mercadotecnia de Microsoft 365.

“El bienestar tiene que permear a través de todos los niveles de una organización, así que es importante llevar esa información de valor no sólo a los individuos, sino también a los gerentes y líderes que nos impulsarán hacia esta nueva manera de trabajar”.

Imagen principal: Kamal Janardhan comienza su día de trabajo con una rutina de contemplación en un parque vecino en Redmond, Washington. (Foto por Dan DeLong)

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