Por: Nicole Herskowitz, gerente general de Microsoft Teams.
El cambio al trabajo a distancia en los últimos 18 meses ha sido uno de los más importante en la cultura laboral desde la Revolución Industrial. Para entender la manera en que esto ha afectado a nuestros clientes y a los empleados de Microsoft, hemos seguimos conduciendo estudios y encuestas internas periódicamente.En nuestro reciente Índice de Tendencias Laborales, los datos muestran que en un año en el que mandamos a 160 mil personas a trabajar desde casa y contratamos a distancia a 25 mil empleados nuevos, el porcentaje de personas que reportan sentirse incluidas en Microsoft ha alcanzado un máximo histórico de 90%.
Sin embargo, no hay garantía de que esta tendencia se mantenga en el mundo cada vez más complejo del trabajo híbrido. Para empezar, las expectativas de los empleados han cambiado. El Índice de Tendencias Laborales del año pasado muestra que el 73% de los empleados desean tener la opción de continuar trabajando a distancia, mientras que el 67% desea participar de manera más presencial. La paradoja híbrida es nuestra nueva normalidad, y la capacidad de trabajar juntos físicamente presentará desafíos para los que no estamos preparados.
Mientras que los empleados comienzan a adaptarse a una rutina en la que dividen el tiempo entre el trabajo presencial y a distancia, la mayoría de las organizaciones no están preparadas. El trabajo híbrido es difícil. Los asistentes a distancia se sienten invisibles e ignorados. Los asistentes presenciales desean ser inclusivos, pero no cuentan con el equipo para conducir reuniones híbridas eficaces. Un ejemplo contundente: las salas de conferencia, que son los lugares donde se llevarán a cabo la mayoría de las reuniones híbridas, no cuentan con el hardware, software ni mobiliario adecuados para conducir reuniones híbridas eficaces. De acuerdo con Frost and Sullivan, de los más de 90 millones de salas de conferencia a nivel mundial, menos del 7.8% están equipadas con video, lo que genera una mala experiencia para los asistentes a distancia.
Al igual que ustedes, nosotros seguimos aprendiendo, pero, con base en nuestra experiencia, las reuniones híbridas son fundamentales para construir una cultura laboral exitosa. Cuando se llevan a cabo de manera correcta, las reuniones híbridas ayudan a que todos se sientan incluidos y proporcionan el ambiente y las herramientas para una mejor conexión, colaboración y productividad. Hemos identificado tres prácticas que la mayoría de las organizaciones pueden aplicar para conducir reuniones inclusivas y formar bases sólidas para una cultura laboral flexible:
- Audio: Para asegurar que todos se escuchen al hablar, utilicen un altavoz certificado por Microsoft Teams cuando la sala no cuente con un sistema de audio y video centralizado. (Consulten nuestra guía de TI sobre tecnología esencial).
- Lleven su portátil: Cuando acudan físicamente, lleven su portátil y únanse a la reunión con la cámara encendida y con el micrófono y sonido apagados. Todos pueden participar a través de chats, reacciones en tiempo real y alzar la mano, los cuales se han convertido en elementos estándares de las reuniones.
- Colaboren: Asignen un moderador para cada reunión híbrida. Este facilitará la participación y colaboración de todos los asistentes, ya que moderará el chat, alzar la mano y el contenido de la reunión que se comparta durante la reunión en Teams.
A medida que todos continuamos aprendiendo y compartiendo guías prácticas en este nuevo mundo del trabajo, Microsoft sigue comprometido a invertir en la innovación híbrida. Veamos las funciones más recientes en Microsoft Teams y Office diseñadas para satisfacer las diferentes necesidades y estilos de trabajo de los empleados, sin importar dónde trabajen.
Un espacio físico en la oficina diseñado para todos, no solo para los asistentes en persona
En junio, anunciamos funciones nuevas diseñadas para apoyar las reuniones híbridas inclusivas, tales como Primera fila en las Salas de Teams, una renovada experiencia de Teams en Surface Hub, y un Microsoft Whiteboard mejorado que optimiza la colaboración visual, ya sea que los asistentes estén físicamente juntos o no en la sala. Hoy anunciamos la siguiente ola en innovaciones a las Salas de Teams con una nueva categoría de cámaras inteligentes. Esta nueva categoría de cámaras inteligentes consiste en tres tecnologías únicas:
- Seguimiento activo del hablante impulsado por IA, que permite a las cámaras dentro de la sala utilizar audio, movimientos faciales y gestos para identificar a la persona que se encuentra hablando, además de realizar acercamientos para una perspectiva más amplia.
- Transmisiones múltiples de video, que permiten colocar a los participantes dentro de la sala en su propia ventana de video.
- Reconocimiento de personas, que identificará y mostrará el nombre de perfil de los usuarios inscritos dentro de su ventana de video.
Cuando las cámaras inteligentes se sincronizan con la vista Dinámica en Teams, se crean experiencias de reunión más equitativas, en las cuales todos se sienten vistos y representados. Conforme las personas se unen a la reunión, Teams ajusta automáticamente varios elementos para que los participantes a distancia vean la sala y el contenido con facilidad. Gracias a nuestras alianzas con socios líderes en la industria como Jabra, Neat, Poly y Yealink, estas funciones estarán disponibles para los OEM en los próximos meses y se distribuirán a manera de actualizaciones a lo largo del próximo año. Conozcan más en nuestro blog de Tech Community.
Con el fin de ayudar a que las personas en las salas de reunión contribuyan de forma más dinámica, hemos actualizado el modo Acompañante en Teams móvil para que los asistentes en la sala accedan rápidamente a las funciones de participación como chat, reacciones en tiempo real y Microsoft Whiteboard. Asimismo, hemos simplificado el acceso a los controles de la reunión y del dispositivo, como la capacidad de unirse a una reunión, proyectar una presentación de PowerPoint, silenciar la sala, encender y apagar las cámaras de la sala, y mucho más. La nueva experiencia del modo Acompañante estará disponible en los próximos meses.
También será más fácil planear y colaborar en las reuniones. Las nuevas funciones en Outlook capturan información sobre cuándo y dónde se encuentran trabajando los integrantes del equipo y cómo se unirán a las reuniones. El nuevo diseño de Horas de trabajo les permitirá incluir información sobre su horario laboral directamente en su calendario para que otros sepan cuándo y dónde estarán trabajando. La nueva función RSVP permite a las personas confirmar si asistirán a la reunión en persona o en línea, a fin de que los organizadores reserven una sala con equipo de videoconferencia o lleven un altavoz. Las nuevas experiencias de trabajo híbrido en Outlook comenzarán a distribuirse a principios del próximo año.
La nueva experiencia de escritorio compartido en los dispositivos Microsoft Teams permite a las personas ubicar y reservar espacios de trabajo flexibles en la oficina. Las personas pueden reservar un espacio desde el dispositivo o a través de Outlook o Teams y acceder a su calendario, chats, reuniones y más en Teams. Las pantallas de Microsoft Teams se pueden utilizar como un dispositivo independiente o como una segunda pantalla cuando se comparta un escritorio. Al salir de la sesión, toda la información personal se eliminará del dispositivo. Esta experiencia estará disponible en Lenovo ThinkSmart View a finales del 2021.
Reuniones a distancia tan eficaces como las presenciales
Nos comprometemos a crear nuevas maneras de trabajar. Vislumbramos un futuro que nos libere de las reuniones programadas, que asegure que todos los usuarios tengan más opciones y flexibilidad y que permita a los presentadores dar lo mejor de sí mismos. Desde avatares expresivos hasta reuniones inmersivas, queremos que todos los usuarios estén ahí, juntos.
Antes, muchos optaban por ir a la oficina para realizar una presentación importante, pero estamos invirtiendo para que las presentaciones a distancia sean eficaces e inmersivas. Las presentaciones híbridas no solo se limitan a ofrecer contenido, sino también a motivar al público con señales sociales no verbales como gestos y reacciones faciales. Cameo es una nueva experiencia en PowerPoint que integra la transmisión de la cámara de Teams en la presentación, lo que permite al presentador elegir cómo y dónde desea aparecer en las diapositivas, y ofrece recomendaciones para una vista óptima. Cuando llegue el momento de presentar, utilicen PowerPoint Live en Teams para una presentación a distancia inmersiva. Cameo comenzará a distribuirse a principios del 2022.
Para crear una cultura de trabajo híbrido inclusiva, en la cual todas las voces se escuchen, el Asesor del presentador en Microsoft Teams utiliza la IA para informar en privado al presentador sobre el ritmo de la presentación, notificarle si está interrumpiendo a alguien y recordarle que se comunique con su público. El Asesor del presentador estará disponible a principios del 2022.
Nuestras nuevas Correcciones de iluminación automáticas les ayudarán a verse bien durante las videollamadas en los lugares con poca iluminación. Las Correcciones de iluminación estarán disponibles en los próximos meses.
Liberen espacio en el escritorio de su casa o la oficina y obtengan un sonido claro con el nuevo Logi Dock. Esta estación de acoplamiento cuenta con manos libres integrado y controles táctiles diseñados para funcionar con Teams. Con solo tocar un botón, pueden unirse a las reuniones de Teams, ajustar el sonido y mucho más. Logi Dock estará disponible en los próximos meses.
Manténganse en el flujo del trabajo con Teams
La flexibilidad significa que, independientemente del lugar donde trabajen, estarán conectados a sus colegas y su trabajo. Las innovaciones más recientes en Teams reúnen sus aplicaciones y experiencias favoritas para ayudarles a mantenerse eficientes, concentrados y conectados en el trabajo híbrido.
Con la llegada de Teams a Apple CarPlay este mes, ahora pueden unirse a las reuniones en Teams y hacer llamadas manos libres mientras conducen con Siri.
Microsoft Viva incorpora comunicación, conocimientos, perspectivas y aprendizaje directamente en el flujo del trabajo. Con Viva Connections, pueden mantenerse informados sobre las noticias y recursos de la compañía directamente desde Teams. Pueden encontrar anuncios personalizados, conversaciones de la compañía y un tablero de recursos para realizar acciones comunes, como presentar un informe de salud o reportes de gastos. La aplicación móvil de Viva Connections estará disponible en versión preliminar publica en las próximas semanas.
El uso de aplicaciones en las reuniones de Teams mejora la interacción en tiempo real y crea una colaboración más motivante y productiva. Ahora pueden compartir e interactuar con el contenido de las aplicaciones en la reunión, lo que permite escenarios como resolución de problemas en tiempo real y lluvia de ideas. Comiencen con las aplicaciones Miro, MURAL, LucidSpark y Freehand, con muchas más por venir. Conozcan más en el blog de Tech Community.
El cambio al trabajo híbrido es emocionante, pero implicará un desafío para cada líder y cada organización. Las organizaciones que se adapten al cambio e incorporen flexibilidad en sus modelos operativos crearán un ambiente laboral mejor y más inclusivo. En Microsoft, estamos comprometidos a construir una cultura del trabajo híbrido en la cual predomine la flexibilidad para brindar a nuestros clientes y empleados la posibilidad de trabajar en cualquier lugar y momento y tomar el control de su desarrollo y bienestar personal. Al igual que ustedes, nosotros estamos aprendiendo a navegar por el cambio en tiempo real. Juntos, crearemos una nueva era del trabajo híbrido, en la cual los empleados se sientan incluidos y valorados y las empresas mejoren su desempeño.
