A un año de uso del conjunto de novedosos servicios en la nube de Microsoft, los resultados son notables y han ayudado a hacer de este reconocido centro de salud de Caracas una empresa más ágil, moderna y enmarcada en la tendencia actual de la movilidad.
Caracas, especial, abril 2015.- A escasos meses de renovación del licenciamiento del software de correo existente, la unidad de Tecnología de la clínica Sanatrix propuso la migración a Office 365, luego de detectar las principales trabas en la comunicación dentro de la empresa, que generaban retraso en la gestión organizacional y demandaban pronta solución.
Entre estas debilidades, era urgente atender la limitada capacidad de almacenamiento en los buzones de correo electrónico y la necesidad de contar con respaldo externo de documentos.
La clínica Sanatrix es una de las instituciones de salud privada más reconocidas de Caracas. Fue fundada en 1958 por dos jóvenes médicos, Arturo Bertolani Zucchi y Manuel Palacios González, quienes deciden emprender la más importante empresa de sus vidas.
En la actualidad, ofrece 56 especialidades médicas, 15 servicios clínicos y 55 habitaciones hospitalarias, así como unidades de emergencia y terapia intensiva. La conforman 850 personas, de las cuales 380 corresponden a personal administrativo.
“La limitada capacidad de los buzones de correo electrónico era un verdadero problema”, comentó Jean Paul Zerpa Serrano, gerente de Tecnología de la clínica Sanatrix.
Explicó que, debido a las constantes quejas de los usuarios respecto al insuficiente almacenamiento, la unidad de Tecnología tenía que descargar y limpiar diariamente, una a una, las cuentas de correo, lo que impactaba de forma negativa las horas hombre de este departamento, tomando en cuenta el tiempo que había que dedicarle a 380 cuentas activas.
El segundo punto en observación era que la institución no contaba con respaldo externo de documentos. Este aspecto, sumado a la urgencia de contar con una plataforma de correos más robusta, impulsó a la clínica a convocar a distintos proveedores para que mostraran sus propuestas.
“Microsoft nos presentó la mejor oferta de valor, era muy accesible y nos brindaba una atractiva relación costo-beneficio”, fue la conclusión de Zerpa, tras asistir a una presentación de Office 365 a cargo de Orion Consultores, socio de negocio de Microsoft Venezuela.
Fue así como se decidió la migración a Office 365. A un año de uso de este conjunto de novedosos servicios de Microsoft, los resultados son notables y han ayudado a hacer de la clínica Sanatrix una empresa más ágil, moderna y enmarcada en la tendencia actual de la movilidad a través de la nube, reportando beneficios a sus trabajadores y médicos accionistas, quienes también son clientes, proveedores y dueños de la institución.
Conexión 24/7
El licenciamiento unificado en la suite de oficina -anteriormente se manejaban distintas aplicaciones y solamente 50 usuarios tenían Office-, así como la integración del servicio en múltiples dispositivos, se encuentran entre las ventajas más fuertes de Office 365, a juicio de Zerpa.
Al respecto, agregó que Microsoft Exchange Online les permite estar conectados en todo momento y en cualquier lugar, condición indispensable por la naturaleza de trabajo de una clínica, que opera en horario permanente las 24 horas.
“En la unidad de Tecnología somos proveedores internos, por lo que debemos estar en servicio al mismo ritmo de la clínica. En este sentido, el cambio hacia la nube de Microsoft ha sido muy positivo”, comentó.
Asimismo, la seguridad y confiabilidad en la nueva plataforma de correos constituyen pilares del cambio: la comunicación está encriptada y cada quien restablece su contraseña. “Solo contar con el respaldo de Microsoft como servidor de correo es una garantía de éxito. En este primer año de uso de Office 365 no hemos levantado el primer ticket de soporte por incidencias en la plataforma”, apuntó.
En cuanto a Lync, les posibilita el uso compartido de escritorio y les ayuda a simplificar la colaboración en grupo, lo que se ha traducido en ahorro de tiempo y mayor productividad para la empresa.
Para Zerpa, los beneficios del uso de SharePoint en los últimos siete meses también forman parte importante de las fortalezas Office 365.
El portal de Intranet de la clínica comenzó a ser utilizado en una primera fase por la unidad de Tecnología, permitiéndoles el acceso compartido, incluso desde los celulares con Office Mobile, a los manuales de soporte e instructivos para atender a los usuarios a cualquier hora.
El uso del sitio corporativo ha sido extendido al departamento de Recursos Humanos, de manera que todos los empleados puedan obtener documentos, información y los formatos que son de interés para la comunidad interna.
“Incluso, desde el punto de vista administrativo, SharePoint también hace posible compartir carpetas con las compañías de seguro y así podemos visualizar en línea los expedientes de casos especiales”, agregó.
Calidad empresarial
Con Office 365 la empresa moderna puede estar en cualquier lugar y operativa en todo momento, como es el caso de la clínica Sanatrix, por medio del uso de herramientas que promueven la movilidad en distintos dispositivos y la colaboración en línea sin comprometer la seguridad de los datos.
Office 365 tiene un plan adaptable a cada empresa, siempre se mantiene actualizado y con disponibilidad en la nube de 99%, ofreciendo la oportunidad de eliminar la carga de administración y mantenimiento de sistemas empresariales y disfrutar de sus ventajas con seguridad.
Los servicios de Office 365 adquiridos por la clínica Sanatrix incluyen:
- Migración de su plataforma a Office 365, utilizando la solución de colaboración Exchange Online.
- Correo electrónico empresarial con calendarios de uso compartido, mensajería unificada y correo electrónico móvil.
- Lync Online: conferencias de audio y video de PC a PC y para crear reuniones en línea con uso compartido del escritorio.
- SharePoint Online: permite crear sitios para compartir documentos e información con colegas y clientes, extranet para compartir archivos de gran tamaño y acceso sin conexión a documentos a través de espacios de trabajo.
- Uso de Office Profesional para los usuarios de las licencias
Además, la capacidad de sincronizar archivos con la nube como estrategia para proteger datos de los usuarios.
Transición impecable
En cuanto a la fase de implementación, Jean Paul Zerpa Serrano, gerente de Tecnología de clínica Sanatrix, dijo que la rapidez y pulcritud de la ejecución “me dejaron muy asombrado”.
“La efectividad y limpieza de la transición hacia Office 365, a cargo de Orion Consultores, fueron tan estrictas que no se perdió ningún correo, el cronograma de trabajo culminó antes de lo esperado –menos de 30 días-, y los usuarios no llegaron a notar cambios bruscos en la migración”, comentó.
El próximo proyecto de nube de la clínica Sanatrix con Microsoft apunta a la expansión del data center a nube híbrida con Microsoft Azure.
