Urząd Miasta Szczecin potrzebował rozwiązania, które pozwoliłoby na efektywne zarządzanie wydatkami i wpływami, a także umożliwiło pracownikom łatwe przeglądanie i analizowanie kontrolowanych kosztów i aktywności. Poszukiwano systemu, który usprawniłby kluczowe obszary działalności instytucji (jak np. finanse i rachunkowość, kadry i płace, środki trwałe i magazyny czy obsługa funduszy unijnych) oraz pozwolił na integrację danych o mieszkańcach w jednym miejscu. Co więcej, urzędowi zależało na tym, aby rozwiązanie było elastyczne i mogło w szybki, łatwy i bezproblemowy sposób zintegrować się z dotychczas używanymi systemami, takimi jak strony internetowe, wewnętrzne systemy informacyjne, rozwiązania informatyczne używane w jednostkach podległych, system obsługi korespondencji czy pakiet biurowy. Ważna była także intuicyjność obsługi rozwiązania, aby pracownicy poruszali się w nim bez najmniejszych trudności.
W wyniku przetargu zdecydowano się na system klasy ERP – Microsoft Dynamics AX. Wdrożenia systemu podjęła się firma Asseco Poland, Partner Microsoft Dynamics, oraz kompetentni pracownicy działu informatycznego Urzędu Miasta Szczecin.
–
Zarządzanie
finansami
miasta
jest
procesem
skomplikowanym
i
złożonym
.
Dysponując
środkami
publicznymi
jesteśmy
zobligowani
do
stosowania
zasad
określonych
przepisami
prawa
–
zasad
obejmujących
szerokie
zagadnienia
budżetowania
,
sprawozdawczości
i
księgowości
.
Zasady
te
zdecydowanie
odbiegają
od
standardów
biznesowych
. I
tu
dobrym
rozwiązaniem
okazał
się
system Microsoft Dynamics,
ponieważ
został
odpowiednio
przystosowany
do
naszych
potrzeb – mówi Klaudia Kacprzyk, Z-ca Dyrektora Biura Budżetu Urzędu Miasta Szczecin.
Dostosowanie systemu ERP do specyfiki Urzędu wymagało opracowania przez Asseco Poland kilku dodatkowych modułów: budżetowanie i kontroling, dochody z mienia (np. sprzedaż majątku, wieczyste użytkowanie, dzierżawa, itp.), egzekucja administracyjna oraz podatki i opłaty lokalne (w tym podatek leśny osoby fizyczne, podatek rolny, leśny, od nieruchomości osób fizycznych, od nieruchomości osób prawnych, opłata z tytułu posiadania psa, opłata skarbowa, targowa oraz podatek rolny osoby prawne i podatek od środków transportu).
–
Otwartość
systemu
Microsoft Dynamics AX w
połączeniu
z
nowoczesną
technologią
i
dużym
doświadczeniem
projektowo-wdrożeniowym
pozwoliła
nam
sprawnie
i
efektywnie
sprostać
wymaganiom
Urzędu
,
znacznie
odbiegającym
od
funkcjonalności
standardowych
rozwiązań
ERP.
Dzięki
temu
Urząd
Miasta
Szczecin,
jako
pierwszy
w
tej
wielkości
mieście
w
Polsce
,
dysponuje
kompletnym
systemem
zarządzania
finansami
,
usprawniającym
wszelkie
procesy
finansowe
i
przepływ
środków
pieniężnych
, w
tym
m.in.
pełne
zarządzanie
budżetem
miasta
,
wydawanie
decyzji
podatnikom
oraz
obsługę
procesu
egzekucji – powiedziała Olga Zajkowska, dyrektor działu sprzedaży Pionu Kluczowych Przedsiębiorstw, Asseco Poland S.A.
W ramach prac wdrożeniowych zbudowano również hurtownię danych, uzupełnioną o kokpity menedżerskie. Takie rozwiązanie umożliwia organizacji wgląd w aktualną sytuację finansową miasta, śledzenie bieżących trendów i opracowywanie prognoz dotyczących sytuacji finansów miasta w przyszłości. Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu udało się obsłużyć praktycznie cały obieg pieniądza w urzędzie, zautomatyzować wiele procesów, a także stworzyć jedną, zintegrowaną bazę danych widoczną dla wszystkich pracowników.
–
Najważniejsze
jest to,
że
mamy
jedno
źródło
danych
–
raz
wpisana
informacja
w
systemie
jest
dostępna
dla
wszystkich
jego
użytkowników
. To
był
jeden
z
celów
,
który
udało
nam
się
zrealizować
. Co
więcej
,
wdrożony
system
integrujemy
z
rozwiązaniami
firm
trzecich
–
nie
ma z
tym
żadnego
kłopotu
.
Dzięki
temu
,
że
przewidzieliśmy
tego
typu
operacje
, a jest to
również
cechą
samego
systemu
,
możemy
dzisiaj
zapewnić
obsługę
innym
jednostkom
miasta
.
Otwartość
Dynamics AX jest
dla
nas
bardzo
ważną
cechą
,
na
którą
bardzo
liczyliśmy
,
podejmując
decyzję
o
wyborze
takiego
, a
nie
innego
rozwiązania – podsumowuje Andrzej Feterowski, Dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Szczecin.
–
Cieszymy
się
,
że
wraz
z
Asseco
Poland
mogliśmy
wspomóc
Urząd
Miasta
Szczecin w
efektywniejszym
świadczeniu
usług
przy
jednoczesnym
zachowaniu
odpowiedzialności
budżetowej
.
Mamy
nadzieję
,
że
Dynamics AX
pomógł
organizacji
w
podniesieniu
jakości
obsługi
interesantów
i
zarządzaniu
środkami
publicznymi – podsumowuje Adam Komorowski, Dyrektor Działu Aplikacji Biznesowych Microsoft Dynamics w polskim oddziale Microsoft.
