„Wspólnie ze StepChange IT udało nam się stworzyć w pełni efektywny zespół, który w idealny sposób, łącząc nasze różne kompetencje, odpowiada na potrzeby klientów nawet na tak konkurencyjnym rynku jak rynek amerykański” – powiedział Grzegorz Rudno-Rudziński, prezes zarządu i CEO w firmie Contium S.A. „Kompetencje doradcze StepChange IT oraz wieloletnie doświadczenie wdrożeniowe naszych specjalistów stanowią główną siłę naszej oferty. Razem opracowujemy dla klientów modele zwrotu z inwestycji, doradzamy jaki będzie dla nich optymalny model działania, realizujemy go a na końcu mierzymy efekty zmian” – dodaje Rudno-Rudziński.
Migracja do chmury to coraz częściej wybierany przez firmy scenariusz. Dzieje się tak za sprawą korzyści, jakie ze sobą niesie. Nadal jednak wiele firm sceptycznie obserwuje rynek i rozwój cloud computingu. Wydaje się, że wciąż działa efekt nowości i unikania zmiany. Jednocześnie dostawcy rozwiązań chmurowych muszą w dalszym ciągu konsekwentnie artykułować korzyści dla klientów, jakie płyną z zastosowania rozwiązań w modelu chmury.
„Kluczowa jest analiza przypadku przedsiębiorstwa – jego aktualnej sytuacji i potrzeb. Dopiero taka wnikliwa ocena sytuacji pozwala zdecydować czy usługi w chmurze – a jeśli tak to jakie – będą dla firmy odpowiednim rozwiązaniem i jakie wygenerują korzyści”– wyjaśnia Grzegorz Rudno-Rudziński, prezes zarządu i CEO w firmie Contium S.A..
Konsorcjum firm Contium – Partnera Microsoftu oraz StepChange IT pokazuje, że taka strategia się sprawdza, a konkretne i wymierne argumenty są dla klienta dowodem nie tylko profesjonalnej obsługi, ale też wsparciem przy podejmowaniu decyzji, które często mają wymiar strategiczny.
„O słuszności strategii, jaką zaproponowaliśmy klient miał okazję się przekonać w zupełnie niespodziewanych i dramatycznych okolicznościach. W wyniku ogromnych zniszczeń, jakie poczynił Huragan Katrina w rejonie, w którym mieści się siedziba firmy Cadient, zdecydowana większość przedsiębiorstw nie mogła normalnie funkcjonować. Tymczasem Cadient dzięki wykorzystaniu chmurowego rozwiązania Office 365 była w stanie pracować bez większych problemów” – mówi Kuba Karpel ze StepChange IT. „Trudno przecenić korzyści utrzymania pracy w tak ciężkich warunkach, zarówno finansowe jak i wizerunkowe” – dodaje Kuba Karpel.
* * *
Cadient Group jest wiodącą amerykańską agencją marketingową specjalizującą się w usługach dla sektora farmaceutycznego. Firma współpracuje z szeregiem interesariuszy, wliczając w to ekspertów branży medycznej, lekarzy, organizacje branżowe oraz instytucje pozarządowe. Główny problem, z jakim borykał się zespół zarządzający agencją to niekontrolowane i rosnące koszty utrzymania istniejącej platformy i trudności w planowaniu jej ewentualnej rozbudowy. Dodatkowo, Cadient Group stał przed decyzją fundamentalnej restrukturyzacji firmy i procesów w niej obowiązujących tak, aby jej działalność stała się bardziej konkurencyjna i efektywna. Ponieważ znaczna część tych decyzji miała swoje powiązanie z istniejącą w ramach organizacji infrastrukturą IT poproszono o pomoc eksperta w tej dziedzinie.
Za realizację projektu od strony informatycznej odpowiadało konsorcjum dwóch firm: StepChange IT – polsko-amerykańska spółka specjalizująca się w doradztwie w zakresie migracji systemów IT do chmury, oraz współpracująca z nią polska firma Contium, która posiada wieloletnie doświadczenie w realizowaniu projektów związanych ze środowiskiem chmurowym w Polsce.
W oparciu o przeprowadzoną analizę StepChange IT przygotowało pogłębioną rekomendację potrzeb i możliwych rozwiązań, które usprawniłyby codzienną pracę agencji Cadient Group. Udało się zidentyfikować szereg potencjalnych problemów, które wymagały rozwiązania.
Ponieważ firma posiadała w wersji on-premise instalację oprogramowania SharePoint 2007 przy ilości danych ok. 100 GB konieczne było stworzenie nowoczesnego rozwiązania dla tej sytuacji. Równolegle konieczna była migracja poczty z serwera Exchange do chmury, co z kolei wiązało się z dużym wyzwaniem związanym z transferem skrzynek pocztowych.
Rekomendowany przez StepChange IT i Contium projekt zakładał stworzenie od zera struktury portalu do pracy z klientami opartego na chmurze. Głównym celem przyświecającym osobom odpowiedzialnym za budowanie tego narzędzia była przy tym możliwe jak najprostsza architektura i interfejs użytkownika.
W ramach planowanego wdrożenia zaplanowane zostało przeniesienie procesów na platformę Office 365 przy jednoczesnym ich uproszczeniu tak, aby wykorzystane zostały jedynie natywne funkcje platformy SharePoint Online. Równolegle do prac nad samą architekturą przygotowany został także dedykowany projekt graficzny odpowiadający konkretnym oczekiwaniom klientów i specyfice pracy agencyjnej.
Planowana migracja do chmury okazała się również doskonałą okazją do optymalizacji procesów stosowanych w organizacji. Analiza dokonana bezpośrednio przed przygotowaniem rekomendacji pokazała, że na istniejącym środowisku źródłowym wykonywane były rozbudowane, wielokrokowe procesy, których prowadzenie wymagało skomplikowanych, nie intuicyjnych i czasochłonnych formularzy. Omawiając ewentualne zmiany w tym narzędziu postawiony był tylko jeden warunek – rozwiązanie miało być możliwie najprostsze.
Zaproponowane formularze rozpoczynające konkretne zadanie – np. formularz zamówienia wewnętrznego – zostały maksymalnie uproszczone ograniczając tym samym czas konieczny na ich wypełnianie. Procesy zostały ograniczone do maksymalnie czterech kroków. Poszczególni uczestnicy procesu na formularzach zadań otrzymali dostęp jedynie do tych danych, które są im potrzebne na danym etapie procesu. Sam wygląd formularzy został stworzony w oparciu o SharePoint Designer oraz aplikację InfoPath.
Zakończona sukcesem migracja skrzynek pocztowych do Exchange Online została dodatkowo rozbudowana o funkcjonalność przeglądania kalendarzy poszczególnych osób w organizacji, co przy specyfice pracy agencji marketingowej miało ogromne znaczenie dla usprawnienia wewnętrznych relacji między pracownikami poszczególnych zespołów.
W wyniku przeprowadzonej przez StepChange IT i Contium migracji infrastruktury IT do chmury udało się osiągnąć redukcję kosztów IT wynoszącą ponad 40%, ale przede wszystkim udało się stworzyć narzędzia, które pomagają w bardziej efektywny sposób wykonywać codzienną pracę wszystkim pracownikom Cadient Group. Odpowiednio zdefiniowane problemy i potrzeby wraz z właściwie skrojonym rozwiązaniem IT opartym o najnowocześniejsze rozwiązania zdefiniowały na nowo sposób pracy całej organizacji.
“Praca naszego zespołu z ekspertami z firmy StepChange IT i Cadient pozwoliła nam nie tylko przeprowadzić wdrożenie z sukcesem, ale przede wszystkim przejść przez proces, który zdefiniował to, jak będziemy pracować, jako firma w przyszłości. Mogę powiedzieć, że projekt ten pomógł nam stać się lepszą firmą, która będzie w stanie bardziej efektywnie pracować w przyszłości” – powiedział Steve Wrey, CEO w firmie Cadient Group.
