Criando de reuniões e eventos online 

Teams

Por Jared Spataro, vice-presidente corporativo do Microsoft 365 

Num momento em que organizações de todo o mundo se adaptam ao trabalho remoto, nós aprendemos novas maneiras de manter colaboradores, clientes e parceiros conectados e informados. Sem a possibilidade de nos reunirmos pessoalmente, é preciso criar novas abordagens para tudo, desde reuniões diárias com clientes e funcionários a grandes eventos, como coletivas de imprensa e conferências de vendas globais. 

Muitos de nossos clientes perguntam: Como podemos tornar reuniões online tão eficazes quanto as presenciais? O Microsoft Teams Meetings, Microsoft 365 Live Events, o LinkedIn Live e, em breve, o PowerPoint Live foram projetados para ajudar a criar encontros virtuais eficazes e atraentes. Aqui, mostrarei cada uma dessas ferramentas e recursos, com indicações de serviços mais adequados para cada reunião. Vamos começar. 

 Microsoft Teams Meetings – reuniões colaborativas de vídeo e áudio para até 250 

 Se sua reunião tiver 250 participantes ou menos, o Microsoft Teams Meetings pode ser uma ótima ferramenta para garantir interatividade e colaboração com os participantes. Você pode acessar de qualquer lugar, compartilhar telas e colaborar com documentos em tempo real enquanto utiliza recursos de acessibilidade – como legendas ao vivo. Antes de uma reunião, o organizador pode enviar uma nota ou até mesmo postar um pequeno videoclipe na janela de bate-papo para transmitir algumas ideias preparatórias. E para sessões de brainstorming, você pode iniciar o aplicativo Whiteboard no Teams para dar vida a ideias. Se um participante precisar faltar, ele poderá solicitar que outros participantes gravem o encontro virtual e disponibilizem o material mais tarde. Um vídeo gravado da reunião, juntamente com uma transcrição pesquisável, fica automaticamente disponível para todos os convidados. Por fim, o conteúdo publicado e os bate-papos permanecem na reunião no Teams para que você possa retornar a ela e encontrar facilmente o que precisa. 

 Também é possível realizar reuniões de improviso, enquanto colabora em um projeto ou tarefa do Teams; a gravação e as anotações persistentes ajudam a manter todos os participantes de um mesmo grupo atualizados. Com todo o conteúdo e as discussões relevantes da reunião em um só lugar, você pode gastar menos tempo procurando informações e mantendo o foco no que importa, antes, durante e após as reuniões. Com o Teams, todos podem se conectar ao número de telefone usando a conferência de áudio. Isso ajuda a resolver a questão da falta de uma boa conexão ou mesmo a conexão em trânsito. 

 Empresas como Cerner e St Luke’s estão usando os recursos de bate-papo e reuniões do Teams para promover a inovação e melhorar o atendimento ao paciente. 

 No início deste mês, nosso cliente, a Nuance Communications, planejava realizar sua conferência global de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) em Montreal, recebendo várias centenas de participantes. Por causa das restrições de viagem, eles tiveram que mudar de rumo rapidamente. Eles decidiram participar de uma conferência virtual usando o Microsoft Teams. E conseguiram realizar todas as mudanças em poucos dias. Em termos de retorno de investimento (ROI em inglês), no ano passado eles gastaram aproximadamente US$ 700 mil em sua conferência Global de P&D. Este ano, o custo é próximo de zero. E como eles usaram o Microsoft Teams, não houve impacto na pegada de carbono das viagens globais. 

 Está começando a organizar reuniões pelo Teams? Aqui estão algumas sugestões úteis sobre como usar o Teams Meetings e aproveitar a experiência de colaboração integrada no Microsoft Teams. 

 Eventos ao vivo do Microsoft 365 – transmissão para até 10 mil participantes 

 Ao reunir mais de 250 pessoas – ou até 10.000 pessoas – considere o Microsoft 365 Live Events. Trata-se de um conjunto de recursos que permitem apresentações de vídeo “no estilo de transmissão”, ao vivo e sob demanda, com funções distintas de apresentador e público. Ele oferece interações como perguntas e respostas moderadas, que não exigem registro de participantes externos. Com Live Enents, você pode usar webcams e compartilhamento de tela para apresentações informais ou optar pela produção profissional com qualidade de estúdio para situações mais formais. 

 Para criar eventos ao vivo, você pode optar por hospedá-los no Teams, Yammer ou Stream. A melhor ferramenta para o trabalho dependerá do formato, objetivo e público da sua apresentação. 

 Sugerimos a realização de eventos ao vivo no Yammer quando você tem como objetivo abordar uma ampla comunidade interna ou alcançar funcionários de toda a rempresa. As reuniões de CEOs e os eventos Ask Me Anything (Me pergunte qualquer coisa) funcionam bem no Yammer. Você pode usar webcams e compartilhamento de tela ou, para transmissões com qualidade de estúdio, podem ser usadas ferramentas de produção adicionais. 

 Organize eventos ao vivo no Stream quando você estiver fornecendo vídeo ao vivo ou sob demanda interno para aprendizado, treinamento ou tópicos especializados. As transmissões ao vivo podem ser visualizadas no Stream ou incorporadas em páginas personalizadas da intranet, além de outros locais de hospedagem. Quando o evento termina, os funcionários podem encontrá-las mais tarde. Esses eventos também usam ferramentas de produção adicionais para permitir transmissões com qualidade de estúdio. 

 Os eventos ao vivo no Teams são uma ótima maneira de estruturar e oferecer grandes eventos internos e externos no estilo broadcast para alcançar funcionários, clientes e parceiros de negócios. Ao realizar esse tipo de transmissão no Teams, os apresentadores podem se conectar por meio de suas câmeras e compartilhar telas em apenas alguns cliques. Os participantes podem participar de qualquer navegador ou dispositivo com a mesma facilidade com que participam de uma reunião tradicional. Perguntas e respostas moderadas e legendas ao vivo estão disponíveis para aprimorar a experiência do usuário. Para eventos mais formais, os organizadores podem optar por transmissões profissionais, que usam ferramentas extras de produção de vídeo. Organizações como a Catholic Education of Western Australia já estão maximizando sua presença digital para ajudar seus alunos e professores. E isso com o uso Microsoft Teams e do Live Events. 

 Aqui estão algumas práticas recomendadas e orientações sobre como começar a oferecer eventos ao vivo hoje. 

 Neste mês, também lançamos o programa de assistência de eventos ao vivo do Microsoft 365, para ajudar times e organizações utilizarem esses novos recursos para criar eventos virtuais impactantes. 

 LinkedIn Live – transmita eventos para uma ampla comunidade de profissionais 

 O LinkedIn Live facilita a transmissão e engajamento em tempo real para comunidade de membros do LinkedIn. Você pode usá-lo para transmitir discursos, painéis, palestras sobre liderança, notícias e anúncios para milhares de seguidores da sua página. Instituições como a Organização Mundial da Saúde (OMS) estão usando o recurso para sediar sessões de perguntas e respostas ao vivo e resumos de mídia para compartilhar informações. E a BMW, a Mercedes Benz e a Damier AG usaram recentemente o LinkedIn Live para transmitir coletivas de imprensa que revelavam seus novos carros. 

 Veja mais sobre como começar a usar o LinkedIn Live. 

 Apresentações do PowerPoint Live – engaje o público com novas formas de apresentar treinamentos  

 Em breve, o PowerPoint Live, no PowerPoint para a Web, permitirá que as empresas realizem treinamentos e criem novas formas de engajamento. Os apresentadores poderão usá-lo para compartilhar slides. Usando um código QR ou um link curto, os espectadores podem participar e acompanhar legendas ao vivo em mais de 60 idiomas a partir de dispositivos pessoais. O recurso também inclui reações ao vivo, além de uma pesquisa com participantes. Quando concluído, um e-mail gerado automaticamente para o apresentador fornece feedback do público, junto com recomendações e insights correspondentes para melhorar futuras apresentações e treinamentos. Esse recurso é útil para organizações e empresas educacionais. 

 E quanto ao registro de participantes, relatórios e integração de CRM? 

 Essas soluções da Microsoft são ótimas para diversos tipos de reuniões e eventos online, mas você pode ter exigências específicas para registrar e gerenciar os participantes do evento. Se você precisar realizar um evento externo com registro de participantes, relatórios e integração com CRM, recomendamos o uso de soluções mais especializadas. Na Microsoft, por exemplo, usamos o ON24 para eventos externos que exigem esse tipo de registro. Ao integrá-lo às ferramentas de automação de marketing da Adobe, podemos fazer pontuação de leads e acompanhamento pós-evento. 

 No momento em que muitos de nós estão mudando para o trabalho remoto, muitas reuniões e eventos também estão acontecendo online. Sabemos o quanto é importante poder se comunicar e colaborar com suas equipes, funcionários, clientes e parceiros, e esperamos que você tenha achado esse conselho útil no planejamento de suas próximas reuniões e eventos. Com o Microsoft Teams MeetingsMicrosoft 365 Live EventsLinkedIn LivePowerPoint Live, queremos ajudar você a escolher a ferramenta certa para fornecer o que é necessário para o seu negócio. 

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