Por Jared Spataro, vice-presidente corporativo para Microsoft 365
Nessas duas semanas, desde que nossa equipe em Puget Sound adotou o trabalho remoto, a luta contra o COVID-19 se intensificou. Pessoas em diversos países ao redor do mundo não estão saindo de suas casas. E com escolas, igrejas, negócios e escritórios fechados, estamos finalmente compreendendo o significado de ficar definitivamente em casa com nossas famílias, enquanto tentamos nos manter produtivos e conectados aos nossos colegas de trabalho.
Nossa situação atual forçou meu time a rever todos os procedimentos, desde como as reuniões são marcadas até o gerenciamento de pessoas. E eu já sei que vários clientes estão fazendo o mesmo. Gostaria de compartilhar algumas coisas importantes que descobrimos até agora como um grupo completamente remoto. Espero que vocês achem essas lições úteis à medida que você cria suas próprias experiências com o tema.
Uma rápida observação antes de mergulharmos de cabeça no tema: usamos este espaço para compartilhar dicas, histórias de clientes e informações durante todo o surto de COVID-19. Esta publicação é a continuação de uma que compartilhamos na semana passada, detalhando dicas para abraçar o trabalho remoto com o Microsoft Teams. Também oferecemos orientações sobre como executar eventos ao vivo online – com detalhes sobre o uso das ferramentas da Microsoft e informações de nosso líder da área de eventos. Também compartilhamos conselhos de líderes para os departamentos de TI e CISOs. Continuaremos a publicar mais conteúdo sobre trabalho remoto aqui nos próximos dias, por isso, verifique com frequência. Ok então, vamos para as lições aprendidas nas últimas duas semanas.
1. Compartilhe sua experiência de trabalho remoto
A maioria das organizações possui manuais de treinamento sobre como os funcionários devem utilizar o ambiente de trabalho. Quando mudamos para o modelo remoto, percebemos que os colaboradores precisam de orientação para lidar com a situação. Muitos estão experimentando o trabalho remoto pela primeira vez e com pouquíssimo tempo para se preparar para a mudança. Nossa equipe trouxe várias perguntas: Como você configura um espaço para se concentrar? Como você fica conectado quando não consegue se encontrar pessoalmente? Por que parece que nunca é o momento certo para fazer uma pausa? Acrescente o desafio de lidar com crianças ou outros membros da família em casa – algo que é uma realidade para muitos de nós durante esse surto – e é inevitável que alguns funcionários tenham dificuldades.
Para atender a essa necessidade, na semana passada, distribuímos um guia abrangente sobre o trabalho em casa para os funcionários. Achamos que pode ser útil para você, então, criamos uma versão do cliente para que também possam compartilhar com seus funcionários. Ela está repleto de dicas concretas sobre tudo, desde a configuração de suas estações de trabalho físicas e virtuais até as práticas recomendadas para comunicar disponibilidade aos colegas de equipe.
2. Gerenciar reuniões consecutivas
No escritório, reuniões consecutivas têm pausas naturais entre uma e outra. As pessoas vão à copa, caminham pelos corredores, esperam aqueles primeiros momentos na mesa enquanto aguardam que todos cheguem e param para uma conversa casual que acontece quando os colegas de equipe se cumprimentam. Frequentemente, mal notamos essas pequenas pausas para respirar enquanto avançamos em nossa semana de trabalho. Depois que mudamos para o trabalho remoto, percebemos o quanto precisávamos desses momentos para pontuar o ritmo em um dia cheio de reuniões.
Como garantir que você e sua equipe possam fazer uma pausa no intervalo? Estamos incentivando os funcionários a agendar reuniões para concluir cinco minutos antes do final da hora ou meia hora. Isso diminui um pouco o tempo que vocês passam juntos, mas ajuda bastante a evitar o desgaste em potencial.
3. Crie espaço para as pessoas desconectarem
Quando estamos trabalhando, diariamente, encontramos formas de desconectar sem precisar se esforçar muito. Preparar o jantar para sua família, encontrar amigos em uma aula de exercícios após o trabalho ou voltar de ônibus para casa nos ajuda a criar essa divisória que nos prepara para o dia seguinte. Mesmo nas melhores circunstâncias, desconectar quando você trabalha remotamente pode ser um desafio. Para ajudar nossos funcionários, começamos a oferecer sessões de meditação virtual nas quais eles podem participar quando precisam de um momento para relaxar do trabalho.
Se você optar por fazer o mesmo, aqui estão algumas dicas práticas para compartilhar com os novos funcionários. Primeiro, encontre um espaço silencioso onde você não será interrompido. Em seguida, silencie o microfone para que outras pessoas possam desfrutar do momento. E, finalmente, use sua câmera para assistir ao líder da sessão para obter orientações sobre técnicas de respiração. Depois de sentir que o stress diminui, você pode desligar a câmera para se concentrar totalmente em acalmar sua mente.
4. Continue orientando a cultura da equipe
Desde reuniões completas até a celebração de pequenos marcos, a cultura saudável das equipes depende de freqüentes reuniões. Como muitos de nós sofremos uma mudança repentina para o trabalho remoto, fica tentador mudar para o modo “apenas essencial”, adiando eventos importantes e momentos divertidos da equipe até que possamos voltar ao normal.
Sempre que possível, continue construindo a cultura da equipe, mesmo se você precisar construí-la à distância. Você agendou uma festa de aniversário para um companheiro de equipe? Então entre em uma reunião no Teams e ative os GIFs do HBD. Conferência de vendas chegando? Descubra como realizar tudo virtualmente. E se estiver na hora de seu evento trimestral para unir o time, basta seguir em frente. Sua equipe estará mais do que pronta para compartilhar idéias e se conectar. A princípio, as reuniões que ajudam a impulsionar a cultura da equipe podem parecer um desafio nesse ambiente remoto, mas vale a pena o esforço extra para manter todos conectados e seguir adiante.
- Pratique habilidades chave de gerenciamento
Os funcionários confiam em seus gerentes para checar como estão as coisas, orientá-los nas mudanças e mostrar curiosidade para ajudá-los a resolver problemas e criar soluções. À medida que sua equipe encara uma maneira totalmente nova de trabalhar – enquanto também passa por uma crise global de saúde – ela precisa, mais do que nunca, do seu apoio como gerente. Mas como você pode gerenciar algo com êxito quando está trabalhando à distância?
Compartilhamos o que aprendemos sobre como gerenciar remotamente no guia do trabalho remoto. Isso inclui reforçar a inclusão, confirmar como estão as coisas com frequência e treinar seus colegas de equipe para ajudar a descobrir suas próprias práticas recomendadas para o trabalho remoto. Todo funcionário enfrenta desafios únicos, e cada um deles abordará essa situação de maneira diferente. Como gerentes, é muito importante tentar entender e reagir às suas necessidades individuais o máximo possível.
Essas são algumas de nossas principais sugestões após duas semanas de aprendizado remoto. Descobrimos muito sobre essa nova maneira de trabalhar. Estou certo de que essas lições terão um valor duradouro além do surto de COVID-19, pois as organizações em todos os lugares devem continuar a priorizar o trabalho remoto. Mas queremos ouvir sobre o que você e sua equipe estão pensando e aprendendo também. Participe da conversa em nossa Comunidade de Trabalho Remoto.
