Pre mnoho firiem bola doteraz každodenná realita neodmysliteľne spojená s tradičným kancelárskym prostredím. No dodržiavanie spoločenského odstupu teraz neumožňuje pokračovať v obvyklých zvyklostiach a pre každého nemusí byť úplne jednoduché rýchlo sa prispôsobiť práci na diaľku. Platí to aj pre manažérov a ďalších vedúcich pracovníkov. Tí čelia úplne novým výzvam. V čase zvýšenej neistoty musia zabezpečiť splnenie základných obchodných cieľov a navyše zabezpečiť, aby ich tímy zostali aj počas súčasného stresujúceho obdobia v kontakte.
Ako HR manažérka veľkej skupiny zamestnancov v rámci celého regiónu EMEA pracujem s virtuálnymi tímami mnoho rokov. Rada by som sa podelila o to, čo som sa pri tom naučila, a odovzdala svoje skúsenosti tým z vás, ktorým sa prakticky zo dňa na deň zmenili štandardné tímy na tímy virtuálne.
- Stanovte nové pravidlá zapojenia
Práca na diaľku nemusí byť pre každú spoločnosť novinkou. Pre Microsoft to rozhodne platí. Už roky je to súčasť našej firemnej kultúry. Počas súčasnej situácie sa však dostávame na nezmapované územie. Mnoho ľudí napríklad musí nechtiac „sedieť na dvoch stoličkách“, musia kombinovať prácu z domova a zároveň sa starať o deti, ktoré zostali doma pre zatvorené školy. Iní členovia tímu, najmä tí, ktorí žijú sami, si pri všetkých opatreniach na dodržiavanie spoločenského odstupu môžu pripadať odtrhnutí od sveta a cítiť sa osamelo.
- Hovorte s členmi svojho tímu a zaujímajte sa, ako sa im darí. Nepredpokladajte, že ich novej situácii rozumiete. Pýtajte sa a počúvajte ich.
- Ak môžete, buďte k svojim zamestnancom ústretoví a povzbudzujte ich, aby cielene uprednostňovali tie aktivity, ktoré v súčasnej dobe prinášajú firme najväčší úžitok. A nezabudnite: vždy buďte empatickí.
- Podporujte transparentnosť a otvorenú komunikáciu vnútri tímu. To je oblasť, v ktorej sa môžu manažéri prejaviť ako praví lídri. Ak sa musíte prispôsobiť potrebám detí a odchýliť sa od bežného pracovného režimu od deväť do päť, informujte svoj tím, v ktorých hodinách im ste plne k dispozícii a keď ste, naopak, dostupní len obmedzene. Dajte vedieť svojim spolupracovníkom, že neočakávate okamžité odpovede na e-maily, ktoré odosielate skoro ráno alebo, naopak, neskoro večer.
- Udržujte medziľudské kontakty
Aby tím fungoval efektívne, musí v ňom existovať dôvera a aktívne ľudské kontakty. Pre tímy, ktoré teraz spolupracujú vzdialene, to platí dvojnásobne.
Jednou z významných – a pritom jednoduchých – vecí, ktoré môžu lídri urobiť, je to, že podporia používanie rôznych platforiem pre videohovory, či už ide o volanie medzi dvoma jednotlivcami alebo o konferenčné hovory. Buďte príkladom. Nemusíte nariaďovať, aby ľudia, s ktorými spolupracujete, videohovory používali. Ak to robíte sami, pridajú sa aj ostatní. Komunikácia s použitím kamery je mimochodom oblasť, v ktorej sa chcem sama zlepšiť, pretože video sprostredkováva očný kontakt a umožňuje vám vidieť aj výrazy ľudí, s ktorými hovoríte. To nielen zlepší samotnú komunikáciu, ale tiež prinesie vášmu tímu pocit väčšej spolupatričnosti. Možnosť vidieť svojich kolegov vám tiež pomôže lepšie vycítiť informácie oznamované medzi riadkami. Ďalšou výhodou, ktorú videokontakt prináša, je, že ľudia viac počúvajú a aktívne sa zapájajú do konverzácie.
Hovory „jeden na jedného“ aj tímové hovory je dobré moderovať. Skôr než sa sústrediť výhradne na riešenie bežnej agendy, vypláca sa pýtať sa ľudí, ako sa im darí alebo na čo myslia, či už sa to týka práce alebo súkromného života. Odporúčam na tento typ komunikácie vyhradiť špeciálny čas vždy na začiatku a/alebo na konci týždňa.
„Problémom nie sú technológie, problém je strata sociálnej interakcie,“ hovorí Lynda Gratton z London Business School, citovaná vo Financial Times.
Lídri majú teraz skvelú príležitosť otvoriť dialóg a posilniť súdržnosť svojho tímu tým, že ukážu vlastnú zraniteľnosť. Ak napríklad máte strach o svojich priateľov alebo členov rodiny, nebojte sa to povedať. Rovnako tak je v poriadku dať najavo, že máte menej energie, pretože vám chýba atmosféra kancelárie a každodenné stretávanie sa s kolegami. Vaša otvorenosť povzbudí ostatných, aby aj oni zdieľali svoje pocity, a to vo výsledku pomáha vybudovať tím, ktorý je stabilnejší a v ktorom panuje viac dôvery než predtým.
- Urobte si čas na zábavu
Keď pracujete v kancelárii, je ľahké sa s niekým zarozprávať v kuchynke alebo zavtipkovať s kolegom, ktorého stretnete na chodbe. Pri práci z domova je to iné. Jednotnejší a angažovanejší tím vybudujete vtedy, ak budete zámerne vynakladať úsilie na to, aby sa členovia tímu cítili medzi sebou prepojení aj na osobnej úrovni.
Jednoduché aktivity a gestá majú veľký dosah. Môžete napríklad začať používať Teams používaný pôvodne na pracovné kontakty tiež na zdieľanie vtipných fotografií. Počas pravidelnej online schôdze môžete vyzvať niekoho zo zamestnancov, aby predstavil svoje dieťa alebo domáceho maznáčika. Pokiaľ má niekto narodeniny, naplánujte konferenčný hovor, počas ktorého mu nečakane hromadne k narodeninám zaspievate. Možno to nebude úplne ladiť, ale určite to ľudí prinúti usmiať sa a budú cítiť spolupatričnosť.
- Nezabudnite na silu učenia a rozvoja
Jednou z pascí, do ktorej sa môžu vedúci pracovníci dostať, je opomenutie vzdelávacích aktivít počas náročných alebo stresujúcich období. Neurobte túto chybu. Správne zvolené vzdelávanie môže vašim zamestnancom pomôcť osvojiť si tie najúčinnejšie tvrdé i mäkké zručností, ktoré sú práve potrebné. To však zďaleka nie je všetko.
Vytváranie firemnej kultúry, ktorá motivuje zamestnancov k účasti na školeniach, vedie nielen k lepším výsledkom, ale tiež zvyšuje angažovanosť zamestnancov. Minulý rok sme medzi tisíc zamestnancami v Európe vykonali prieskum, ktorý zisťoval, ako súvisí firemná kultúra s manažérskymi zručnosťami a technológiami. Výskum ukázal významný rozdiel medzi zamestnancami v spoločnostiach, ktoré podporovali firemné vzdelávanie, a medzi tými, ktorí pracujú pre spoločnosti, kde sa vzdelávanie považuje za menej dôležité.
- Efektívnejšie: 82 % ľudí vo firmách s vnútropodnikovou kultúrou zameranou na vzdelávanie tvrdí, že ich tím toho zvládne veľa, keď efektívne spojí sily. Vo firmách, ktoré školenia a ďalšie vzdelávanie nemajú ako prioritu, sa rovnako vyjadrilo len 66 % zamestnancov.
- Väčšia orientácia (zameranie) na zákazníka: V spoločnostiach, ktoré kladú dôraz na vzdelávanie, tvrdí 59 % ľudí, že u nich existuje skutočná orientácia na zákazníka. Tam, kde je vzdelávanie na rebríčku hodnôt nízko, hodnotili ľudia zameranie na potreby zákazníka ako silné len v 31 %.
- Celková spokojnosť: V podnikoch, ktoré kladú dôraz na vzdelávanie, tvrdí 77 % ľudí, že by sa znovu uchádzali o rovnakú prácu. V organizáciách, kde nie je vzdelávanie zamestnancov prioritou, je to len 58 % ľudí.
Školenia pritom nemusia byť drahé alebo zložité. Môžete napríklad iniciovať opakované virtuálne stretnutia typu „lunch-and-learn„ – teda virtuálne pracovné obedy, počas ktorých budú zdieľať svoje kľúčové poznatky tí kolegovia, ktorí majú za sebou nejaké úspešné projekty.
- Myslite na seba
Je nemožné odovzdávať stopercentný výkon a venovať sa plne svojmu tímu, ak každý deň nedoplníte svoju vlastnú potrebnú dávku energie.
Keď pracujete z domu pravidelne, môže byť problém udržať si bežný režim. Zaistite si, aby ste sa mohli každý deň venovať činnostiam, ktoré vás napĺňajú, či už ide o jogu, čítanie alebo varenie. Odolajte pokušeniu venovať sa len práci, aby ste sa zbavili stresu, ktorý súčasná kríza prináša. Určite si čas, keď zaklapnete notebook alebo zatvoríte dvere domácej kancelárie. Byť stále „v práci“ jednoducho nie je dlhodobo udržateľné. Ak vyhoríte, trpíte nielen vy, ale aj váš tím. Ľudia pracujú najlepšie pod vedením človeka, ktorý dokáže pristupovať k rozmanitým výzvam s pozitívnou energiou.
Dobrý spôsob, ako získať nadhľad, sú rozhovory s mentorom alebo koučom, a to aj v dobrých časoch. Ak teda vo svojom profesijnom živote tento typ vzťahu nemáte, obráťte sa na niekoho, koho obdivujete a rešpektujete, a požiadajte ho, aby sa stal vaším mentorom. Nemusíte sa hanbiť. Drvivá väčšina ľudí rada pomáha ostatným, a ak ich požiadate o mentoring, polichotí im to.
Toto obdobie je pre všetkých ťažké. Som však presvedčená, že pre nás v úlohe lídrov je to príležitosť získať odstup a pozrieť sa na naše staré zvyky s väčšou objektivitou. Rovnako tak je to šanca vnímať, ako môžu nové spôsoby práce formovať našu tímovú kultúru.
Zrátané a podčiarknuté: pre vedúcich pracovníkov nikdy nebolo dôležitejšie posilňovať empatiu, nájsť si čas na vypočutie členov svojho tímu a ísť im príkladom.