Úspech priniesol českej skupine Fortuna Entertainment Group dynamický rast a rozšírenie aktivít do viacerých európskych krajín. Veľmi rýchlo vzrástol počet zamestnancov a tiež potreba nastaviť čo najefektívnejšiu spoluprácu a komunikáciu nielen v rámci jednotlivých krajín, ale aj medzi pražskou centrálou a ostatnými medzinárodnými pobočkami. Vo Fortuna Entertainment Group pracujú veľmi rôznorodé skupiny používateľov – od pracovníkov pri priečinkoch, ktorí používajú počítač minimálne, cez pracovníkov, ktorí rutinne pracujú s aplikáciami Office, až po veľký tím IT odborníkov a programátorov, ktorí majú vysoké nároky na používané nástroje.
To malo veľký vplyv na rozhodnutie, akú platformu vybrať na prepojenie všetkých zamestnancov. Z niekoľkých riešení dostupných na trhu a analýzy celkových nákladov na vlastníctvo (TCO) si nakoniec firma vybrala Office 365 s Microsoft Teams.
„Pokusy o implementáciu sa začali už v roku 2017, následne sme rok a pol viedli diskusie, ako Office 365 využívať a rozvíjať zmysluplným spôsobom. Naši zamestnanci v tom čase používali rôzne komunikačné aplikácie, napríklad Slack, WhatsApp alebo skupiny na Facebooku. S počtom zamestnancov však silnela potreba komunikačnú platformu zjednotiť. Občas totiž dochádzalo k paradoxným situáciám, keď na jednu schôdzku existovali pozvánky v niekoľkých aplikáciách,“ opisuje Zoltán Levai, manažér vzdelávania a internej komunikácie skupiny. A tak prechodom na jedno spoločné riešenie prišlo k zjednoteniu a úplnému odstráneniu čiastkových komunikačných kanálov.
Vznikla však iná potreba – ľuďom čo najefektívnejšie ukázať a naučiť ich, ako s vybranou platformou pracovať a zmeniť ich pracovné návyky, pretože pre takmer 80 % zamestnancov bola úplnou novinkou. Projektovému tímu sa nakoniec najlepšie osvedčilo riešenie vychádzajúce z používateľských scenárov vytvorených na základe mapovania štýlu práce a pracovných návykov jednotlivých tímov formou interaktívnych workshopov. Scenáre na praktických príkladoch každodenných pracovných činností ukázali, aké aplikácie a funkcie je možné využívať a ako s nimi pracovať čo najefektívnejšie.
Zamestnanci tak mali k dispozícii jednoduchý návod, ako v rámci Office 365 spolupracovať, ako ukladať a zdieľať dokumenty alebo organizovať online videokonferencie či hovory. „Chceme, aby sa nástroj používal naozaj široko. A tak sledujeme jeho vyťaženosť zo strany tímov, ale aj jednotlivcov. Vďaka tomu vieme, kde je potrebné s jeho používaním pomôcť napríklad formou individuálnych konzultácií či koučingu,“ uvádza Tomáš Müller, IT manažér skupiny Fortuna Entertainment Group.
Nové priestory menia pohľad na prácu
Na konci roka 2018 sa potom ukázalo, že česká centrála skupiny sa bude musieť kvôli kapacite kancelárií presťahovať do nových priestorov. Voľba padla na žižkovský komplex Churchill Offices. Zároveň s prípravou a realizáciou sťahovania sa vo Fortune zamýšľali aj nad tým, ako bude práca v nových kanceláriách vyzerať, ako ju ovplyvnia používané technológie a ako docieliť zmeny v myslení zamestnancov. Okrem samotnej zmeny priestorov bolo výzvou aj dosiahnutie väčšej miery digitalizácie procesov vo firme.
„Spoluprácu prostredníctvom Office 365 sme si vyskúšali ešte pred samotným sťahovaním do Churchill Offices. Na viac ako rok sme totiž časť firmy museli presťahovať do dvoch ďalších dočasných lokalít v rámci Prahy. Tieto tímy potom spolu často komunikovali a spolupracovali práve prostredníctvom Microsoft Teams,“ vysvetľuje Jaromír Štolfa, ktorý je vo Fortuna Entertainment Group zodpovedný za riadenie projektu digitalizácie a za projekt prípravy a sťahovania do nových kancelárií.
Kancelárske priestory Fortuny v pražskom Churchill Offices sú navrhnuté s dôrazom na to, ako sa vo firme pracuje s technológiami, väčšina pracovných miest je tu zdieľaných. K zjednodušeniu a skvalitneniu vzájomnej komunikácie pri videokonferenciách prispieva vybavenie zasadacích miestností zariadeniami Surface Hub a Crestron. V spoločných priestoroch, tzv. huboch, sú inštalované zariadenia, ktoré umožňujú nielen premietať obraz a zvuk zo živých udalostí v Microsoft Teams (tzv. Live Events), ale aj online prenášať prednášajúceho z jedného hubu do ďalších hubov a ďalších krajín. Zariadenia Crestron umožňujú nielen kvalitný obraz a zvuk počas konferenčných hovorov, ale aj bezdrôtové pripojenie na obrazovku v konferenčnej miestnosti.
Návrh kancelárskych priestorov je odrazom toho, ako dnes firma funguje: naplno využíva moderné technológie a jej firemná kultúra je skutočne digitálna.
Vďaka technológiám zvládli aj krízovú situáciu
Zjednotenie nástrojov na komunikáciu a spoluprácu pomohlo firme hladko fungovať aj na jar tohto roku, keď boli kancelárie na niekoľko mesiacov úplne zatvorené. „Počas mimoriadnej situácie nám technológie zásadným spôsobom pomohli zabezpečiť fungovanie firmy na diaľku,“ hovorí Zoltán Levai.
„Počas mimoriadnej situácie nám technológie zásadným spôsobom pomohli zabezpečiť fungovanie firmy na diaľku,“ Zoltán Levai.
Tímy vo firme boli technologicky dobre vybavené a pripravené. Zo dňa na deň tak všetci zamestnanci skupiny v piatich európskych krajinách dokázali bez problémov prejsť na stopercentnú prácu z domova. Mimoriadna situácia súvisiaca s koronavírusom zapôsobila na firemné procesy ako katalyzátor zmien. Počiatočná nedôvera manažmentu smerom k home office sa po niekoľkých týždňoch celofiremnej práce na diaľku rozplynula.
Praktická skúsenosť potvrdila, že nech už sú zamestnanci doma alebo v kancelárii, dokážu fungovať efektívne, zúčastňovať sa na online stretnutiach a podávať potrebný pracovný výkon. Z domova často aj efektívnejšie. „V čase krízy sme sa naučili dobre pracovať aj so živými udalosťami v Microsoft Teams, ktoré nám umožňujú stretnúť sa virtuálne aj s niekoľkými tisíckami zamestnancami v jeden okamih. A to sa v čase, keď sme boli všetci doma na home office, ukázalo ako výborný kanál internej komunikácie,“ pochvaľuje si Zoltán Levai.
Tieto živé udalosti v Teams a intranet vybudovaný na službe SharePoint Online pomohli udržať kontakt aj s pracovníkmi zo stávkových kancelárií, ktorí nemajú svoj firemný e-mail a nemajú z domova prístup k firemným počítačom ani mobilným telefónom. Tí by boli bez moderných technológií úplne odrezaní od diania v spoločnosti.
Práca na diaľku priniesla zamestnancom väčšiu flexibilitu, ale aj úľavu od časového stresu. Vďaka získaným skúsenostiam sa vo firme výrazne rozšírili možnosti využívania home office. Každý môže teraz čerpať až 10 dní z mesiaca na prácu z domova, stačí na to schválenie priamym nadriadeným. Skúsenosť s niekoľkotýždňovou prácou z domova tak zmenila spôsob práce a priniesla aj väčšiu dôveru v prácu odkiaľkoľvek.
„S novým spôsobom spolupráce a komunikácie a postupným návratom do kancelárií prišla otázka, ako efektívne plánovať a využívať svoj pracovný čas podľa typu práce. Kedy je vhodnejšie využívať home office a kedy, naopak, spolupracovať priamo s kolegami v kancelárii. Odpoveď na ňu budeme ďalej hľadať cez postupné učenie sa, napríklad aj vďaka technológiám,“ uzatvára Zoltán Levai.