V celosvetovom meradle je hybridný spôsob práce niečím, čo bude naďalej sprevádzať pracovné kolektívy. Podľa štúdie Microsoft Work Trend Index realizovanej tento rok vieme, že po skončení pandémie chce viac ako 70 percent respondentov mať stále flexibilné možnosti práce na diaľku. Kľúčové je zefektívnenie tohto spôsobu spolupráce, s čím majú pomôcť inovácie v riešeniach Microsoft Teams a Microsoft Viva.
V Microsoft Teams Rooms bude už čoskoro k dispozícii nové rozloženie Front row (Predný rad), ktoré účastníkom schôdzky nachádzajúcim sa priamo v miestnosti pomáha nadviazať kontakt s ľuďmi pripojenými vzdialene.
Návrat do kancelárií
Svoj pohľad na aktuálnu situáciu v oblasti hybridnej spolupráce vysvetľuje Jared Spataro, viceprezident pre Microsoft 365:
„Teším sa na nové možnosti, ktoré nám budú pomáhať efektívne spolupracovať bez ohľadu na to, kde a v akom časovom pásme práve sme. V spoločnosti Microsoft veríme, že hybridná práca je tou správnou cestou vpred. Domnievame sa, že ak lídri firiem chcú svojim zamestnancom v hybridnom prostredí vytvoriť podmienky na úspešnú prácu, musia svoje organizácie premeniť s využitím nového prevádzkového modelu zohľadňujúceho ich potreby. Vytvárame tiež prostredie rovnocenných možností pre všetkých bez ohľadu na to, či sa nachádzajú v konferenčnej miestnosti, prezentujú vzdialene z domu alebo schôdzku sledujú zo záznamu.“
COVID-19 poukázal tiež na reálne problémy, ktorými sú únava zo schôdzok a digitálne preťaženie. Práca na diaľku určite predstavuje výzvu pre udržiavanie našej životnej pohody. Microsoft má za cieľ tieto nepriaznivé vplyvy maximálne zmierniť, a preto sme do Teams pridali riešenia Microsoft Viva. Ide o nový typ platformy (tzv. EXP – platforma pre zamestnaneckú skúsenosť), ktorá organizáciám pomáha vytvoriť silnú podnikovú kultúru s angažovanými zamestnancami a inšpirujúcimi lídrami a tiež pomáha jednotlivcom aj tímom udržiavať duševnú, emočnú i fyzickú pohodu – tzv. well-being.
SPOLUPRÁCA ako neoddeliteľná súčasť ÚSPECHU
Efektívna spolupráca s využitím hybridných a asynchrónnych modelov vyžaduje, aby ľudia mali k dispozícii prostredia s naozaj bohatou škálou funkcií, napríklad v prostredí schôdzok, kde definujú a rozlišujú čas a potreby pred schôdzkou, počas nej a po jej skončení.
Nedávno sme predstavili nové prvky frameworku Fluid v prostredí chatu. Tie vytvárajú prostredie na asynchrónnu spoluprácu v reálnom čase v doposiaľ nevídanej miere. Ak sme doteraz boli zvyknutí spolupracovať len v celých dokumentoch, excelových tabuľkách alebo všeobecne s celými súbormi, vďaka Fluid frameworku teraz môžeme spolupracovať aj v rámci jednotlivých prvkov komunikácie (spolupráca v tabuľke vloženej priamo v správe v chate, v agende schôdzky v Outlooku alebo napríklad sa živými poznámkami zo stretnutia). Je možné ich upravovať a zdieľať v Teams a ďalších aplikáciách Office.
Novinkou je rozšírenie komponentov Fluid pre schôdzky cez Teams, OneNote, Outlook a Whiteboard, ktoré uľahčujú synchrónne aj asynchrónne spoluprácu v Teams a aplikáciách Office. Nové sú aj funkcie chatu zaisťujúce väčšiu podporu asynchrónnej spolupráce, aby sa práca mohla posúvať dopredu aj medzi stretnutiami. Prostredníctvom pripnutých správ majú členovia chatu kedykoľvek rýchly prístup k najdôležitejšiemu obsahu. Odpoveď na konkrétnu správu v chate udržuje kontext v rámci konverzácie.
Komponenty Fluid vytvárajú živé prepojenie prostredia, ktoré môžu všetci používatelia priamo upravovať a zdieľať v Teams i aplikáciách Office.
V priebehu uplynulého roka výrazne narástol počet stretnutí a rovnako tak aj objem neštruktúrovanej komunikácie. Zo záverov spomínanej štúdie Work Trend Index vyplýva, že používatelia Teams odosielajú o 45 % viac správ v rámci chatov (merané na osobu a týždeň) ako pred rokom. Pribúda tiež neplánovaných a neštruktúrovaných schôdzok. Nové komponenty Fluid v schôdzkach pomáhajú vyrovnať sa s týmto digitálnym preťažením. Uľahčujú agendu, zápis poznámok a prideľovanie úloh priamo v rámci schôdzky a poskytujú prístup k dôležitému obsahu, kedykoľvek je potrebné. Všetko je navyše automaticky „umiestnené“ na novej karte poznámok zo schôdzky v OneNote. Priamo počas stretnutia môžete diskusiu poňať interaktívnejšie tým, že svoje nápady a postrehy vytvoríte v aplikácii Whiteboard, kde je možné ich rovno aj upravovať. Komponenty Fluid je tiež možné využívať všade v aplikácii Outlook (v e-mailoch alebo v kalendári), čo uľahčuje riadenie času, plánovanie programu a organizovanie poznámok a úloh naprieč aplikáciami.
Spolupráca s využitím komponentov Fluid nenarušuje priebeh práce.
ROVNOCENNÉ ZAPOJENIE – DOMA, PRI PRÁCI AJ NA CESTÁCH
Zaistenie lepšieho prostredia hybridných schôdzok pre všetkých spočíva predovšetkým v poskytnutí rovnakých možností zapojiť sa účastníkom v miestnosti, z domova alebo odkiaľkoľvek, kde sa práve nachádzajú. Zlepšenia schôdzok cez Teams a riešení Microsoft Teams Rooms sú navrhnuté tak, aby hybridné prostredie posunuli opäť o úroveň vyššie.
V priebehu tohto roku uvedieme v Teams Rooms rozloženie zobrazenia schôdzky Front row (Prvý rad), vďaka ktorému budú interakcie prirodzenejšie. Účastníkom stretnutia priamo v miestnosti navodí silnejší pocit kontaktu s ľuďmi, ktorí sú pripojení na diaľku. Video galériu sme presunuli do spodnej časti obrazovky, aby sa vzdialení účastníci videli s účastníkmi v miestnosti. K rovnocennému zapojeniu všetkých pomáha tiež udržiavanie obsahu schôdzky kontextovými informáciami, ako sú agenda, úlohy a poznámky. Pre účastníkov v miestnosti bude tiež viditeľný chat danej schôdzky, aby mali prehľad o komentároch a mohli na ne reagovať.
V Teams Rooms bude dostupné nové rozloženie schôdzky Front row (Predný rad), vďaka ktorému budú interakcie prirodzenejšie a ktoré účastníkom schôdzky nachádzajúcim sa priamo v miestnosti poskytne silnejší pocit kontaktu s ľuďmi pripojenými vzdialene.
Aby sa aj vzdialení účastníci mohli čo najviac zapojiť do schôdzky, Teams Rooms rozšíri plochu obrazovky prostredníctvom nového rozloženia videa, ktoré v čase, keď nie je zdieľaný žiadny obsah, zobrazí video galériu cez viac displejov. Takto rozšírený priestor umožní väčšie a reálnejšie zobrazenie vzdialených účastníkov. Tento rok v lete aj do Teams Rooms prinesieme ďalšie funkcie z desktopovej verzie, aby sme pomohli zamerať pozornosť na účastníkov, ktorí sa do stretnutia zapájajú na diaľku. Medzi tieto funkcie patria živé reakcie, zvýraznenie videa, možnosť pripnúť viac streamov videa (bude k dispozícii tento rok na jeseň) a bubliny chatu pri použití klasického rozloženia videa v mriežke.
Nové rozloženia videí sú navrhnuté tak, aby umožnili zamerať pozornosť na účastníkov stretnutia, ktorí sú pripojení na diaľku. Využívajú totiž maximálnu plochu obrazovky a zobrazujú video galériu cez všetky dostupné displeje.
Dbáme tiež na jasnú identifikáciu toho, kto na schôdzke práve hovorí. Inteligentné reproduktory pre Teams, teraz všeobecne dostupné od spoločností GOES a Yealink, sú navrhnuté pre Teams Rooms. S použitím technológie spoločnosti Microsoft pre rozpoznávanie hlasu identifikujú osobu, ktorá v miestnosti hovorí, a pridávajú jej meno do prepisu schôdzky. Prepis schôdzky s menami hovoriacich umožňuje ľuďom sústrediť sa na to, čím môžu ku konverzácii prispieť. Tí, ktorí sa nemohli na schôdzke zúčastniť, si potom môžu prejsť záznam konverzácie.
Nové je aj prostredie Teams Rooms na zariadeniach Surface Hub. To prináša do miestnosti schôdzky ďalšie obľúbené funkcie a ovládacie prvky z desktopovej verzie vrátane modernizovaného zobrazenia schôdzky, možnosti Režimu spoločne a funkcie PowerPoint Live. Od tohtoročnej jesene bude tiež na zariadení Surface Hub dostupné nové prostredie Microsoft Whiteboard, čo všetkým umožní kresliť a písať rukou na jednom digitálnom plátne.
Aby prácu na tabuľu mohli iniciovať alebo sa do nej zapojiť aj vzdialení účastníci, vytvorili sme úplne nové prostredie aplikácie Whiteboard zamerané na hybridnú prácu, ktoré všetkým účastníkom umožňuje vizuálne spolupracovať na rovnakom digitálnom plátne. Od tohtoročného leta budú dostupné nové funkcie, ktoré všetkým umožnia preniesť existujúci obsah na tabuľu a využívať ho pri spoluvytváraní. Nové šablóny pomôžu skupinám rýchlejšie začať pracovať na nápadoch, zlepšia schopnosť držať krok s prispievateľmi a umožnia im využívať ďalšie funkcie. A to ako z dotykových zariadení, tak pomocou klávesnice a myši.
Nové prostredie aplikácie Whiteboard vám umožní spolupracovať bez ohľadu na to, kde sa nachádzate.
Efektívne hybridné schôdzky vyžadujú, aby každý z účastníkov mohol rovnocenne prezentovať a zároveň prezentáciu sledovať. Nové funkcie PowerPoint Live pomôžu vytvoriť zdieľaný priestor na spoluprácu s využitím príspevkov od všetkých účastníkov stretnutia. Preklad snímky umožní zobraziť si prezentáciu vo zvolenom jazyku pre každého účastníka individuálne bez toho, aby to ovplyvnilo zvyšok účastníkov. Nové používanie rukopisu vám umožní pridávať do prezentácie v PowerPointe v jej priebehu poznámky. S pomocou laserového ukazovadla tiež môžete nasmerovať pozornosť na kľúčové body.
Nové možnosti používania rukopisu a laserového ukazovadla v prezentáciách PowerPoint Live
Rovnaké funkcie sú k dispozícii aj v mobilnej aplikácii Teams. PowerPoint Live a dynamické zobrazenia sú teraz dostupné aj na mobilných zariadeniach. Vlastné pozadie je v súčasnosti k dispozícii vo verzii pre iOS a čoskoro bude dostupné aj pre Android.
HRANICE OSOBNÉHO ČASU A PRIESTOR NA ODPOČINOK
Od začiatku pandémie COVID-19 sa čas, ktorý používatelia Teams trávia na stretnutiach, takmer zdvojnásobil. Na seba nadväzujúce stretnutia zvyšujú stres a je potom ťažšie udržať si sústredenosť a zapojenie. Meditácia a mentálne cvičenie s pomocou aplikácie Headspace však pomôžu znížiť úroveň stresu a zlepšiť sústredenosť. Stačí len pár minút denne. Koncom mesiaca začneme v rámci aplikácie Viva Insights v Teams ponúkať vybraný súbor riadených meditácií a mentálnych cvičení od spoločnosti Headspace, ktoré vám pomôžu začať deň dobre naladení, uvoľniť sa pred dôležitou prezentáciou alebo sa večer odreagovať od pracovných povinností.
Aplikácia Viva Insights v Teams vám umožní dopriať si krátku pauzu a nabrať tak novú energiu alebo využiť riadenú meditáciu od spoločnosti Headspace.
Budeme ďalej stavať na schopnosti aplikácie Viva Insights pre plánovanie času na intenzívnu prácu bez vyrušovania, keď sú stlmené oznámenia z Teams, a v nasledujúcich mesiacoch v tejto aplikácii predstavíme nový režim pre sústredenú prácu. Táto funkcia ponúkne hudbu od spoločnosti Headspace, ktorá pomáha sústrediť sa, a časovača, ktorý vám pomôže pokročiť v práci na dôležitých úlohách a prekladať ju naplánovanými prestávkami.
Aplikácia Viva Insights v Teams prinesie nový režim pre sústredenú prácu, ktorý ponúkne hudbu od spoločnosti Headspace a časovač.
Práca na diaľku stiera fyzické hranice medzi pracovným a osobným životom, čo vedie k nárastu komunikácie po skončení pracovného času a vytvára pocit, že človek je neustále na príjme. Chceme ľuďom pomôcť nájsť rovnováhu a chrániť si svoj osobný čas. V nasledujúcich mesiacoch ponúkne aplikácia Viva Insights možnosť nakonfigurovať si čas pokoja. Mimo pracovného času tak stlmíte mobilné oznámenia z aplikácií Outlook a Teams a získate aj osobné prehľady, ako dobre sa vám darí sústrediť sa či po práci vypnúť. Nastavenie času pokoja bude dostupné aj pre používateľov mobilných aplikácií Teams a Outlook a sprevádzať ich budú ovládacie prvky pre správcov IT v nástroji Microsoft Endpoint Manager. Tie im umožnia vytvoriť pravidlá stlmenia oznámení po pracovnom čase pre celú organizáciu.
Nastavenie času pokoja umožní stlmiť po pracovnom čase mobilné oznámenia z aplikácií Outlook a Teams.
S novým štýlom práce sa ešte len všetci zoznamujeme a objavujeme nové možnosti, ako ľuďom pomôcť pracovať flexibilne a súčasne efektívne. V spoločnosti Microsoft sa snažíme vytvárať prostredie, ktoré umožňuje ľuďom pracovať naozaj kdekoľvek a kedykoľvek, tak ako komu vyhovuje, bez vplyvu na produktivitu tímov a organizácií. Študujeme výsledky výskumov a vzorce používania našich aplikácií a každodenne hovoríme s našimi zákazníkmi. Čoraz lepšie tak rozumieme tomu, čo ľudia potrebujú, aby mohli každý deň odvádzať tú najlepšiu prácu.