När Friluftsfrämjandet digitaliserar sin verksamhet knyter organisationen samman sina 300 lokalavdelningar. Resultatet är minskade driftkostnader, reducerade utsläpp, bättre samarbetsmöjligheter, ett växande medlemsantal och en GDPR-säkrad verksamhet. Och viktigast av allt, med effektivare internkommunikation skapas utrymme för mer tid för friluftsäventyr.
Med hjälp av IT-företaget och Microsoft-partnern AddPro har Friluftsfrämjandet satsat på Microsoft 365 och Microsoft Dynamics 365 för att underlätta samarbete och kommunikation internt samt för att få bättre insikter om sina 100 000 medlemmar.
Samarbetsverktyget Microsoft Teams implementerades för effektivare samarbete över organisationens 316 lokalavdelningar. Satsningen har resulterat i minskat antal resor och lägre kostnader för möten på lokal, regional och nationell nivå. Sex månader efter introduktionen av Teams finns det online-deltagare i hälften av alla Friluftsfrämjandets arbetsmöten.
– Teams har förändrat vår organisationskultur. Tidigare var vi tvungna att planera fysiska möten en månad i förväg. Nu kan vi enkelt kolla varandras tillgängligt i delade kalendrar och se direkt vilka som är tillgängliga för ett videomöte i morgon eftermiddag, säger Erik Ehrner, CTO för Friluftsfrämjandet.
Friluftsfrämjandet har rullat ut ytterligare funktioner i Microsoft 365, där alla användare har tillgång till Office 365. Allting lagras dessutom i SharePoint vilket gjort att Friluftsfrämjandet stärkt sin regelefterlevnad enligt GDPR. I digitaliseringsprocessen tog Friluftsfrämjandet även tillfället i akt att uppgradera från Windows 7 till Windows 10.
– Vi säkerhetskopierade allt vi behövde från enheterna, installerade Windows 10 och migrerade över filerna, vilket var snabbt och enkelt och dessutom gav oss en möjlighet att ta bort filer som inte uppfyller GDPR från våra system, säger Erik Ehrner.
Friluftsfrämjandet tittar nu även på att implementera andra Microsoft-verktyg som Power BI för att kunna svara på viktiga frågor med datadrivna insikter och Yammer för att bättre kunna utnyttja expertisen hos organisationens 7 000 medarbetare och 100 000 medlemmar.
– I 20 år såg vi vårt medlemsantal minska. Men de senaste fem åren har vårt medlemskap återigen börjat växa. Våra digitala transformationsinitiativ genom Microsoft 365 och Dynamics 365 har påskyndat denna utveckling och fått oss att känna oss som en enhetlig organisation i stället för 300 lokalavdelningar, säger Adam Bergsveen, kommunikationschef på Friluftsfrämjandet.
Besök gärna vår kundsida för en mer fördjupad läsning om Friluftsfrämjandet.
