Hybrid Workplace – Môi trường làm việc kết hợp: Triết lý và thực tiễn

 |   Microsoft Vietnam Communications

Hybrid

Kurt DelBene, Phó chủ tịch điều hành Microsoft

Ngay từ những ngày đầu khi đại dịch Covid-19 bùng phát, chúng tôi đã bắt đầu quan sát sự thay đổi trong môi trường làm việc và tìm hiểu xem nhân viên của chúng tôi sẽ làm việc ở đâu và như thế nào là tốt nhất với họ. Sau một năm, chúng tôi quyết định sẽ triển khai một môi trường làm việc mới Hybrid Workplace – môi trường làm việc kết hợp – có khả năng nâng cao năng lực phát triển cho nhân viên, khách hàng và doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Tháng 3 năm ngoái, tôi đã gửi một email cho toàn bộ nhân viên Microsoft trên toàn cầu thông báo rằng công ty sẽ đưa ra chính sách làm việc từ xa bắt buộc, ngoại trừ những nhân viên buộc phải làm việc tại chỗ (on-site). Cho đến nay, sau hơn một năm làm việc từ xa, một số địa điểm làm việc của Microsoft đã đáp ứng hoặc thậm chí vượt cả những tiêu chí giãn cách xã hội tại nơi làm việc của chính phủ nước sở tại. Hiện tại, các địa điểm làm việc của Microsoft trên 21 quốc gia đã có thể tiếp nhận thêm nhân viên đến làm việc – tương đương khoảng 20% ​​nhân viên toàn cầu của chúng tôi.

Kể từ khi đại dịch xuất hiện, ưu tiên hàng đầu của Microsoft là sức khỏe và sự an toàn của nhân viên. Chúng tôi luôn theo dõi diễn biến và số lượng ca nhiễm của từng quốc gia cũng như các quy định của chính phủ để quyết định thời điểm có thể cho phép thêm nhân viên đến văn phòng làm việc một cách an toàn. Khi một số nhân viên quay trở lại văn phòng làm việc và một số khác cần và mong muốn tiếp tục làm việc từ xa, chúng tôi đã áp dụng chính sách làm việc kết hợp Hybrid Workplace. Mục tiêu của chúng tôi là mang lại cho nhân viên sự linh hoạt, cho phép mọi người làm việc ở nơi họ cảm thấy thoải mái và hiệu quả nhất, đồng thời khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà vì virus và các biến thể liên quan vẫn chưa hoàn toàn chấm dứt.

Sự ra đời của môi trường làm việc Hybrid Workplace

Cách đây một năm, chúng tôi đã sớm nhận ra rằng virus và tác động của nó quá phức tạp để có thể dự đoán. Mặc dù ban đầu chúng tôi đã cố gắng cung cấp những hướng dẫn liên quan đến các mốc thời gian cụ thể và các giai đoạn mà đại dịch có thể sẽ tiến triển, nhưng chúng tôi không thực sự hiểu rõ về nó để có thể dự đoán chính xác thời gian bùng phát. Chúng tôi nhận ra rằng chúng tôi cần xây dựng một chiến lược để quay trở lại văn phòng. Chiến lược đó phải có khả năng đáp ứng được những diễn biến khó lường của đại dịch hay những hướng dẫn từ chính phủ, để có thể đảm bảo sự an toàn cho nhân viên.

Với suy nghĩ này, chúng tôi đã đưa ra Mô hình làm việc kết hợp “Hybrid Workplace Dial” với 6 giai đoạn, thay vì các mốc thời gian cụ thể. Các số từ 1 đến 6 giúp chúng tôi xác định giai đoạn cho từng địa điểm làm việc tùy thuộc vào tình hình đại dịch địa phương cũng như những hướng dẫn từ chính phủ. Số có thể tiến hoặc lùi tùy vào tình hình đại dịch của mỗi địa phương nơi đặt các cơ sở làm việc của chúng tôi.  Mỗi giai đoạn được xác định dựa trên một bộ tiêu chí và mức độ sẵn sàng của từng địa phương, cùng với những quy định và hành động đã được định sẵn.

Trong 6 giai đoạn của Mô hình làm việc kết hợp, giai đoạn 1 là đóng cửa văn phòng, giai đoạn 2 là bắt buộc làm việc tại nhà, giai đoạn 3 là khuyến khích làm việc tại nhà nhưng nhân viên có thể lên văn phòng nếu cần. Giai đoạn 4 và 5 là giai đoạn văn phòng được phép mở cửa đón nhân viên nhưng họ vẫn được khuyến khích làm việc từ xa. Giai đoạn 6 là văn phòng mở cửa lại bình thường, đây là lúc tình hình Covid-19 không còn đáng lo ngại và chỉ giống như một loại vi rút thông thường như cúm mùa, do đó hầu hết các quy định và biện pháp phòng ngừa đều được gỡ bỏ và tất cả các dịch vụ của văn phòng hoạt động trở lại bình thường.

Trong giai đoạn từ 1 đến 5, tại mỗi địa điểm văn phòng, chúng tôi đều có những kế hoạch phân bổ nhân viên lên văn phòng cũng như đưa ra những quy định cụ thể và rõ ràng cho những nhân viên lên văn phòng như luôn khai báo tình trạng sức khỏe trước khi vào văn phòng, đeo khẩu trang, giữ khoảng cách xã hội, tuân thủ chặt chẽ các bước vệ sinh khử khuẩn, v.v.

Những quy định này rất quan trọng và chúng tôi tin rằng chúng hoàn thể hiện những nguyên tắc cốt lõi của chúng tôi:

  • Sức khỏe thể chất và tinh thần là ưu tiên hàng đầu tại Microsoft.
  • Chúng tôi hỗ trợ nhu cầu của nhân viên và tạo cho họ sự linh hoạt để làm việc từ xa hay tại văn phòng của Microsoft, nếu điều kiện cho phép.
  • Chúng tôi tiếp tục phục vụ khách hàng và duy trì các hoạt động kinh doanh quan trọng.
  • Chúng tôi đáp ứng hoặc đôi khi là vượt xa các quy định, hướng dẫn của chính phủ địa phương và/hoặc sức khỏe cộng đồng.

Nghiên cứu hàng nghìn nhân viên đã quay lại các địa điểm làm việc của Microsoft ở một mức độ nào đó, chúng tôi nhận thấy họ đang thích nghi rất tốt trong việc phân chia thời gian làm việc linh hoạt giữa văn phòng và nhà. Theo khảo sát, 54% nhân viên, những người đã chọn quay lại văn phòng ở Giai đoạn 4, đang dành dưới 25% thời gian của họ tại văn phòng làm việc. Ngoài ra, 69% dành 50% thời gian hoặc ít hơn tại nơi làm việc. Chúng tôi hiểu rằng những phản hồi này dựa trên bối cảnh hiện tại, nơi nhiều nhân viên chưa được tiêm chủng và nhiều trường học vẫn đóng cửa.

Thay đổi địa điểm làm việc để giữ an toàn cho nhân viên

Mỗi người trong chúng ta đều nhận thấy nơi làm việc bây giờ không giống như trước đây. Đầu năm ngoái, hầu hết chúng tôi bắt đầu làm việc từ xa, chúng tôi đã thực hiện nhiều biện pháp an toàn sức khỏe, đáp ứng và trong nhiều trường hợp, vượt cả yêu cầu của các quan chức y tế địa phương. Nỗ lực này nhằm đáp ứng ưu tiên số 1 của chúng tôi là bảo vệ sự an toàn cho nhân viên:

  • Chúng tôi đã đánh giá tất cả các cơ sở làm việc của Microsoft để biết cần điều chỉnh những gì khi giãn cách xã hội và đáp ứng các tiêu chuẩn y tế địa phương; cũng như để biết cần cung cấp cho nhân viên những vật dụng cá nhân gì, ví dụ như khăn lau khử trùng và khẩu trang, để họ sử dụng khi làm việc tại chỗ.
  • Để đáp ứng các hướng dẫn của địa phương và các yêu cầu về giãn cách xã hội, chúng tôi đã triển khai các chiến lược làm việc tại văn phòng theo từng nhóm, điều chỉnh không gian vật lý khi cần thiết hoặc kết hợp cả hai dựa trên nhu cầu của tổ chức.
  • Chúng tôi đã điều chỉnh cơ sở vật chất và một số dịch vụ tại chỗ. Ví dụ: chúng tôi hạn chế cung cấp các dịch vụ trong các phòng họp của Microsoft, đặt biển báo ở các khu vực chung và nhà ăn để đảm bảo giãn cách xã hội.
  • Chúng tôi đã thiết lập các tiêu chuẩn nhất quán, áp dụng cho nhân viên của chúng tôi khi họ đến các địa điểm làm việc khác của Microsoft và cho khách hàng và đối tác khi họ truy cập trang web của chúng tôi.

Dù chúng ta ngày càng có nhiều người được tiêm chủng vắc-xin ngừa Covid-19 và đó là một trong những nhân tố góp phần ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh, chúng tôi vẫn quyết định giữ nguyên các biện pháp phòng ngừa tại các địa điểm làm việc của Microsoft. Chúng tôi sẽ vẫn tiếp tục theo dõi tác động của vắc-xin cũng như hướng dẫn sức khỏe cộng đồng để tư vấn về bất kỳ thay đổi nào về môi trường làm việc của chúng tôi, nếu cần.

Hướng đến một môi trường làm việc kết hợp và hiện đại

Nhìn về tương lai, chúng tôi biết rằng môi trường làm việc kết hợp sẽ đòi hỏi một chiến lược và mô hình hoạt động hoàn toàn mới, kết hợp giữa chính sách làm việc linh hoạt, thiết kế không gian và các giải pháp công nghệ sáng tạo. Môi trường làm việc kết hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng được những kỳ vọng mới của nhân viên, kết nối lưc lượng lao động từ khắp nơi, và cung cấp được những công cụ để đổi mới, sáng tạo và cộng tác hiệu quả.

Như một cách để chia sẻ những kết quả mà chúng tôi đã nghiên cứu được trong một năm qua cũng như dự đoán về tương lai của môi trường làm việc, vừa qua, Microsoft đã công bố báo cáo Chỉ số xu hướng công việc năm 2021 với những dữ liệu, nghiên cứ và thông tin chi tiết cho các lãnh đạo doanh nghiệp.

Chúng tôi tin tưởng vào giá trị của việc gắn kết mọi người tại nơi làm việc. Sự hiện diện của các văn phòng Microsoft trên toàn cầu làm phong phú thêm nền văn hóa của chúng tôi cùng những ý tưởng mới, quan điểm mới, từ đó giúp chúng tôi học hỏi lẫn nhau. Được ở gần và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và đối tác giúp chúng tôi hiểu rõ hơn nhu cầu của họ cũng như tăng giá trị cho những nỗ lực mà chúng tôi cùng nhau xây dựng.

Chúng tôi tiếp tục cam kết xây dựng những không gian làm việc đa dạng đồng thời đem đến  sự linh hoạt mà nhân viên cần. Chúng tôi thực hiện phương pháp tiếp cận dựa trên nghiên cứu, để thiết kế nơi làm việc của mình và tự tin rằng chúng tôi vẫn có thể tạo ra một môi trường hợp tác, lành mạnh, an toàn và toàn diện. Microsoft tiêu chuẩn hóa thiết kế toàn diện tại các địa điểm làm việc trên toàn cầu và chúng tôi dựa trên sự đa dạng của con người để đảm bảo mọi không gian văn phòng mà chúng tôi tạo ra đều mang lại lợi ích cho mọi người, dù họ là người khuyết tật.

Để đạt được năng suất khi làm việc từ xa đòi hỏi các công cụ cộng tác mới, một cơ sở hạ tầng đám mây vững chắc và một tư duy mới về bảo mật. Chúng tôi cũng nhận ra rằng môi trường làm việc kết hợp đã đặt ra những thách thức mới như khả năng đảm bảo mọi nhân viên đều cảm thấy được tham gia và gắn bó bất kể vai trò hoặc vị trí gì. Để đạt được mục tiêu đó, chúng tôi đang phát triển môi trường làm việc kết hợp bằng việc cải tiến các công cụ công nghệ của chúng tôi để giúp mọi người thích ứng cả môi trường làm việc từ xa và kết hợp (ví dụ như tính năng họp cùng nhau Together Mode, tính năng bảng trắng Microsoft Whiteboard và tính năng chụp ảnh thông minh tại phòng họp Microsoft Teams).

Giao tiếp thường xuyên và minh bạch với nhân viên đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Dựa trên phản hồi của nhân viên, chúng tôi biết rằng một số mong muốn được quay lại địa điểm làm việc trong khi những người khác thích hoặc mong muốn tiếp tục làm việc từ xa. Mục tiêu của chúng tôi là cung cấp cho nhân viên sự linh hoạt để có thể phát triển phong cách làm việc cá nhân, cân bằng nhu cầu kinh doanh và đảm bảo chúng ta sống theo văn hóa của mình. Chúng tôi cũng hiểu rằng một số công việc yêu cầu nhân viên phải có mặt tại chỗ, chẳng hạn như các vị trí hỗ trợ cơ sở hạ tầng, trong khi các công việc khác cũng có thể được thực hiện từ xa. Khi chúng tôi đạt đến trạng thái mà COVID-19 không còn tạo ra gánh nặng đáng kể cho cộng đồng của chúng tôi, chúng tôi xem việc làm tại nhà trong một khoảng thời gian (dưới 50%) là tiêu chuẩn cho hầu hết các vị trí với sự đồng thuận từ các thành viên trong nhóm làm việc và cấp quản lý trực tiếp.

Với mô hình làm việc kết hợp Hybrid Workplace của mình, một mặt chúng tôi mong muốn mang lại một môi trường làm việc linh hoạt, thúc đẩy sự cộng tác cho hơn 160.000 nhân viên tại Microsoft, mặt khác chúng tôi cũng mong muốn chia sẻ với thế giới một mô hình làm việc hiện đại trong tương lai.

COVID-19 , Môi trường làm việc kết hợp , Chỉ số xu hướng công việc