Microsoft 預測混合辦公模式將成為亞太區企業大趨勢

 |   Rita Ngai

Remote working whitepaper

最新白皮書揭示影響亞太區勞動力的重要趨勢     分析企業、員工及科技在混合工作環境中將擔當關鍵角色

2020 7 30 日,香港 ─ 新冠肺炎疫情持續推動我們日常生活模式的變革。近日,Microsoft與研究機構 TechRepublic Premium 合作,了解疫情對亞太區企業的辦公模式和業務營運的影響,如何加快企業的科技應用,實現混合辦公的新常態。

新發布的白皮書名為《開創亞太區辦公新常態》,當中探討金融、醫療保健、教育、電訊、研究和專業諮詢等業界,對亞太區的企業文化和邁向新辦公模式的見解。

Microsoft Teams營銷主管Kady Dundas表示:「世界各地均遭受疫情打擊,短時間內對所有人的生活和工作帶來極大轉變,從會議室面對面開會轉移至在家遙距工作,對影像通話的需求亦大大提高。有關數據顯示,全球每日有約 2 億人使用Microsoft Teams參與視像會議,相當於 41 億分鐘的會議時間[1],證明遙距辦公將成為大勢所趨。」

科技應用成就新一代辦公模式

疫情期間,Microsoft發現辦公模式的轉型並不能單靠科技驅動,儘管企業已優先應用科技來推行遙距辦公並促進業務轉型,仍需要多方面配合。

IBRS顧問和未來辨公趨勢專家 Joseph Sweeney博士表示:「遙距辦公需要的科技相對較簡單直接。當疫情來襲時,所有人頓時需要在家遙距工作,Microsoft Teams自然成為企業使用的協作工具 。此協作工具其實早已包含於Microsoft Office 365內,因此,用家對Microsoft Teams的操作並不會感陌生,各大企業迅速運用此工具實屬意料之內。」

現今的工作環境逼使我們改變既有思維,鼓勵企業重新審視辦公模式、個人、團體和管理層之間的交流。同時,管理層亦需推動改革,協助企業適應工作新常態,同時顧及當中可能引致的情緒影響。

Microsoft香港及澳門區總經理陳珊珊表示:「成功推行遙距辦公的關鍵在於擁有正確的文化、科技和表現衡量標準。員工需要保持「成長心態」(Growth Mindset),管理層與員工及同事之間亦需互相信任,才能使企業持續保持生產力及創新力。進行遙距辦公時,最重要是按照員工創造的價值和影響來衡量其表現,不能單看工作時數和結果。於這個充滿挑戰的時期,共同協作對確保業務成功至為關鍵,能為團隊的成功出一分力,比個人的成績更為重要。」

新工作趨勢見證辦公新常態

企業在推行混合工作模式以適應新常態時,需要注意以下新趨勢:

  1. 工作倦怠的危機 – 員工的「辦公時間」已逐漸有新的解讀方式。 IBRS顧問和未來辨公趨勢專家 Joseph Sweeney博士指,員工於遙距辦公時,普遍會主動不斷工作,缺少休息時間。例如,一些在家工作的員工即使到了深夜仍會接到上司的來電,可見我們需要更清晰地劃分工作及私人時間。
  2. 對晉升機會的疑慮 – 企業需重新評估如何量度員工的表現。協作平台只可量度線上時間,但不能衡量個別員工為公司帶來的價值。近來,有企業甚至發現性格內向的員工,在家工作時能表現更好,而以往作為團隊核心的外向型員工則不再是焦點所在。
  3. 彈性工作和同理心 – 研究發現近半(47%)員工表示在家工作較易分心,對他們來說是一大挑戰[2]。 企業、管理層和團隊不但應協助員工塑造無干擾的工作環境,同時亦應包容彈性工作安排,體諒員工在家工作所面對的挑戰。
  4. 科技培訓和準備 –科技在營商環境中逐漸成為不可或缺的一環,員工培訓亦需緊貼步伐,以充分利用軟件和硬件的潛力。印度企業MacOffice Services Private Limited行政總裁兼創辦人 Nitin Paranjape 博士表示:「拒絕接受變革大多是資深員工,因為他們一直倚賴IT部門的支援,從未親身學習如何運用科技和工具。」
  5. 融入社交互動元素 – 除了科技,企業亦需要專注於建立公司政策和文化。2020年4月發布的《Microsoft工作趨勢指數》[3]顯示於遙距工作盛行後,使用Microsoft Teams視像會議的人數比以往增加一倍,反映用家都嚮往人與人之間的互動。除了視像會議外,企業亦需尋找促進創新、創意交流和製造友好工作氛圍的方法,令每位員工均能體會到自己在團隊中的重要性。

未來辦公時代已開始   混合模式勢成趨勢

Microsoft 行政總裁 Satya Nadella於2020財政年度第四季度業績報告[4]公布,生產力和商業流程業務的收入增長達6%。他表示:「過去五個月證明了科技強度是協助企業保持業務靈活、具韌性的關鍵 。 在此危機中,具備數碼科技能力的企業將擁有優勢,能夠在逆境中快速復原,重新出發。」

毫無疑問,是次疫情推動了整個地區之辦公模式的轉型,以及引起大眾對創新科技的關注,社會和文化背景亦影響著各類機構調適至新常態的方式。

於某些情況下,企業或機構需要逐步適應,並配合當地政府針對嶄新的辦公模式所推行的各項措施。Microsoft香港推行的「停課不停學支援計劃」為本地中小學提供遙距教學支援,此計劃是Microsoft 香港與教育局合辦的Partners in Learning (PiL) 項目的一部分,為全港學校提供遙距教學支援,令教與學跨越地域及時間限制。Remote learning

基督教宣道會宣基小學校長鄭堅民先生

基督教宣道會宣基小學參與計劃後一直以遙距模式授課,希望將疫情對學生帶來的影響降至最低。基督教宣道會宣基小學校長鄭堅民先生表示:「現代的教與學不能局限於課室。在這充滿挑戰的時刻,協助我們的教師於任何時間,任何地點指導和培育學生變得至為重要。我校一直運用科技提升課堂教學質素,推行遙距教學後,我們成功見證了科技如何更靈活、更有彈性地提升教學體驗,實在令人鼓舞。適時應用科技,對我們培育下一代數碼人才至為關鍵。」

對於香港和新加坡等地少人多,樓價高企的市場而言,新型辦公模式或會帶來經濟效益。員工可以共享和輪流使用辦公室,其餘時間則在家工作。

未來的混合辦公模式將會令工作和私人生活的界線變得糢糊。 Microsoft第二期的《工作趨勢指數》[5]發現,在非一般辦公時間(即上午9時至下午5時以外), Microsoft Teams在其他時段(上午8時至9時和下午6時至8時)錄得對話次數的增長,幅度較其他時段高,為 15% 至23%。此外,週末工作亦變得更為普遍,Microsoft Teams 在周六和周日的對話增幅超過 200%。

為了建立未來的工作環境,企業需加快推行政策革新,使員工能夠打破傳統朝九晚五的工時框架,重新制定合理的工作期望及衡量工作表現的指標。

此外,企業管理層亦須更新其網絡安全和高效協作策略,隨著社會及企業漸漸適應疫情下的運作模式,企業的下一步必須為新型的混合辦公模式制定相關政策。

欲了解更多有關亞太區企業如何應對並成功實行遙距辦公的資訊,請按此閱讀全文。

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[1]  https://www.microsoft.com/en-us/Investor/earnings/FY-2020-Q3/press-release-webcast

[2] CBS 電子手冊: 250+ 個聯繫和管理遙距辦公團隊的貼士

[3]  https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/04/09/remote-work-trend-report-meetings/

[4] https://www.microsoft.com/en-us/Investor/earnings/FY-2020-Q4/press-release-webcast

[5] https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/07/08/future-work-good-challenging-unknown/