Microsoft 著手革新企業協同合作

Microsoft 正著手革新旗下員工的協同合作方式。我們懷抱的願景，在於使用 Microsoft 365 打造兼具生產力和協調力的團隊，並運用領導和組織能力來與員工交流互動，使團隊運作更為順暢。因此，我們致力於推展強大的自助服務企業協同合作，以協助員工保持生產力，並得心應手完成工作。

隨著本公司持續落實數位轉型，Microsoft 核心服務工程和營運部門 (CSEO) 正著重改善每位 Microsoft 員工和合作夥伴的體驗。在順暢進行團隊合作方面，我們會聚焦於員工如何與同儕及所屬團隊進行聯繫和協同合作，以及如何實踐 Microsoft 的使命、價值和文化等層面。我們正著手革新團隊合作方式，不僅要為員工提供更多功能，還要將靈活性深植於組織文化之中，繼而強化業務續航力，以利員工於遠端工作期間保持聯繫且掌握最新狀況。而上述願景，也有助於向客戶展現 Microsoft 365 如何協助大型企業推動與此相彷的轉型，同時實現其所帶來的各項優勢。 

我們懷抱著宏大的願景，期望透過數位轉型來賦予員工生產力十足的體驗，而推動順暢的團隊合作，則為實現此一願景的重要環節之一。如需深入了解 Microsoft 如何實現上述願景，請參閱 Microsoft 重新定義員工體驗 (英文)。

順暢進行團隊合作的願景 

順暢進行團隊合作的目標和精神，在於凝聚眾人之力以達成事半功倍之效，而公司的成功與否，則取決於能否透過彼此之間的互動激盪出最大程度的生產力。Microsoft 致力於協助員工發揮最大生產力，並得心應手完成各項日常工作。順暢進行團隊合作的宗旨，在於透過一系列的體驗強化協同合作，並運用緊密連結且自然的方式促進互動，藉此提高團隊生產力和滿意度。因此，Microsoft 力圖全方位強化員工於各項工作活動中的生產力體驗，包括個人專注時間、團隊互動和會議、分享和運用企業知識，以及與公司內外的同事交流互動等。 

從「個人」本位邁向「團體」本位 

我們先前推出的工具，大多聚焦於個人層面，而順暢進行團隊合作的相關投資，則著重於革新我們的技術和文化，以培養以團隊為中心的思維。我們期望將各個層面的體驗重心，自「個人」本位移轉至「團體」本位上，包括：對話、會議、內容協同合作和工作流程。為了順利推動革新，順暢進行團隊合作的相關投資可歸納為三大主要面向，如圖 1 所示。

• 打造兼具生產力和協調力的團隊：泛指員工定期與之互動的對象，例如自身隸屬的工作團隊、專案團隊、業務單位中負責不同職能的同事，以及直屬上司和部下。我們期望旗下員工能在日常工作的相關族群和團隊中展現生產力和協調力。 

• 發揮領導力並促進社群互動：泛指員工在組織中進行開放式交流互動的對象。員工需要與 Microsoft 組織整體、公司領導階層，以及隸屬 Microsoft 內部不同社群的同仁進行交流互動。 

• 強大的自助服務協同合作：泛指協同合作所涵蓋的整體範疇，旨在運用符合規範、安全且可管理的最佳做法及技術，以大力支援並確保使用者的各種體驗、團隊和社群能享有最具生產力和協同合作能力的環境。 

我們深入探究順暢進行團隊合作如何協助員工和組織取得聯繫和進行協同合作，並藉此定義其所刻劃的願景。員工需要享受簡單且生產力十足的團隊工作體驗，藉此運用透明的通訊機制和有效的會議，與所屬團隊分享知識並進行決策。我們期望讓員工與公司內的各類對象順暢取得聯繫，藉此與公司領導階層進行交流互動、活躍於社群當中、分享心得和公司知識，並運用群眾外包實現創新。正因如此，我們致力於協助員工輕鬆保護和管理所有員工體驗中的資訊。 

身為企業，Microsoft 有責任化身員工的強力後盾，以協助他們輕鬆協同合作、因應業務需求，同時兼顧敏感資產的安全性。我們需要遵守法律、安全性、隱私權和 IT 政策，並協助確立良好環境。本公司致力於提供穩健的第一方服務和功能，以減輕企業承受的風險，或避免員工感到困惑。我們必須營造良好的體驗，以協助員工透過符合規範、精心打造、目標明確且值得信賴的方式，順暢連接所需的應用程式和服務。為了實現上述目標，Microsoft 將率先擔任業界表率，並協助企業客戶了解如何推動健全的協同合作和生產力技巧，並兼顧合規性、管理能力和保護能力。

檢視催化革新的原動力  

隨著經濟邁向數位化，公司必須借助團隊之力，以激發新的想法、管理資訊，並建立新的商業模式。有些公司因旗下員工敬業度不足，面臨了數十億美元的收益損失，除此之外，新一代的人才也高度重視良好的組織文化。因此，Microsoft 認為：交流互動將成為吸引人才的重要關鍵。 

Microsoft 大舉投資多項生產力工具，以期改善團隊工作體驗，而我們的員工正在享受此項措施所帶來的豐碩成果。我們在使用者體驗上的重點，在於提高自身產品的使用者滿意度，同時推出一系列嶄新的工具選項，以賦予員工更多選擇，繼而大幅提高其生產力。然而，如果選項不明確，且工具增添複雜性，勢必難以改變既定的習慣，導致員工不願充分發揮生產力工具的協同合作潛力。因此，我們著手探究在團隊合作領域上，組織內還有哪些未獲滿足的重大需求： 

• 通訊：員工使用的通訊管道相當分散，因而造成效率不彰。舉例來說，工程師期望提高工程和通訊工具的整合度，銷售人員則有意減少通訊管道的數量，以投注更多時間與客戶和合作夥伴進行交流。 

• 內容分享：未能妥善整合源自過多來源的知識，共有知識也缺乏良好的封存機制。員工需要使用許多不同的工具處理工作，在此一環境下，往往難以探索和存取內容，甚或取得整合的資料概觀。

• 協同合作：有些工具可能會降低個人和團隊的協同合作生產力。工程團隊飽受 Azure DevOps 電子郵件訊息的轟炸，因此需要透過有效的系統來追蹤各項行動的進度。相反地，銷售人員則需要整合度更佳的工具，以便找出有助於達成交易的對象，並管理工作流。 

本公司於去年改採 Microsoft Teams，而此舉也大幅提升了我們的會議和協同合作體驗。在實作 Teams 後，會議和協同合作類別的使用者滿意度皆顯著攀升。但我們深信：上述改善措施僅僅是開端。在實現以團隊為中心的通訊和工作流程上，仍存在些許障礙。我們的研究結果顯示：目前不僅需要提升工具及整合能力，還應建立長遠的文化和團隊規範，以改善缺乏工具功能最佳化訓練的窘境。 

此外，即時的內容協同合作和共同撰寫作業，也有助於提高員工的效率和效益。然而，有些使用者仍習慣透過電子郵件附件或本機儲存空間來存取檔案。而且，在雲端中開啟的檔案，也不會全數用於協同合作用途。在雲端中建立內容和外部分享等方面，依舊困難重重。共同撰寫所面臨的障礙，包括：在版本控制上有所疑慮、害怕內容不見，以及不確定使用者將檔案儲存於何處。有鑑於此，我們的員工需要雲端工作的最佳做法。 

對此，Microsoft 認為我們應建立備受信賴的活動中心，讓員工能交流互動、相互學習，並安心提問和獲取解答。我們期望消弭停滯不前和各自為政的社群，並提供多種方式來協助員工找出先前的主題，或是有意參加的社群。此外，我們也有意打造標準化且一致的入口網站體驗，藉此提供效率十足且簡單易用的發佈程序，以提高內容的相關性、及時性和搜尋簡便性。 

最後，參與敏感專案的各方人士，都需確保自身工作成果不會落入外人之手，同時在必要的情況下，盡可能提高相關團隊的參與度。若要讓員工運用現代化方式完成工作，勢必得提供易於管理的限制，以便在需要時派上用場。因此，Microsoft 正著手設定嚴謹的標準來規範團隊合作方式，我們有意藉此機會分享自身的歷程和經驗，以協助客戶革新組織內的企業協同合作模式。 

實現順暢的團隊合作 

為了從「以個人為中心」邁向「以團體為中心」，我們著手擬訂了多個重要計畫，以因應旗下員工在協同合作方面的獨特需求。我們致力於打造兼具生產力和協調力的團隊，以提供更簡化且直覺的協同合作體驗。此外，我們也力圖發揮領導力並促進社群互動，以更妥善地連結員工及廣大的組織，藉此培養團隊文化和企業社群意識。我們深知：構築密切、高頻寬協同合作的所需經驗，與擴大公司領導階層及社群的交流互動有所不同。針對上述兩種需求，我們正著手開發一套整合式工具集，並建立相關文化，期望構築強大的自助服務協同合作機制，以嘉惠所有 Microsoft 員工。 

為了實現上述願景，核心服務工程和營運部門正投注諸多心力打造以使用者為中心的體驗，以推展健全的團隊合作和交流互動。此外，我們也與眾多 Microsoft 產品小組攜手合作，以延伸並強化以使用者為中心的體驗。 

核心服務工程和營運部門所投注的心力包括： 

• 提供自助服務解決方案，以安全解決使用者需求，並支援資料導向程序，以協助解決
問題。 

• 提供業界範例，以展示效益十足團隊合作措施。 

• 定義和宣導團隊合作的最佳做法，以發揮技術的最大成效。 

此外，我們也與眾多產品小組及合作夥伴攜手合作，以利 Microsoft 產品提供並強化重大體驗要素。相關心力涵蓋： 

• 為使用者發聲，率先發起有助於成功採用和提高生產力的新功能。 

• 強化基礎，透過穩固的使用者體驗提高使用者滿意度。 

• 弭平功能上的差距，並改善協同合作功能，以促進有效互動。 

打造兼具生產力和協調力的團隊 

這項計畫的要點在於協助員工進行開放式通訊和協同合作，並運用團隊優先的思維來提高生產力和包容力。另外，我們正著手將 Teams 做為協同合作中樞，以透過簡化程序提高生產力，並強化企業資料安全性。使用雲端預設的內容儲存機制，可望改善團隊工作流程，並提高協調力。就內容進行協同合作，則有助於培養健全的團隊合作行為，例如分享想法和加快決策腳步。 

主要計畫 

未來一年，我們計畫借助核心服務工程和營運部門之力，並與各個 Microsoft 產品小組通力合作，以著手打造更具生產力和協調力的團隊。當中涉及的層面包括：

• 透過 Teams 頻道促進團隊合作：我們正著手使用 Teams 頻道中的開放式團隊對話取代各自為政的一對一聊天室和電子郵件。此舉有助於提高透明度，並促進團隊的交流互動。我們力圖衝高組織內部的 Teams 頻道每日有效使用者人數。而計畫在 Teams 頻道中推展的各項團隊工作流程改善措施，將可顯著提升團隊生產力和協調力。相關措施包括： 

• 依據角色來研究、定義和建立工作流程和內容，初期將聚焦於經理和工程團隊上，藉此最佳化業務流程並提高生產力。當中涉及的層面包括：結合運用工作流程以提高頻道使用量，並評估使用量的增加情況。 

• 定義和推出新的服務台產品項目和白手套服務，以促進頻道的交流互動，並提供生產力秘訣與技巧。當中涉及的層面包括：定義和製作團隊合作範本，以加快啟動團隊合作。 

• 解決最後幾個難題，以便讓公司內的所有人完全移轉至 Teams，包括透過直接路由和以地點為基礎的路由來運用公共交換電話網路 (PSTN)，以因應國家/地區 (例如印度) 的當地法規。當中涉及的層面包括：將回應群組服務移轉至通話佇列，而其他不符合資格的使用者則僅使用 Teams。 

• 提高雲端中的內容共用頻率：我們正在建立現代化的共用和共同撰寫方式，以藉此貢獻和運用團隊成員的心血結晶。當中涉及的層面包括：使用 Microsoft 365，以增加儲存在線上的 Microsoft Office 文件數量；將所有內容存放在雲端中，以鼓勵眾人簡化協同合作、提高法務遵循能力，並強化企業檔案安全性。 

• 提倡共同撰寫內容：我們正著手提高建立 Microsoft 365 內容的員工人數。隨著員工逐漸習慣在協同合作環境中共同進行內容作業，我們正力圖強化健全的團隊合作行為，以利員工分享想法和加快共同決策腳步。 

未來展望 

順暢進行團隊合作的轉型過程，始於團隊透明度及建置團隊重點中樞，不過，上述作業僅是開端，部分層面仍有待調查和推展，包括： 

• 建立團隊合作加速器和範本，以善加利用團隊成員提供的最佳做法。 

• 讓檔案的儲存和共用機制更加直覺化，進而在檔案可供使用時落實透明度，並於未供使用時確保安全性。 

• 將團隊合作歷史記錄轉換為後續作業的知識，並透過更多方式來擴大分享。

發揮領導力並促進社群互動 

我們鼓勵員工在組織中進行開放式交流互動，以實踐公司的使命和價值。我們備有社群環境，可讓員工使用 Yammer、SharePoint 和 Teams 等整合式工具，以善加利用彼此的想法和經驗。我們正在運用 Microsoft 365 中的即時活動來擴大公司內部的知識分享，以確立透明度，並強化對企業領導階層和公司策略的信賴。 

主要計畫 

未來一年，我們計畫借助核心服務工程和營運部門之力，並與各個 Microsoft 產品小組通力合作，以發揮領導力並促進社群互動。具體而言，我們有意： 

• 強化入口網站發佈體驗：我們正在使用 Microsoft SharePoint Online 中的自助服務和協同合作功能提升發佈體驗，期望藉此鼓勵公司員工分享想法，並降低發佈者負擔的成本。有了現代化入口網站體驗後，在入口網站上提供內容給員工的所需時間和心力皆大幅銳減。目前，我們正著手吸引發佈程序的終端使用者，並鼓勵他們使用 SharePoint Online 的現代化入口網站體驗，以掌控發佈作業並分擔發佈責任。日後的入口網站將採取「易於建立、易於發佈」的形式，以持續提供良好的員工體驗，進而讓他們在需要的時候，從中汲取和尋找知識。我們將著重推出三個主要內部入口網站，藉此體現 SharePoint 的現代化入口網站體驗，另外也將建立員工的主要入口網站，為員工體驗奠定全然一新的基礎。 

• 強化社群連結：我們正著手於 Yammer 領域導入治理和結構，以強化旗下的 Yammer 社群、建立整合且符合規範的 Yammer 人際網路，並協助員工尋找相關且活躍的社群且與之建立連結。我們正在整合旗下的入口網站，以大幅拓展 Yammer 社群的存取點。日後，員工可透過社群向同儕求助、尋求問題的解答，並相信社群將鼎力相助。更棒的是，隨著時間經過，員工將可簡單判斷自身問題的最佳社群解答。具體而言，我們期望提高 Yammer 和 SharePoint 入口網站的每週有效使用者人數，並透過領導階層和社群與員工交流互動。此舉將成為連結公司使命和價值的重要關鍵。而相關重點工作，則包含：將 Yammer 移轉至 Microsoft 365 原生模式，以建立聚焦於社群的體驗。 

• 擴大舉辦即時活動：針對視訊和即時活動，我們將持續提升即時廣播影片的參與度、改善旗下服務的可靠性，並以 Microsoft Stream 取代舊有的 Microsoft Office 365 影片服務。我們有意建置全方位的服務串流影片平台，並將其做為企業整體的影片環境，供使用者存取任何所需的影片資源。具體來說，我們想要提升每月即時活動的平均參與度、擴大公司內部的知識分享、提高透明度，以及強化對企業領導階層和 Microsoft 策略的信賴。對此，我們將著重以 Yammer 和 Teams 中的即時活動來完整取代 Skype 會議廣播、備妥後續在 Stream 中提供的隨選影片服務管理功能，並淘汰舊有的 Office 365 影片功能。 

未來展望 

我們將投資打造整合度更加、緊密連結且妥善管理的社群和入口網站。特定層面仍有待調查和推展，包括： 

• 建立社群仲裁標準，並找出員工認定的最佳做法。 

• 轉換舊有社群 (例如 Microsoft Outlook 通訊群組清單)，以保留工程和團隊相關知識，並將其做為後續的解答搜尋範圍。 

• 使用角色和組織精選目的地，將所有入口網站和第一方體驗的瀏覽程序予以簡化。 

• 建立部門中樞、瀏覽和入口網站範本，以改善部門的品牌形象、焦點新聞和活動。 

• 使用目標明確的訂閱內容，為員工提供更優質的彙整體驗。 

• 探勘、強化和連結內容，以建置知識庫。 

強大的自助服務協同合作 

我們正著重推動強大的自助服務協同合作，以確保員工能運用值得信賴的自助服務協作工具，與 Microsoft 內外部的同事順利且順暢地共事。我們採用的策略，在於鼓勵各方建立自助服務並使用 Microsoft 365 服務，以利員工和部門： 

• 建立和自訂協同合作體驗和工作區。 

• 整合獨特的商務解決方案和程序。 

• 確信高度機密的資訊可獲得保障，並在必要時公開分享。 

• 與身邊的合作夥伴和來賓合作，並確保檔案和對話將保存在租用戶中，同時改善整體來賓整合作業。 

我們正著手檢視曝光程度並提供業務協助，以權衡自身策略。此外，我們也在研擬防護機制，以落實各項原則，繼而保護界限、在內容不符期望時偵測是否有外洩之虞，並確立員工的權責。這項策略有助於淘汰舊版解決方案 (例如外部網路)，以達到禁用協力廠商軟體和降低成本等目的。此舉也可強化員工和企業對安全性和資料存取權限的信賴，我們將與數位安全性和風險工程部門 (DSRE)；企業、外部和法律事務部門 (CELA)；以及 Microsoft 365 產品小組攜手合作，以改善來賓管理、共用、標籤和原則管理等作業。此外，我們也有意與其他團隊合作，以提升各類型應用程式及體驗的服務存取和整合方式。 

我們將化身員工的強力後盾，同時落實多項安全性、法律和 IT 管理能力原則，包括： 

• 擁有權，有助於確保共用的容器具備 FTE 相關權責。 

• 共用限制，有助於避免不小心過度公開內容。 

• 生命週期，有助於確保只會保留真正需要的內容。 

• 產品功能和服務上線，有助於判斷最佳功能設定，讓員工無需建立新的公開點，進而確保隱私權和安全性。 

主要計畫 

接下來，我們將著重心力推動以下目標： 

• 改善法務遵循：我們將落實分類和擁有權政策，以提升 Microsoft 365 群組的法務遵循程度。另外，我們也有意讓員工的 Microsoft 商務用 OneDrive 帳戶符合法務遵循規範，特別是地理區域方面的要求。上述作業都會在不影響使用者體驗的情況下推展。 

• 提高安全性：我們將建立更多 Microsoft 365 群組，供通過驗證的外部成員和來賓使用，並協助降低過度分享和資料遺失等風險 (尤其是 SharePoint 網站)。 

• 強化管理能力：我們會將其他所有舊版服務全數移往雲端，繼而降低營運成本，並提高體驗的一致性。相關作業也包含將歐洲、中東和亞洲地區的地端 SharePoint 基礎架構除役、將其餘任何地端 Microsoft Exchange 帳戶除役、將 Microsoft Exchange 整合通訊服務移轉至雲端語音信箱 (地端雲端自動語音應答)，以及將地端商務用 Skype Server 除役。 

未來展望 

我們有意簡化員工的自助服務的使用方式，同時提升旗下的自動化保護功能。某些層面仍有待調查和推展，包括： 

• 共用：我們將簡化和保護內容共用程序，好讓內容曝光程度能切合內容共用者的意圖。 

• 標籤：我們將串聯部門和涵蓋範圍界限，將範圍從專案容器擴大至當中的任何項目。 

• 法務遵循通知：我們彙整員工的現有體驗中的 IT 法務遵循警示和動作。 

• 群組管理：我們將建立群組管理和重複使用標準，期望能完整使用群組來定義團隊成員資格，繼而重複使用和自動進行管理。 

• 部門原則：我們將協助部門在核心服務工程和營運部門的規則之外，另行實施協同合作規則，以控管共用限制、擁有權原則和範本等項目。 

• 保留和封存：我們將進一步滿足企業、外部和法律事務部門的資料管理作業控制需求，同時讓業務單位能於專案團隊生命週期結束後，繼續保存歷史記錄。 

• 應用程式強化：我們將提供備有精細、低風險存取權限的應用程式，並簡化應用程式的提交程序。 

• 服務和功能變更：我們將進一步整合原廠的步調和關卡，以便向核心服務工程和營運部門傳達企業態勢面臨的變更，以及這些變更的影響層面。 

結論 

我們力圖建立和支援多項體驗，以帶動協同合作並促進員工交流互動，進而實現順暢進行團隊合作的願景。我們期望連結旗下員工，以強化他們於各項工作活動中的生產力，包括個人專注時間、虛擬會議、團隊互動，以及在 Microsoft 中的交流互動。我們正著手革新團隊合作方式，不僅要為員工提供更多功能，更要向客戶展現 Microsoft 365 如何協助大型企業推動與此相彷的轉型，同時實現其所帶來的各項優勢。此外，我們也致力於打造穩固的雲端中心和現代化工具基礎，以期革新和最大化彼此互動所帶來的生產力，並順暢且順利進行協同合作。 

其他資訊 

• Microsoft 重新定義員工體驗 (英文) 

• Microsoft 著手打造數位職場 (英文) 
• 從商務用 Skype 順利轉換為 Microsoft Teams (英文) 
• 重新定義 Office 365 中的內部網站體驗 (英文) 
• 使用 Microsoft 365 中的即時活動改善員工互動© 2021 Microsoft Corporation. 本文件僅供參考之用。Microsoft 對本摘要不提供任何明示或默示的保證。本文件中所提實際公司和產品，可能是其各自擁有者之商標。 

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