W niemal połowie polskich małych i średnich firm korzysta się z prywatnych urządzeń IT w pracy – pokazują wyniki badania „Nowoczesne IT w MŚP”, przeprowadzonego przez Ipsos MORI dla Microsoft. Pracownicy, którzy decydują się na wykorzystanie prywatnego sprzętu w pracy najczęściej sięgają po laptopy (57 proc.), telefony komórkowe (55 proc.), smartfony (48 proc.) i tablety (20 proc.).
Od kilku sezonów BYOD („Bring Your Own Device”) to trend, który utrzymuje się wśród wiodących zjawisk technologicznych w biznesie. O ile ma szanse przynieść wiele korzyści w postaci oszczędności oraz bardziej przyjaznych narzędzi pracy, które wybierają sami użytkownicy i które pozwalają im na zdalny dostęp do służbowych plików, to jednak wymaga przygotowania organizacji i zapewnienia odpowiednich procedur bezpieczeństwa.
Wykorzystanie prywatnych urządzeń w polskim małym biznesie raczej nie dziwi. Obecność formalnych polityk w kwestii BYOD deklaruje 46 proc. respondentów z polskich MŚP, przebadanych przez Ipsos MORI dla Microsoft. Jednocześnie 43 proc. badanych wskazuje, że ich firma nie pozwala na wykorzystywanie prywatnych urządzeń w pracy.
Wśród prywatnych urządzeń, które pracownicy wykorzystują służbowo przeważają laptopy (57 proc.), najczęściej z systemem Windows (83 proc.), tradycyjne telefony komórkowe (55 proc.) i smartfony (48 proc.) – najczęściej z systemem operacyjnym Android (73 proc.), Windows (13 proc.) i iOS (10 proc.). W przypadku tabletów, z których w modelu BYOD korzysta 20 proc. pracowników, najpopularniejszym systemem jest Android (71 proc.), następnie Windows (16 proc.) i kolejny iOS (13 proc.).
Wraz z BYOD upowszechnia się mobilny dostęp do zasobów firmowych. Ogólnie, 54 proc. respondentów deklaruje zaglądanie do firmowych dokumentów poza biurem – najczęściej z wykorzystaniem laptopów (73 proc.) i smartfonów (58 proc.), znacznie rzadziej komputerów stacjonarnych (36 proc.). Jak wynika z badania, 51 proc. korzysta w tym celu z urządzeń zapewnionych przez firmę, 45 proc. z własnych. Z kolei 94 proc. pracowników korzystających ze smartfonów w modelu BYOD loguje się z nich na służbową skrzynkę e-mail, 61 proc. korzysta z potrzebnych do pracy aplikacji, a 50 proc. otwiera na nich firmowe dokumenty Word.
BYOD niesie ze sobą też pewne wyzwania związane z bezpieczeństwem firmowych danych. Firmy decydujące się na wprowadzenie tego modelu powinny pamiętać o trzech aspektach:
- zapewnieniu odpowiedniego systemu zarządzania urządzeniami, które łączą się z siecią firmową;
- zapewnieniu odpowiednich rozwiązań bezpieczeństwa i polityk dostępu do firmowych zasobów;
- ustaleniu z pracownikami akceptowanych przez nich dobrych praktyk i zakresu działań, które mogą wykonywać z prywatnych urządzeń w odniesieniu do zasobów firmowych, jak choćby: jak chronić hasła dostępowe, jakie aplikacje są uznawane za bezpieczne, itp.
W zarządzaniu flotą zarówno własnych jak i prywatnych urządzeń mogą też pomóc dostępne na rynku rozwiązania jak np. Windows Intune. Przykładem zastosowania tej usługi w polskich MŚP jest wdrożenie przeprowadzone przez Supremo w Grecos Holiday jednocześnie z uruchomieniem usługi Office 365.
„Wprowadzenie usługi Office 365 umożliwiło nam automatyczną synchronizację poczty i kalendarzy na różnych urządzeniach, takich jak smartfony czy tablety. Dzięki usprawnionej komunikacji pomogło znacząco podnieść naszą produktywność” – powiedział Wojciech Skoczyński, Prezes Zarządu firmy Grecos. „Z kolei Windows Intune pozwala na łatwe zarządzanie i kontrolę wszystkich urządzeń mobilnych. Dzięki temu można łatwo skonfigurować nowe urządzenia w firmowej sieci, ale też dbać o bezpieczeństwo, np. zdalnie usunąć firmowe dane ze skradzionego lub zgubionego telefonu”.
Innym podejściem do tego wyzwania jest dostarczanie pracownikom dostępu do zasobów przez aplikacje w chmurze np. Windows Azure, który wspiera największe systemy operacyjne, zapewniając potrzebną w BYOD elastyczność. Taki model przyjęła firma DcTec, której celem jest wniesienie nowej jakości w procesie obróbki cieplno-chemicznej stopów żelaza. W swoim systemie OptiCarb, który służy do zdalnego projektowania, zarządzania i optymalizacji procesu nawęglania (niezależnie od producenta pieca) zastosowała możliwości Azure Remote App. Aplikacja działa w trybach „cloud only” oraz „hybrid” przeznaczonych do obsługi chmur publicznych oraz hybrydowych i może być uruchomiona niezależnie od platformy sprzętowej, z której korzysta użytkownik lub tez pracownik.
„BYOD to kolejny trend, po m.in. komunikatorach i serwisach społecznościowych, który polega na przenikaniu zachowań i technologii konsumenckich do biznesu. Może przynieść wiele korzystnych zmian, jak większa elastyczność pracownika, jego dostępność, ale też przyjemność z pracy z preferowanymi narzędziami. Jednak jak każda zmiana wymaga odpowiednich przygotowań po stronie organizacji, które pozwolą zapewnić bezpieczeństwo służbowych danych” – powiedział Wojciech Życzyński, dyrektor odpowiedzialny za sektor MŚP w polskim oddziale Microsoft.
O badaniu
Badanie „Nowoczesne IT w MŚP 2014” przeprowadzone przez Ipsos MORI na zlecenie Microsoft objęło 5770 pracowników MŚP w następujących krajach: Austria, Czechy, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Litwa, Niemcy, Polska, Portugalia, Rumunia, Ukraina i Węgry. Próba dla Polski wyniosła 601 osób. Firmy biorące udział w badaniu zatrudniają do 250 pracowników. Badanie zostało przeprowadzone w dniach 5-13 marca 2014 r. metodą ankiety online za pomocą Ipsos Interactive Panel.
