Na Celní správě papíry nevedou. Jdou cestou digitalizace

Občané i podnikatelé dlouhodobě volají po zjednodušení vyřizování svých záležitostí s úřady. Slýchat je možné nářky na tempo, jakým se na některých úřadech pracuje, a do hry stále víc vstupuje také požadavek udržitelnosti. Celní správa ČR je dobrým příkladem, jak k digitalizaci přistoupit – i úřad s rozsáhlou působností lze převést do digitálního prostředí. Už před příchodem pandemie covid-19 probíhala část agendy celní správy prostřednictvím elektronických cest a dokumentů. Odbor IT měl připravený plán digitalizace s cílem zrychlit a zjednodušit interní procesy. Pandemie jeho realizaci výrazně urychlila a přiblížila celní správu ČR k bezpapírovému úřadu.

Abychom si představili, co vše bylo potřeba přenést do digitální podoby, je třeba si popsat, co má celní správa na starosti. Laicky řečeno je to finanční úřad i bezpečnostní sbor zároveň. Zaměstnanci fyzicky kontrolují výběr mýta a dodržování předpisů v oblasti dovozu a vývozu výrobků. Vyměřují cla, pátrají po podvodech, ověřují původ zboží a odhalují padělky. Celní orgány dále vybírají spotřební daně například z nafty, lihu a tabákových výrobků. Jen v loňském roce na daních, clech a výnosech z pokut vybraly téměř 165,4 miliard korun. V kompetenci má úřad také dohled nad provozováním hazardních her a jeho pracovníci chodí tedy například fyzicky provádět kontroly do kasin a heren. Připočtěme komunikaci s mnoha institucemi v zahraničí, plnění mezinárodních legislativních povinností a přísných pravidel kybernetické bezpečnosti.

Některé aktivity celní správy běží v digitálním prostředí už delší dobu. Ani práce z domova nebyla před propuknutím pandemie tabu, vyžívala se však jen zřídka. Šíření koronaviru ovšem náhle vyvolalo potřebu umožnit práci na dálku bezmála pěti tisícům lidí a zdaleka nešlo jen o to, jak podpořit jejich vzájemnou komunikaci.

Přes vzdálený přístup najednou zaměstnanci celní správy museli provádět daňová řízení, fakturace, agendu HR oddělení a rovněž analytické a právní služby. Kromě jiného to znamenalo opatřit všem počítače pro použití na práci na dálku a zařídit dostatečné připojení k internetu, poskytnout zaměstnancům technickou podporu i navýšit kapacitu serverů a posílit centrální přípojku internetu. Vedle toho bylo nutné zajistit bezpečnost dat a komunikace. Odbor Informatiky byl naštěstí připravený, už delší dobu se chystal na rozsáhlý přechod do digitálního prostředí.

Digitalizace šetří čas i peníze

Vedení celní správy zastává filozofii, že digitalizace nesmí práci komplikovat, ale urychlit a přinést úsporu nákladů na chod celé organizace. Ředitel odboru IT Petr Gavlas prosazuje mimo jiné nahrazení listinných dokumentů elektronickými. Platí to u výkazů docházky, služebních cest i u činností spojených s daňovým přiznáním. Už se nic netiskne, nearchivuje, zrychlil se přístup k dokumentům a jejich vyhledávání. Cílem celní správy je promyšlená digitalizace opravdu na všech úrovních. „Digitalizace výrazně urychluje výměnu dokumentů s dodavateli a uzavírání veřejných zakázek. S papírem u mě v kanceláři nikdo nepochodí. I smlouvy podepisuji elektronicky,“ dodává se smíchem a na dalším příkladu ukazuje, jak významně dokáže elektronizace šetřit čas, „samozřejmě ne vše je ideální, ale když se podívám třeba na vyřazování majetku, je to pro mě potvrzení, že jdeme správným směrem. Komplikovaný proces vyřazení trval i rok a dnes to uděláme během několika dnů.“

Aby vše bylo co nejefektivnější, rozhodlo se vedení pro jednoho poskytovatele požadovaných funkcí a ukázalo se, že vhodné je komplexní cloudové řešení Microsoft 365. Dosavadní videokonferenční systém nahradila aplikace MS Teams, kterou celní správa začala s nástupem pandemie využívat opravdu ve velkém. Microsoft Meetings používá pětkrát víc lidí než dřív, ať už při pracovních poradách, tak při jednání s veřejností při celním řízení, což bylo dříve nepředstavitelné. Všechny důležité činnosti je navíc možné provádět flexibilně přímo v terénu, díky dostupnosti všech potřebných aplikací a služeb i na mobilních zařízeních. To zjednodušuje a zrychluje velkou část agendy.

Vzdělávání online

Významným nástrojem digitalizace se stal SharePoint, který je kromě internetu a systému pro správu dokumentů také osobním portálem zaměstnance. Každý má na své stránce soustředěné všechny pracovní úkoly a navíc se mu barevně připomínají podle důležitosti. Na první pohled je vidět, co je potřeba udělat a kdy se blíží termín splnění. SharePoint je také „hlídacím psem“ pro vzdělávání a vstupní bránou k potřebným e-learningovým kurzům. Nic se nemusí řešit s personalisty, ani objednávat. Stačí jen kliknout na školení, které má zaměstnanec absolvovat a vzdělávání může začít.

Vzdělávání zaměstnanců je ostatně velmi významná oblast, které se celní správa věnuje. Všichni noví příslušníci povinně absolvují Základní celní kurz. Na něj navazují odborné kurzy, jazykové vzdělávání, školení a testy v oblasti kybernetické bezpečnosti. Institut vzdělávání celní správy už dříve používal e-learning, nyní se ale do virtuální podoby překlopilo prakticky vše včetně závěrečných zkoušek.

Díky tomu, že byla celní správa na digitalizaci připravená, povedlo se hlavní změny zavést bez nadsázky v řádu dnů. IT odbor má nyní v plánu digitalizaci činností, které jsou společné s dalšími úřady, jako je ministerstvo financí. Následovat bude elektronizace personálních dokumentů a kompletní digitalizace externích služeb celní správy. Cílem je, aby lidé mohli veškerou administrativu spojenou s proclíváním a spotřebními daněmi vyřídit bez nutnosti fyzicky navštívit úřad.