BLOG: Devět způsobů, jak IT Microsoftu umožňuje svým zaměstnancům práci na dálku
V průběhu uplynulého týdne, kdy se nákaza COVID-19 dále šířila po světě, se miliony lidí uchýlily k práci na dálku. A my je podporujeme. Přes Milán až po region Puget Sound začaly desítky tisíc zaměstnanců společnosti Microsoft v zasažených oblastech pracovat z domova. Mnoho našich zákazníku nás požádalo, abychom sdíleli podrobnosti o tom, jak umožňujeme práci na dálku pro velký počet zaměstnanců. Správná osoba, která by na to měla odpovědět, je moje kolegyně Nathalie D’Hersová, která se tímto zabývá.
Nathalie a její tým jsou součástí Microsoft Core Services Engineering and Operations (CSEO), našeho interního IT týmu, který buduje a provozuje systémy, které Microsoft využívá. Posledních několik let strávili transformací produktivity koncových uživatelů v celé společnosti. Provede vás proto nejlepšími způsoby, jak CSEO pracuje na dálku. Máš slovo, Nathalie.
Když se mě lidé ptají na mou práci, říkám jim, že já a můj tým hlídáme, že každý zaměstnanec společnosti Microsoft má nástroje, zdroje a řešení, aby byl co nejproduktivnější, nejkreativnější a nejbezpečnější – bez ohledu na to z jakého místa a na jakémkoli zařízení pracuje. V posledních několika letech to znamenalo dohlížet na přechod Microsoftu do cloudu. To vyžaduje, abychom spravovali identitu a přístup k síti pro všechny uživatele; pomáháme zajistit, aby zařízení používaná pro přístup k síti byla bezpečná a funkční; a poskytujeme uživatelům přístup k aplikacím, které potřebují a které podporují produktivitu uživatelů.
Níže jsem vypsala nejlepší způsoby, jakými umožňujeme práci na dálku ve společnosti Microsoft. Doufám, že pro vás tyto způsoby budou užitečné, ale také chápu, že Microsoft má IT zdroje, které někteří IT leadeři mít nemusí. A co víc, každá společnost je v jiné fázi své cesty do cloudu. Je možné, že identita a správa zařízení jsou vaše hlavní priority, nebo se zaměřujete na dlouhodobé projekty, jako je vícefaktorové ověřování (MFA) nebo virtualizace desktopů. Možná pracujete na zajištění přístupu k aplikacím a systémům prostřednictvím prohlížeče. Každý IT leader musí mít určené priority, aby umožnil produktivitu z libovolného místa v rámci pracovních sil jeho organizace. Chápeme to a chceme pomoct. V dolní části tohoto příspěvku najdete odkaz na naši novou komunitu Enabling Remote Work Tech Community. Doufám, že se připojíte a podělíte se zde o svou vlastní cestu. Pojďme se tedy podívat na 9 nejlepších způsobů, jak náš tým umožňuje práci na dálku.
1. Identita a přístup uživatele
Všechno to začíná správou identit. Máme hybridní prostředí, které nám pomáhá zachovat a rozšířit stávající systémy s využitím cloudu, a které lidem umožňuje pracovat produktivně a bezpečně. Ať už se jedná o zaměstnance, partnera nebo dodavatele, každý uživatel, který potřebuje přístup k podnikové síti, obdrží primární účet synchronizovaný do Azure Active Directory (Azure AD). Chcete-li se dozvědět více o našich postupech správy identit a přístupu, podívejte se na naši IT prezentaci týkající se identit uživatelů a zabezpečeného přístupu.
2. Vícefaktorové ověřování (MFA)
Vícefaktorové ověřování je vyžadováno pro přístup ke všem podnikovým systémům společnosti Microsoft. Když se uživatel vzdáleně připojí k naší doméně pomocí svých pracovních přístupových údajů a ze zařízení, které spravujeme, je vícefaktorové ověřování téměř transparentní. Nabízíme tři metody ověřování: virtuální a fyzické čipové karty s certifikátem, Windows Hello pro firmy (s PIN nebo biometrickým přihlášením) a Azure Multi-factor Authentication. Další informace o povolení Azure MFA pro podporu scénáře práce na dálku najdete v tomto kurzu.
3. Správa zařízení
Ve společnosti Microsoft spravujeme širokou škálu zařízení, včetně Windows, Mac, Linux, iOS a Android. Stejně jako mnozí z vás přecházíme na plně cloudové prostředí pro správu. Používáme co-management přístup prostřednictvím Microsoft Endpoint Manageru (MEM). MEM integruje Microsoft Intune a Configuration Manager do jediné konzole, kde můžete spravovat všechna vaše koncová zařízení a aplikace, a zajistit jejich zabezpečení a spolehlivost.
S tím, jak roste počet zaměstnanců, kteří pracují na dálku a na více zařízeních, je důležité podporovat scénáře BYOD (Bring Your Own Device – přineste si vlastní zařízení). Nabízíme samoobslužnou registraci tak, aby se uživatelé mohli rychle a snadno připojit k Azure AD a zaregistrovat se do MEM pro získání přístupu k firemním prostředkům. Po registraci pak MEM použije příslušné zásady, například k zajištění toho, aby zařízení bylo šifrováno silným heslem a disponovalo certifikáty pro přístup k prostředkům, jako jsou virtuální privátní sítě (VPN) a Wi-Fi. MEM může také zajistit, že zařízení dodržují zásady pomocí kontroly dodržování předpisů při procesu ověřování uživatele v Azure AD. Doporučení pro nasazení a používání MEM naleznete v rámci dokumentace a kurzů pro MEM.
4. Aplikace pro zvýšení produktivity
S těmito základy je možné umožnit zaměstnancům v cloudu pracovat. To je obzvláště důležité pro velké množství našich kolegů pracujících na dálku. Microsoft 365 umožňuje uživatelům přistupovat k prostředkům a sdílet soubory s aplikacemi Office na webu, na mobilních zařízeních a ve výchozím nastavení ukládat jejich obsah v cloudu. Outlook mobile, Microsoft Teams a OneDrive se nasazují na všechna naše podniková zařízení, takže lidé mají přístup ke svým e-mailům, kalendářům a souborům v Průzkumníkovi souborů na Windows, Finderu na Macu a Office na mobilních zařízeních. Uživatelům jsme usnadnili ukládání souborů na OneDrive stejným způsobem, jakým tradičně ukládají soubory na jednotku C:. To bylo klíčové pro převedení souborů do cloudu. Naši uživatelé jsou nyní také schopni spolupracovat a komentovat dokumenty uložené v cloudu v reálném čase, což se ukázalo jako velmi užitečné pro distribuované pracovníky.
5. Schůzky a spolupráce
Všichni v Microsoftu používáme Teams denně pro chat, schůzky, hovory a spolupráci. Nyní, když jsme začali pracovat na dálku, jsme schopni zůstat produktivní, protože jsme zvyklí na digitální pracovní prostor. Každá schůzka je nyní setkáním v aplikaci Teams, často s videem. Používáme funkce, jako je rozmazání pozadí, abychom před ostatními skryli naše nezbedné děti, naše štěkající psy nebo neuklizenou místnost. V rámci snahy pomoci našim zákazníkům připravit se na dálkovou práci, jsme zjistili, že schopnost nahrávat schůzky se stala zásadní. Všichni účastníci mají přístup k nahrávkám schůzek, které zmeškali, a pak si mohou poslechnout ty nejdůležitější části. Spoléháme také na prostředí Microsoft 365, které zaměstnancům umožňuje spolupracovat prostřednictvím samoobslužného vytváření skupin v Office 365 nebo týmů v rámci Teams a zároveň zajišťuje odpovídající zabezpečení, dodržování předpisů a možnosti správy. Další informace o našich zkušenostech s prací na dálku najdete v našem příspěvku IT Showcase.
6. Přístup k obchodním (LOB) aplikacím
Společnost Microsoft převedla většinu svých aplikací do cloudu. Přestože většina aplikací je přístupná v cloudu, některé stále vyžadují VPN. Kromě toho jsme v procesu zavádění Windows Virtual Desktop a škálování této nabídky na podporu zařízení, která naši vývojáři chtějí použít. Chcete-li začít využívat Windows Virtual Desktop, můžete nasměrovat své týmy na tento kurz.
7. Sledování služeb
Se zvýšeným zatížením a využitím tolika lidmi pracujícími na dálku se monitorování služeb ukázalo jako zásadní pro to, aby vše fungovalo tak, jak má. Pečlivě sledujeme výkon aplikací a sítí a do každého řešení jsme zabudovali monitorování telemetrie produktů, abychom mohli kontrolovat metriky spokojenosti uživatelů a změny v chování služeb.
8. Kultura a správa změn
Práce na dálku může vytvářet výzvy pro udržování zdravé pracovní kultury a řízení změn. Moderní platformy pro sociální sítě a zapojení mohou pomoci zajistit, aby byly zprávy vyslyšeny, aby bylo viditelné vedení a aby byly sdíleny osvědčené postupy. V naší společnosti Satya Nadella a další vedoucí pracovníci komunikuji v rámci organizace pomocí živých událostí a Yammeru. Náš tým nedávno uspořádal 18hodinovou globální živou událost na podporu kontaktu se zaměstnanci, jejich zapojení a vzdělávání. Školíme zaměstnance, aby používali Yammer k vytváření komunit, které propojují lidi napříč týmy. Nedávno jsme například vytvořili skupinu Yammer Work-From-Home (WFH) s tipy a triky pro přechod na práci na dálku.
Zde jsou některé z hlavních bodů, které zdůrazňujeme v našem vzdělávání koncových uživatelů:
- Ukládejte soubory do cloudu, abyste je s kolegy mohli společně editovat s využitím produktů Office 365. Uživatelé by měli ukládat své dokumenty a pracovní verze na OneDrive, kde jsou soubory ve výchozím nastavení soukromé, ale mohou je sdílet. Měli by také ukládat sdílené dokumenty do Teams nebo webů SharePoint, které využívá vaše skupina nebo tým.
- Sdílejte odkazy místo příloh v e-mailu, abyste měli jistotu, že všichni používají nejnovější verzi dokumentu.
- Používejte Teams naplno. Uživatelům říkáme, aby Teams chápali jako virtuální kancelář. Každý hovor a schůzku řešte přes Teams. Pro konverzace na úrovni týmu používejte kanály, nikoli e-mailové nebo skupinové chaty. Zapněte si kameru pro lepší zapojení během schůzek. Živé události slouží k větším setkáním. Pokud to vaše organizace povoluje, nahrávejte schůzky, abyste později měli přístup k záznamu. Připomínáme také, že schůzky týmů neslouží pouze pro individuální nebo týmovou diskusi. Možnosti využití začínají od neformálních „coffee breaků“ v kanálech až po úzkou spolupráci při kvartálním plánování se stovkou zaměstnanců nebo více.
9. Návrhy pro konkrétní role
Možnosti, které jsme diskutovali, měly především přínos pro běžné kancelářské uživatele. To dává smysl, protože takových uživatelů máme v Microsoftu mnoho. Je však důležité umožnit práci na dálku i ostatním typům uživatelů.
Vývojáři: Inženýři musí být schopni spolupracovat na kódu a vytvářet své pracovní postupy v Teams pro vzdálenou spolupráci. Máme řadu vývojářů, kteří obvykle pracují výhradně na stolních počítačích. Poskytujeme jim notebooky s WVD řešením, takže se mohou vzdáleně připojit do jejich vývojářských prostředí.
Call centrum a helpdesk: Ve společnosti Microsoft máme help-desk a také online techniky. Všichni mají počítače spravované společností Microsoft, což umožňuje uživatelům, kteří obvykle pracují na pracovišti, okamžitě přejít na vzdálený pracovní model a zůstat produktivní.
Firstline Workers: Je klíčové propojit všechny pracovníky tak, aby byli vybaveni znalostmi, aby přijali vhodná opatření pro sebe, zákazníky a komunitu. Teams slouží jako jednotné centrum produktivity pro asistenty prodeje a manažery v Microsoft Store, propojují jednotlivé obchody, digitalizují pracovní postupy a zajišťují, že pracovníci budou mít v reálném čase přístup ke správným informacím ve správný čas. Během vypuknutí COVID-19 použili aplikaci Store Portal v Teams ke komunikaci o nejnovějších zásadách a postupech, včetně aktualizací hygieny, změn personálního obsazení a aktuální situaci. Store tým navíc používá Teams k realizaci každodenních schůzek a pro Q&A mezi asistenty prodeje a členy týmu, kteří řídí dialog a spolupráci na klíčových tématech.
Umožnění týmu pracovat na dálku je neustálou výzvou a my chápeme, že tato výzva je pro každou organizaci jiná. Doufám, že shrnutí našeho přístupu pro vás bylo užitečné a jak jsem psala dříve v tomto příspěvku, ráda bych se dozvěděla více přímo od vás. Chcete-li se podělit o své zkušenosti, požádat o radu nebo o informace další odborníky v oblasti IT a nalézt další zdroje, připojte se k nové komunitě Enabling Remote Work Tech Community. Pokračujme v konverzaci!
Originální znění blogu je k dispozici zde.
