Skip to Main Content

BLOG: Pět tipů, jak vést tým virtuálně v době krize

Pro mnoho firem byla dosud každodenní realita neodmyslitelně spojená s tradičním kancelářským prostředím. Dodržování společenského odstupu ale nyní neumožňuje pokračovat v obvyklých zvyklostech a pro každého nemusí být úplně snadné rychle se přizpůsobit práci na dálku. Platí to i pro manažery a další vedoucí pracovníky. Ti čelí úplně novým výzvám. V době zvýšené nejistoty musí zabezpečit splnění základních obchodních cílů, a navíc zajistit, aby jejich týmy zůstaly i během současného stresujícího období v kontaktu.

Jako HR manažer velké skupiny zaměstnanců v rámci celého regionu EMEA pracuji s virtuálními týmy mnoho let. Ráda bych se podělila o to, co jsem se při tom naučila, a předala své zkušenosti těm z vás, kterým se prakticky ze dne na den proměnily standardní týmy v týmy virtuální.

1. Stanovte nová pravidla zapojení

Práce na dálku nemusí být pro každou společnost novinkou. Pro Microsoft to rozhodně platí. Už léta je to součást naší firemní kultury. Během současné situace se ovšem dostáváme na nezmapované území. Mnoho lidí například musí nechtěně „sedět na dvou židlích“, musí kombinovat práci z domova a zároveň se starat o děti, které zůstaly doma kvůli zavřeným školám. Jiní členové týmu, zvláště ti, kteří žijí sami, si při všech opatřeních pro dodržování společenského odstupu mohou připadat odtrženi od světa a cítit se osaměle.

  • Mluvte se členy svého týmu a zajímejte se, jak se jim daří. Nepředpokládejte, že jejich nové situaci rozumíte. Ptejte se a naslouchejte jim.
  • Pokud můžete, buďte ke svým zaměstnancům vstřícní a povzbuzujte je, aby cíleně upřednostňovali ty aktivity, které v současné době přinášejí firmě největší užitek. A nezapomeňte: vždy buďte empatičtí.
  • Podporujte transparentnost a otevřenou komunikaci uvnitř týmu. To je oblast, ve které se mohou manažeři projevit jako praví lídři. Pokud se musíte přizpůsobit potřebám dětí a odchýlit se od běžného pracovního režimu od devíti do pěti, informujte svůj tým, ve kterých hodinách jim jste plně k dispozici, a kdy jste naopak dostupní jen omezeně.  Dejte vědět svým spolupracovníkům, že neočekáváte okamžité odpovědi na e-maily, které odesíláte brzo ráno nebo naopak pozdě večer.

2. Udržujte mezilidské kontakty

Aby tým fungoval efektivně, musí v něm existovat důvěra a aktivní lidské kontakty. Pro týmy, které nyní spolupracují vzdáleně, to platí dvojnásob.

Jednou z významných – a přitom jednoduchých – věcí, které mohou lídři udělat, je to, že podpoří používání různých platforem pro video hovory, ať už jde o volání mezi dvěma jednotlivci nebo o konferenční hovory. Jděte příkladem. Nemusíte nařizovat, aby lidé, se kterými spolupracujete, video hovory používali. Pokud to děláte sami, přidají se i ostatní. Komunikace s použitím kamery je mimochodem oblast, v níž se chci sama zlepšit, protože video zprostředkovává oční kontakt a umožňuje vám vidět i výrazy lidí, s nimiž mluvíte. To nejen zlepší samotnou komunikaci, ale také přinese vašemu týmu pocit větší sounáležitosti. Možnost vidět své kolegy vám také pomůže lépe vycítit informace sdělované mezi řádky. Další výhodou, kterou video kontakt přináší, je, že lidé více naslouchají a aktivně se zapojují do konverzace.

Hovory „jeden na jednoho “ i týmové hovory je dobré moderovat. Spíše než se soustředit výhradně na řešení běžné agendy, se vyplácí ptát se lidí, jak se jim daří nebo na co myslí, ať už se to týká práce nebo soukromého života. Doporučuji pro tento typ komunikace vyhradit speciální čas vždy na začátku a/nebo na konci týdne.

Problémem nejsou technologie, problém je ztráta sociální interakce. Lynda Gratton z London Business School, citovaná ve Financial Times

Lídři mají nyní skvělou příležitost otevřít dialog a posílit soudržnost svého týmu tím, že ukážou vlastní zranitelnost. Pokud například máte strach o své přátele nebo členy rodiny, nebojte se to říci. Stejně tak je v pořádku dát najevo, že máte méně energie, protože vám chybí atmosféra kanceláře a každodenní setkávání s kolegy. Vaše otevřenost povzbudí ostatní, aby i oni sdíleli své pocity, a to ve výsledku pomáhá vybudovat tým, který je stabilnější, a ve kterém panuje více důvěry, než tomu bylo dříve.

3.  Udělejte si čas na zábavu

Když pracujete v kanceláři, je snadné se s někým zapovídat v kuchyňce nebo zavtipkovat s kolegou, kterého míjíte na chodbě. Při práci z domova je to jiné. Soudržnějšího a angažovanějšího týmu dosáhneme tehdy, pokud budeme záměrně vynakládat úsilí na to, aby se členové týmu cítili mezi sebou propojeni i na osobní úrovni. Jednoduché aktivity a gesta mají velký dosah. Můžete například začít používat Teams používaný původně pro pracovní kontakty také ke sdílení vtipných fotografií. Během pravidelné online schůzky můžete vyzvat někoho ze zaměstnanců, aby představil své dítě nebo domácího mazlíčka. Pokud má někdo narozeniny, naplánujte konferenční hovor, během kterého mu nečekaně hromadně k narozeninám zazpíváte. Možná to nebude úplně ladit, ale určitě to lidi přiměje usmát se a budou cítit sounáležitost.


4. Nezapomeňte na sílu učení a rozvoje

Jednou z pastí, do které se mohou vedoucí pracovníci dostat, je opomenutí vzdělávacích aktivit během náročných nebo stresujících období. Neudělejte tuto chybu. Správně zvolené vzdělávání může vašim zaměstnancům pomoci osvojit si ty nejúčinnější tvrdé i měkké dovedností, které jsou zrovna potřeba. To ale zdaleka není všechno.  Vytváření firemní kultury, která motivuje zaměstnance k účasti na školeních, vede nejen k lepším výsledkům, ale také zvyšuje angažovanost zaměstnanců. Minulý rok jsme mezi tisíci zaměstnanci v Evropě provedli průzkum, který zjišťoval, jak souvisí firemní kultura s manažerskými dovednostmi a technologiemi. Výzkum ukázal významný rozdíl mezi zaměstnanci ve společnostech, které podporovaly firemní vzdělávání, a mezi těmi, kteří pracují pro společnosti, kde se vzdělávání považuje za méně důležité.

Efektivnější: 82 % lidí ve firmách s vnitropodnikovou kulturou zaměřenou na vzdělávání tvrdí, že jejich tým toho zvládne hodně, když efektivně spojí síly. Ve firmách, které školení a další vzdělávání nemají jako prioritu, se stejně vyjádřilo jen 66 % zaměstnanců.

Větší orientace (zaměření) na zákazníka: Ve společnostech, které kladou důraz na vzdělávání, tvrdí 59 % lidí, že u nich existuje skutečná orientace na zákazníka. Tam, kde je vzdělávání na žebříčku hodnot nízko, hodnotili lidé zaměření na potřeby zákazníka jako silné jen v 31 %.

Celková spokojenost: V podnicích, které kladou důraz na vzdělávání, tvrdí 77 % lidí, že by se znovu ucházeli o stejnou práci. V organizacích, kde není vzdělávání zaměstnanců prioritou, je to jen 58 % lidí. Školení přitom nemusejí být drahá nebo složitá. Můžete například iniciovat opakovaná virtuální setkání typu „lunch-and-learn“ – tedy virtuální pracovní obědy, během kterých budou sdílet své klíčové poznatky ti kolegové, kteří mají za sebou nějaké úspěšné projekty.

5. Myslete na sebe

Je nemožné odevzdávat stoprocentní výkon a věnovat se plně svému týmu, pokud každý den nedoplníte svou vlastní potřebnou dávku energie.  Když pracujete z domova pravidelně, může být problém udržet si běžný režim. Zajistěte si, abyste se mohli každý den věnovat činnostem, které vás naplňují, ať už jde o jógu, čtení nebo vaření. Odolejte pokušení věnovat se jen práci, abyste se zbavili stresu, který současná krize přináší. Určete si čas, kdy zaklapnete notebook nebo zavřete dveře domácí kanceláře. Být pořád “v práci“ prostě není dlouhodobě udržitelé. Pokud vyhoříte, trpíte nejen vy, ale i váš tým. Lidé pracují nejlépe pod vedením člověka, který dokáže přistupovat k rozmanitým výzvám s pozitivní energií. Dobrý způsob, jak získat nadhled, jsou rozhovory s mentorem nebo koučem, a to i v dobrých časech. Pokud tedy ve svém profesním životě tento typ vztahu nemáte, obraťte se na někoho, koho obdivujete a respektujete, a požádejte ho, aby se stal vaším mentorem. Nemusíte se stydět. Drtivá většina lidí ráda pomáhá ostatním, a pokud je požádáte o mentoring, polichotí jim to.  Toto období je pro všechny těžké. Jsem ale přesvědčená, že pro nás v roli lídrů je to příležitost získat odstup a podívat se na naše staré zvyky s větší objektivitou. Stejně tak je to šance vnímat, jak mohou nové způsoby práce formovat naši týmovou kulturu.

Sečteno a podtrženo: pro vedoucí pracovníky nikdy nebylo důležitější posilovat empatii, najít si čas na vyslechnutí členů svého týmu a jít jim příkladem.