Člověk v tísni: Naše malá digitální revoluce

Sokolov, Liberec, Prostějov, Bílina. To je jen několik z mnoha míst, kde pomáhají Programy sociální integrace Člověka v tísni. Jak funkčně propojit zaměstnance z různých koutů České republiky? Tato otázka vedla k malé digitální revoluci, za níž stojí Office 365.

Programy sociální integrace Člověka v tísni působí v sociálně vyloučených lokalitách v 6 krajích České republiky. Dohromady pracují s asi 1000 mladých i dospělých lidí. Zabývají se dluhovým a kariérním poradenstvím a vzdělávacími službami, jako je například výuka finanční či mediální gramotnosti.

S problémem propojení poboček a zaměstnanců se potýká leckterá nezisková organizace. Přeposílání souborů, neefektivní komunikace a zdlouhavé procesy jen zvyšují administrativní zátěž a nepřehlednost. Tomu se při svém nástupu do oddělení chtěla vyhnout Annamária Sedláková, administrátorka projektů Programů sociální integrace. „Doba předsharepointová bývala krušná. Zahlcoval se mi e-mail s nepřehlednými přílohami, výkazy byly v různém stavu a evidence došlých dokumentů byla neúměrně dlouhá,“ říká Annamária. „Úkol zněl tedy jasně. Spravovat chod 4 projektů, ulehčit kolegům od narůstající administrativní zátěže a mít pod palcem organizaci metodických porad, na které se sjíždějí kolegové z různých koutů ČR. Jelikož nás dělí někdy až několikaset kilometrová vzdálenost, hledala jsem jednoduché pracovní prostředí, kam bychom měli snadný přístup odkudkoliv, kdykoliv a zároveň mohli neomezeně sdílet potřebné dokumenty.“

Nebylo třeba hledat dlouho. Office 365 přesně splňoval kritéria takového nástroje. Nyní mohou zaměstnanci tvořit a kontrolovat výkazy práce najednou, sdílet metodiky a zápisy z porad, evidovat účastníky workshopů a hlídat jejich duplicity. Více než 70 pracovníků je v současné době propojeno a může konstruktivně spolupracovat a rychle reagovat. „Snížila se časová náročnost pracovních procesů, a pracovníci se tak mohli začít více věnovat práci s klienty,“ potvrzuje Annamária.

Digitální revoluci oceňují nejvíce dluhoví poradci, kteří každodenně zápasí s horami usnesení, odvolání, doplnění a vyhlášek od soudu. „Nyní má každý poradce své digitální království v podobě složky a oskenované dokumenty si ukládá do klientských podsložek, které sdílí s ostatními poradci, kteří zde hledají a nalézají inspiraci pro řešení náročných situací svých klientů. Těm je pak poskytnuta rychlejší pomoc, protože v této oblasti jde mnohdy o dny,“ vysvětluje Annamária.

Přijít s novým neznámým nástrojem a nadchnout pro něj kolegy nebyla podle slov Annamárie jednoduchá mise. S argumenty a příklady v kapse se ale nakonec podařilo přesvědčit i největší odpůrce. Ti teď v Office 365 sdílí a plánují jako po másle. Úspora času a větší přehlednost jsou pro všechny výhrou.

„Už nejsme v tísni. Nejsme v tísni několika verzí dokumentů, komunikačních šumů a nepřehledných evidencí. Máme více času na klienty a to je začátek plnění cíle mé mise. Revoluce započala, výsledek však přinesou další generace, protože stále je co vylepšovat. Ovšem už po roce a půl používání nikomu nepřijde divné, když se řekne: „Hoď to na šér!“,“ hodnotí Annamária novou éru oddělení Programů sociální integrace.