Digitální cesta ministerstva průmyslu a obchodu

Situace kolem koronaviru přinesla nečekané výzvy jednotlivcům, firmám i státní správě. Každý resort musel do své agendy začlenit nové činnosti a zároveň zajistit, aby úřad mohl kvalitně zabezpečovat své standardní úkoly. K tomu bylo třeba poskytnout zaměstnancům takové zázemí, aby se většina mohla do práce zapojit na dálku, online. Ministerstvo průmyslu a obchodu k tomu využilo platformu Microsoft 365. Výhodou bylo, že používání těchto technologií nebylo pro ministerstvo novinkou.

„Náš resort začal již dříve využívat technologie pro online komunikaci zaměstnanců při řízení ministerstva a pro jejich práci z domova. Do pilotního nasazení Microsoft 365 se v první fázi zapojilo 40 zaměstnanců, kteří se na ministerstvu stali prvními ambasadory,“ říká Robin Čumpelík, krizový manažer a koordinátor Inovační strategie České republiky z Ministerstva průmyslu a obchodu České republiky.

Nasazení celého řešení tak bylo možné ve velmi krátké době. MPO převedlo své pracovníky do cloudu během několika dní od začátku vyhlášení nouzového stavu. Využíváním moderních nástrojů pro spolupráci na dálku se snížilo riziko šíření nákazy koronavirem. A díky této zkušenosti jsou nyní všichni zaměstnanci ministerstva připraveni na situaci, kdy by museli zůstat pracovat z domova. Mimochodem MPO bylo prvním českým resortem, který tento způsob fungování zavedl do běžných činností.

K úspěchu vede ochota ke změně

Ve stavu nouze bylo zajímavým zjištěním, že jednotlivé instituce a resorty mají často nástroje pořízené, ale nemají je spárované s agendou a nemají ani přizpůsobené vzdělávání zaměstnanců tak, aby lidé byli schopni tyto nástroje aktivně a efektivně využívat.

Robin Čumpelík upozorňuje, že pro efektivní zavádění nových způsobů práce hrála obrovskou roli otevřenost zaměstnanců: „Jsme rádi, že se setkáváme s progresivním a proaktivním přístupem, který umožnil rozšíření využití Microsoft Teams ve velké míře. Musíme si uvědomit, že nové nástroje je třeba používat chytrým způsobem, aby nám usnadňovaly práci.“ Ve větší či menší míře tak dnes používají Teams naprosto všechny odbory, není ani jeden, který by je vůbec nepoužil.

Spojení ven

Ministerstvo poskytlo své technologie také pro mezirezortní použití při řešení krizové situace a koordinaci velkého množství lidí. „Celkově se k Microsoft Teams přistupuje 356 hostů z jiných resortů i soukromých organizací včetně ČEZ, Čepro nebo T-Mobile,“ vypočítává Robin Čumpelík. Nejvíc byla tato platforma využívána pro linku 1212, je v ní uložená informační základna pro chod této linky.

V průběhu času vzniklo celkem 10 mezirezortních týmů ze všech ministerstev z různých oblastí. Spolu s pracovníky ministerstva zdravotnictví a CzechInvestu například lidé z MPO tvoří CoVpoint tým, který pomáhá propojovat firmy nabízející státu i soukromým společnostem nějakou formu pomoci.

Další příklad, kde se MPO zapojilo se svými zkušenostmi s digitalizací, je oblast školství. Podílelo se na pilotním řešení tzv. „Digitální pohotovosti“, což je projekt podpory škol v online vzdělávání. Skupina nadšených učitelů informatiky během pár dnů nabídla školám a dalším institucím řešení pro fungování v době karantény.

Uvedené způsoby digitalizace přitom zdaleka nejsou všechny, které ministerstvo průmyslu a obchodu začalo v minulých měsících používat. Ty, které se osvědčily jako Microsoft Teams, hodlá nadále využívat i po skončení krizového stavu. A celou situaci vnímá jako významnou příležitosti zodpovědně využít nové technologie pro digitalizaci státní správy a efektivnější komunikaci s veřejností, především pak s podnikateli.