Jak na administrativu mateřských škol? Se šikovnou aplikací.

Cedule na dveřích? Newsletter, e-mail od učitelky, webová stránka nebo nástěnka v šatně? Kde se dočíst vše potřebné o provozu mateřské školy a hlavně včas, aby se nic nepromeškalo? Problém většiny rodičů školkových dětí řeší aplikace Twigsee. Slučuje komunikační kanály, aby rodiče nemuseli dohledávat potřebné informace na několika místech a také se díky aplikaci dozvídají, jakými činnostmi a tématy se jejich děti ve školce právě zabývají. Twigsee je navíc výkonným pomocníkem pro samotné školky. Automatizuje velkou část administrativy a šetří tak učitelkám i vedení školek stovky hodin ročně.

Twigsee přivedla na svět Vanda Horáčková Seidelová. Při svých pracovních pobytech v zahraničí i z působení v oboru finančních technologií byla zvyklá na efektivní komunikaci a poté, co její syn Filip nastoupil do školky, ji opakovaně překvapovalo, jak se vše řeší postaru, kolik formulářů a papírů musí rodiče neustále vyplňovat a podepisovat. Vadil jí také nedostatek informací o tom, co děti ve školce dělají a co nového se učí. Hledala proto nějaký komplexní komunikační nástroj, který by splnil její představy. Když žádný neobjevila, založila startup a vrhla se na vývoj nové aplikace. Že se trefila do černého, dokládá i to, že ji Hospodářské noviny se serverem CzechCrunch zařadily mezi 20 nejlepších inovátorů roku 2020.

Aplikace Twigsee měla v první řadě ulehčit komunikaci mezi učitelkami a rodiči. Od předávání organizačních informací přes sdílení fotek z aktivit ve třídě po omlouvání nepřítomnosti dětí. První verze byla hotová za necelé dva měsíce a tvůrci ji hned začali testovat ve školkách. „Nechtěli jsme vytvářet něco, co je odtržené od reality. Chodili jsme proto do školek, abychom si ověřili, jestli aplikace skutečně ulehčuje práci personálu a jak ji vylepšit. Ukázalo se však, že školky možná potřebují i něco dalšího, protože komunikace je jen část agendy, kterou řeší,“ popisuje vývoj Horáčková Seidelová.

Twigsee předává informace i počítá školné

Twigsee tedy dnes poskytuje mnohem víc, než jen efektivní komunikaci mezi rodiči a školkou. Pro mateřské školy je to ucelený systém, který zpracovává téměř veškerou jejich administrativu. Kolik šetří času, je vidět na příkladu docházky a omlouvání nepřítomnosti dětí. Rodič omluví na pár kliknutí dítě a nikdo se dál nemusí o nic starat. Učitelky ve třídě přehledně vidí, kolik dětí budou mít daný den ve třídě. Kuchařky včas vědí, kolik obědů mají připravit. Informace se propíše do systému, který vypočítá rodičům platby za obědy a školkovné. Hospodářka nebo ředitelka mají souhrnné informace o docházce za měsíc, evidenci povinných omluvenek předškoláků a tak podobně. Aplikace jim také vygeneruje výkazy, exporty a další dokumenty pro školní inspekci, hygienickou stanici a zřizovatele. Automatizací se všem šetří drahocenný čas, který místo papírování mohou věnovat dětem.

Platforma také řeší předškolní matriku v souladu s legislativou – v aplikaci jsou na jednom místě dostupné informace o dětech a jejich případných zdravotních omezeních nebo alergiích, kontakty na rodiče a informace o tom, kdo smí dítě vyzvedávat. Velmi se to hodí při spojování tříd nebo suplujícím pedagogům. V elektronické třídnici mohou pro své kolegy zaznamenávat například poznámky o tom, které děti mají potíže v kolektivu či jak se kterému dítěti daří. Jak si zakladatelka přála, Twigsee je místem, kde mohou rodiče vidět fotografie z denních aktivit dítěte. Vědí tak, čemu všemu se učitelky s dětmi věnují, a mohou na to navázat.

Za rok a půl je aplikace ve fázi, kdy umí řešit až 80 % organizační agendy a dál se pracuje na dalších funkcích. Umí generovat a tisknout vybraná data tak, jak je mateřské školy potřebují, a pro větší přehlednost v ní mohou zaměstnanci pracovat v desktopovém prostředí. Aby s překlopením administrativy do digitální podoby neměly školky práci, veškerá dostupná data do systému zadá přidělený koordinátor, který také v začátcích personál naučí s Twigsee pracovat. Ovládání je ale z velké části intuitivní a změna tak může být blesková, v podstatě do druhého dne.

Ochrana dat na prvním místě

Fotografie i informace o dětech si pochopitelně zaslouží tu nejvyšší ochranu. Jako úložiště se proto využívá vysoce zabezpečený cloud Microsoft Azure. „Volím jen to, co chci i osobně pro svého syna, jehož školka Twigsee také využívá, tedy zabezpečení dat na nejvyšší možné úrovni,“ říká Vanda Horáčková Seidelová a dodává: „Dalším důvodem pro spolupráci s Microsoftem pro nás byla škálovatelnost, tedy to, že výkon i kapacita úložiště reaguje na naše potřeby, ať už kvůli expanzi do zahraničí nebo proto, že chceme v Twigsee umožnit i sdílení videí. 

Potřeby Twigsee se opravdu mohou v budoucnu výrazně měnit. Jen v ČR je bezmála 5300 mateřských škol, které navštěvuje skoro 355 tisíc dětí. Twigsee zatím využívá zhruba dvě stě českých školek, existuje ale už v sedmi jazykových mutacích a vykračuje za hranice. Testuje se na Slovensku a pilotní provoz je připravený pro Mexiko, Singapur a Keňu.

Aplikace by navíc mohla být užitečná i za branami školek a stát se nástrojem pomáhajícím obcím, městům i krajům plánovat svůj rozvoj, a to díky datům, která školky o svých svěřencích mají. Už nyní veřejné mateřské školy každoročně vykazují, kolik dětí k nim chodí, v jakém jsou věku a kolik předškoláků bude mít odklad školní docházky. Informace úřady dostávají od ředitelek a ředitelů školek v nejrůznějších podobách a ještě je potřeba je přepsat do různých tabulek. Díky Twigsee by jim tato práce odpadla. Obce přitom nemají přehled o těch předškolních zařízeních, jejichž nejsou zřizovatelem, jako jsou soukromé mateřské školy nebo lesní kluby. Twigsee by se pro ně mohla stát dobrým prostředníkem.