Kdo jsou digitální ambasadoři a jak mohou usnadnit práci vaší společnosti? Nahlédněte pod pokličku inovátorské firmy Gasnet.

Gasnet je největším provozovatelem plynařské distribuční soustavy v České republice. Vlastní 65 tisíc kilometrů plynovodů a zabezpečuje dodávku zemního plynu pro více než 2,3 milionů zákazníků. A také je první firmou z oblasti energetiky, která přešla na cloudová řešení.

V roce 2020 si společnost vytyčila velmi ambiciózní cíl – do roka implementovat nová systémová řešení pro účetnictví, logistiku, práci v terénu a evidenci plynárenských aktivit. Tento rozsáhlý projekt s dominantním názvem Alpha naplno zaměstnal celé IT oddělení a v momentě, kdy se pak firma rozhodla začít využívat také služby Microsoft 365, bylo nutné zamyslet se i nad způsobem jejich implementace. Odborníci z IT totiž neměli kvůli probíhajícímu projektu na seznámení zaměstnanců s těmito nástroji téměř žádnou kapacitu.

Řešení se nakonec našlo přímo v řadách zaměstnanců, konkrétně s ním přišla Helena Steinerová, které je v Gasnetu Recruitment managerkou. Ta se svou vizí oslovila zakladatele projektu Digiskills Filipa Dřímalku a společně s ním vymyslela způsob, jak co nejefektivněji naučit zaměstnance pracovat s novou sadou aplikací. A tak spatřil světlo světa další inovativní projekt firmy Gasnet – digitální ambasadoři.

Digitální ambasadoři bývají většinou nominováni svým nadřízeným a následně osloveni s nabídkou stát se digitálním ambasadorem. Gasnet však zvolil jinou strategii. Na svém intranetu zveřejnil test, pomocí kterého si každý zaměstnanec mohl ověřit, jak na tom s digitálními technologiemi je. Firma tak získala cenné údaje týkající se nejen potenciálních digi ambasadorů, ale i celkového stavu úrovně znalostí v řadách zaměstnanců. Na konci dotazníku byla připravena i část pro případné zájemce o ambasadoring. Těch se přihlásilo kolem 40.

V současnosti má firma 30 ambasadorů. Každý z nich absolvoval sérii úvodních školení a získal přístup do portálu Digiskills, aby mohl prohloubit své znalosti a dovednosti. Následně část ambasadorů začala učit své kolegy využívat nástroje jako jsou MS Teams, OneDrive, SharePoint, MS Forms, ale třeba i méně známý MS Bookings. Ten společnosti velmi usnadnil organizaci takzvaných Dnů zdraví. V rámci nich si pracovníci Gasnetu mohou zamluvit konzultace s danými specialisty a podstoupit preventivní vyšetření na náklady firmy. Díky MS Bookings odpadá nutnost komunikace s pověřenými osobami. Zaměstnanci si zkrátka vyberou datum, který jim vyhovuje, a rezervují si ho jedním kliknutím. Nástroj MS Forms zase výrazně zrychlil školení bezpečnostních techniků. V dřívější podobě, která využívala osobních setkání a papírových formulářů, trvalo proškolení 900 zaměstnanců až 3 měsíce. Nyní je možné vyhodnotit formuláře okamžitě.

Zároveň ambasadoři dostali možnost školit témata i z jiných oblastí, které je zajímají. Zaměstnanci Gasnetu se tak mohou naučit například efektivněji plánovat projekty s MS Planner nebo vytvářet jednoduchou grafiku v programu Canva.

Nejde však pouze o školení. Digi ambasadoři jsou pro zaměstnance Gasnetu nepostradatelnou podporou, na kterou se mohou kdykoli obrátit. Ať už potřebují pomoc s mobilními či počítačovými aplikacemi, nástroji od Microsoftu nebo třeba se systémy jako takovými. Podle Eriky Vorlové působící ve společnosti jako Chief Services Officer tato spolupráce funguje skvěle. A to především proto, že zaměstnanci svým kolegům věří a nestydí se jich na cokoli zeptat.

Nedílnou součástí práce ambasadorů je také osvěta. Svým kolegům pomáhají pochopit důležitost bezpečné online komunikace, ale například i výhody využívání online dokumentů. Soustředí se tedy nejen na to, aby zaměstnanci Gasnetu uměli technologie využívat, ale také na to, aby je využívat chtěli.

Velmi dobře funguje také komunikace mezi samotnými ambasadory. Ti si z vlastní iniciativy vytvořili v MS Teams různé kanály, kde si navzájem radí a dále se vzdělávají. Tím však proaktivita těchto technologických nadšenců nekončí. Skupina vybraných ambasadorů v čele s Petrem Pěčkou si brzy uvědomila výhody nástrojů od Microsoftu a nechtěla zůstat jen u těch základních. Proto v nedávné době oslovila ke spolupráci přímo zákaznický tým Microsoftu. Společně s Client Success Managerem Davidem Katrenčíkem pak zorganizovali workshop programu Microsoft Viva a s Annie Nguyenovou, Specialistkou na Business Apps, v současné době řeší možnosti využívání PowerApp platformy.

Koncept digitálních ambasadorů je tedy nejen způsobem, jak ulehčit práci zaneprázdněnému IT oddělení a ušetřit firmě peníze za externí konzultanty, ale zároveň i příležitostí pro zaměstnance, kteří se v práci chtějí více realizovat.

A jak své působení vnímají samotní digi ambasadoři?

Michal Hrotík: „Ve firmě pracuji jako vedoucí připojování a rozvoje plynárenských zařízení, ale vždy mě zajímaly digitální technologie. Takže když jsem si na intranetu přečetl, že firma hledá ambasadory, přihlásil jsem se. Vnímám to jako šanci, jak svobodněji rozvíjet naši firmu. A to chci. Chci pomáhat zvyšovat digitální gramotnost.“

Petr Pěčka: „Mám rád technologie a obecně mě baví učit se něco nového. Stát se digitálním ambasadorem pro mě bylo příležitostí dostat se k aktuálním informacím a taky skvělým způsobem, jak rozvíjet své znalosti. Nakonec mě ale nejvíc baví předávat informace ostatním. Úplně mě překvapilo, jak jsou lidi kolikrát šťastní a vděční, když jim něco vysvětlíme. Obzvlášť někteří starší kolegové.“