Moderní technologie zjednodušují práci na Krajském úřadě Jihomoravského kraje

Je v dnešní době turbulentních změn reálné, aby i úředníci veřejné správy pracovali na dálku? Pro některé těžko představitelné, ale funguje to. Krajský úřad Jihomoravského kraje je jako jeden z prvních na tento způsob práce připravený. Proces přípravy začal před třemi lety.

Když v roce 2017 opětně vznikl na Krajském úřadě Jihomoravského kraje odbor IT, jeho šéf Miroslav Vacula začal hledat způsob, jak zjednodušit a automatizovat práci svého týmu. „Jakmile jsem zjistil, jak funguje Office 365, co obsahuje a jaký má potenciál, dokázal jsem si představit, že bychom jej mohli a měli používat na našem úřadě,“ přiznává. Když padlo rozhodnutí o přechodu na tuto platformu, bylo třeba vyřešit problém s nedostatečnou infrastrukturou. S řešením pomohl obchodní partner AutoCont, který krajskému úřadu umožnil přenést celou infrastrukturu do cloudové platformy Microsoft Azure. Vícenásobné zálohování dat a garantovaný soulad s platnými nařízeními GDPR byly zárukou, že firemní i osobní údaje, které úřad shromažďuje, budou v bezpečí. Data jsou díky ukládání do cloudu lépe zabezpečena, než kdyby úřad zdlouhavě budoval vlastní uložiště nebo je ukládal na pevné disky. Díky dodržování bezpečnostních standardů a certifikátů, které Microsoft Azure má, se rozplynula i nedůvěra vedení úřadu k zabezpečení ukládaných dat. Na podzim 2017 tak začal proces zavádění nástrojů Office 365 společně s přesunem do cloudu.

Finanční úspora a šedesát projektů za dva roky

Zavádění technologických změn a přesun do cloudu přinesly Jihomoravskému kraji významné finanční úspory. Licence a systémy, které úřad nakoupil, byly levnější než řešení on premise, antivirové a antispamové zabezpečení byly již v ceně „balíku“ zakoupených služeb. A úřad zároveň získal výrazně větší prostor na ukládání uživatelských dat implementací řešení OneDrive. Podle Miroslava Vaculy je však největším přínosem automatizace činností, úspora času a dodatečné kapacity jeho týmu. „Jako manažerovi je mým cílem ulehčit práci sobě i kolegům a získat čas na soustředěnou práci. Toto se nám podařilo,“ vysvětluje Miroslav Vacula a udává konkrétní čísla a příklady: „Když jsme si nedávno zpracovávali přehled toho, co všechno jsme díky získaným nástrojům zrealizovali, napočítali jsme celkem šedesát projektů za dva roky. Například náš Geoportál JMK, který běží na Microsoft Azure, je rychlý, uživatelsky příjemný a přístupný odkudkoli. Celý náš intranet jsme vybudovali na SharePoint Serveru a díky publikování na proxy server je dostupný i pro kolegy, kteří pracují celý týden mimo úřad jako například kontroloři. Mají tak každý den dostupné informace o dění v organizaci.“

Nové dovednosti přinesly nové nápady

Trvalo více než dva roky, než i ti nejzarytější odpůrci změnili svůj postoj a pracovní návyky a stali se aktivními uživateli dostupných nástrojů. Toto vnímá šéf IT odboru Krajského úřadu Jihomoravského kraje jako největší výzvu a úskalí – dlouhý proces změny myšlení uživatelů, následné zaškolování, vysvětlování a trénování nových dovedností. Podle jeho slov to však stálo za veškerou námahu. S novými nápady a možnostmi dalšího využití digitálních nástrojů už nepřicházejí jen lidé z jeho IT týmu, ale také ostatní kolegové z různých odborů úřadu. Například na základě požadavků kolegyň z personálního oddělení IT tým vytvořil atraktivní interní web pro vzdělávání a školení. „Personalistky pracovaly s IT týmem bez zásahu nadřízených, práce je prostě bavila,“ dodává Miroslav Vacula.

Práce z domova a online zasedání krajského zastupitelstva

Ze strategického hlediska je velkou výhodou, že díky digitálním nástrojům, které úřad používá, může téměř 500 jeho zaměstnanců pracovat na dálku. V případě mimořádné situace, jakou byl například stav během první vlny koronaviru, tento fakt významně pomohl zajistit bezpečný chod činností úřadu. A podobně jsou na tom krajští úředníci i nyní.

A jak dál? Jaké jsou další možnosti využití digitálních nástrojů pro Krajský úřad Jihomoravského kraje? Může se například konat online i zasedání krajského zastupitelstva? Odpověď Miroslava Vaculy je jednoznačná: „Z hlediska IT jsme na to plně připraveni, máme nástroj Teams, zastupitelé mají své profily, přístupy a umí aplikaci používat.” A k dalším možnostem ještě doplňuje: „Technika není problém, jen je třeba s ní potenciální uživatele naučit efektivně pracovat. Naše příští kroky budou směřovat do automatizace a digitalizace procesů. Pro tyto aktivity hodláme využívat opět nástroje Microsoft 365 – Power Automate nebo Power Apps.“