Sjednocení komunikační platformy bylo impulsem pro změnu firemní kultury

Úspěch přinesl skupině Fortuna Entertainment Group dynamický růst a rozšíření aktivit do vícero evropských zemí. Velmi rychle vzrostl počet zaměstnanců a také potřeba nastavit co nejefektivněji spolupráci a komunikaci nejen v rámci jednotlivých zemí, ale také mezi pražskou centrálou a ostatními mezinárodními pobočkami. Ve Fortuna Entertainment Group pracují velmi různorodé skupiny uživatelů – od pracovníků na přepážkách, kteří používají počítač minimálně, přes pracovníky, kteří rutinně pracují s aplikacemi Office, až po velký tým IT odborníků a programátorů, kteří mají vysoké nároky na používané nástroje.

To mělo velký vliv na rozhodnutí, jakou platformu vybrat k propojení všech zaměstnanců. Z několika řešení dostupných na trhu a analýzy celkových nákladů na vlastnictví (TCO) si nakonec firma vybrala Office 365 s Microsoft Teams.

„Pokusy o implementaci začaly už v roce 2017, následně jsme rok a půl vedli diskuse, jak Office 365 využívat a rozvíjet smysluplným způsobem. Naši zaměstnanci v té době používali různé komunikační aplikace, například Slack, WhatsApp nebo skupiny na Facebooku. S počtem zaměstnanců ale sílila potřeba komunikační platformu sjednotit. Občas totiž docházelo k tak paradoxním situacím, kdy na jednu schůzku existovaly pozvánky v několika aplikacích,“ popisuje Zoltán Levai, manažer vzdělávání a interní komunikace skupiny. A tak přechodem na jedno společné řešení došlo ke sjednocení a úplnému odstranění dílčích komunikačních kanálů.

Vyvstala však jiná potřeba – lidem co nejefektivněji ukázat a naučit je, jak s vybranou platformou pracovat a změnit jejich pracovní návyky, protože pro téměř 80 % zaměstnanců byla úplnou novinkou. Projektovému týmu se nakonec nejlépe osvědčilo řešení vycházející z uživatelských scénářů vytvořených na základě mapování stylu práce a pracovních návyků jednotlivých týmů formou interaktivních workshopů. Scénáře na praktických příkladech každodenních pracovních činností ukázaly, jaké aplikace a funkce je možné využívat a jak s nimi pracovat co nejefektivněji.

Zaměstnanci tak měli k dispozici jednoduchý návod, jak v rámci Office 365 spolupracovat, jak ukládat a sdílet dokumenty nebo organizovat online videokonference či hovory. „Chceme, aby byl nástroj opravdu široce používán. A tak sledujeme jeho vytíženost ze strany týmů, ale i jednotlivců. Díky tomu víme, kde je potřeba s jeho používáním pomoct například formou individuálních konzultací či koučinku,“ uvádí Tomáš Müller, IT manažer skupiny Fortuna Entertainment Group.

Nové prostory mění pohled na práci

Na konci roku 2018 se pak ukázalo, že česká centrála skupiny se bude muset kvůli kapacitě kanceláří přestěhovat do nových prostor. Volba padla na žižkovský komplex Churchill Office. Zároveň s přípravou a realizací stěhování se ve Fortuně zamýšleli i nad tím, jak bude práce v nových kancelářích vypadat, jak ji ovlivní používané technologie a jak docílit změny v myšlení zaměstnanců. Kromě samotné změny prostor bylo výzvou i dosažení větší míry digitalizace procesů ve firmě.

„Spolupráci prostřednictvím Office 365 jsme si vyzkoušeli ještě před samotným stěhováním do Churchill Offices. Na více jak rok jsme totiž část firmy museli přestěhovat do dvou dalších dočasných lokalit v rámci Prahy. Tyto týmy pak spolu často komunikovaly a spolupracovaly právě prostřednictvím Microsoft Teams,“ vysvětluje Jaromír Štolfa, který je ve Fortuna Entertainment Group odpovědný za řízení projektu digitalizace a za projekt přípravy a stěhování do nových kanceláří.

Kancelářské prostory Fortuny v pražském Churchill Office jsou navrženy s důrazem na to, jak se ve firmě pracuje s technologiemi, většina pracovních míst je zde sdílených. Ke zjednodušení a zkvalitnění vzájemné komunikace při videokonferencích přispívá vybavení zasedacích místností zařízeními Surface Hub a Crestron. Ve společných prostorech, tzv. hubech, jsou instalována zařízení, která umožňují nejen promítat obraz a zvuk ze živých událostí v Microsoft Teams (tzv. Live Events), ale i online přenášet mluvčího z jednoho hubu do dalších hubů a dalších zemí. Variabilita zařízení Crestron umožnila ve spolupráci s dodavatelem, společností Langard, zvolit vhodnou konfiguraci podle velikosti zasedacích místností. Z těch je tak nyní možné jednoduše realizovat přenos kvalitního obrazu a zvuku během konferenčních hovorů, ale i bezdrátové připojení na obrazovku v konferenční místnosti.

Návrh kancelářských prostor je odrazem toho, jak dnes firma funguje: naplno využívá moderní technologie a její firemní kultura je skutečně digitální.

Díky technologiím zvládli i krizovou situaci

Sjednocení nástroje pro komunikaci a spolupráci pomohlo firmě fungovat hladce i na jaře letošního roku, kdy byly kanceláře na několik měsíců zcela zavřené. „Během mimořádné situace nám technologie zásadním způsobem pomohly zajistit fungování firmy na dálku,“ říká Zoltán Levai.

Týmy ve firmě byly technologicky dobře vybavené a připravené. Ze dne na den tak všichni zaměstnanci skupiny v pěti evropských zemích dokázali bez problému přejít na stoprocentní práci z domova. Mimořádná situace související s koronavirem zapůsobila na firemní procesy jako katalyzátor změn. Počáteční nedůvěra managementu směrem k home office se po několika týdnech celofiremní práce na dálku rozplynula.

Praktická zkušenost potvrdila, že ať už jsou zaměstnanci doma nebo v kanceláři, dokážou fungovat efektivně, zúčastňovat se online schůzek a podávat potřebný pracovní výkon. Z domova pak častokrát i efektivněji. „V době krize jsme se naučili dobře pracovat i s živými událostmi v Microsoft Teams, které nám umožňují potkat se virtuálně i s několika tisíci zaměstnanci v jeden okamžik. A to se v době, kdy jsme byli všichni doma na home office, ukázalo jako výborný kanál interní komunikace,“ pochvaluje si Zoltán Levai.

Tyto živé události v Teamsech a intranet vybudovaný na službě SharePoint Online pomohly udržet kontakt i s pracovníky ze sázkových kanceláří, kteří nemají svůj firemní e-mail a nemají z domova přístup k firemním počítačům ani mobilním telefonům. Ti by tak totiž bez moderních technologií byli zcela odříznuti od dění ve společnosti.

Práce na dálku přinesla zaměstnancům větší flexibilitu, ale i úlevu od časového stresu. Díky získaným zkušenostem se ve firmě výrazně rozšířily možnosti využívání home office. Každý může nyní čerpat až 10 dnů z měsíce na práci z domova, stačí k tomu schválení přímým nadřízeným. Zkušenost s několikatýdenní prací z domova tak změnila způsob práce a přinesla i více důvěry v práci odkudkoli.

„S novým způsobem spolupráce a komunikace a postupným návratem do kanceláří nám vyvstala otázka, jak efektivně plánovat a využívat svůj pracovní čas podle typu práce. Kdy je vhodnější využívat home office a kdy naopak spolupracovat napřímo s kolegy v kanceláři. Odpověď na ni budeme dále hledat skrz postupné učení se, například i díky technologiím,“ uzavírá Zoltán Levai.