Ein Team, viele Standorte: Lösungen und Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit aus der Ferne

Stell dir vor, es wärArbeitszeit und keiner geht hin – dieses Szenario hat Menschen und Unternehmen weltweit angesichts des Ausbruchs von COVID-19 in den letzten Tagen und Wochen sehr stark beschäftigt. In Österreich ist diese Situation seit kurzem teilweise tatsächlich eingetreten. Tausende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben ihren Arbeitsplatz ins sogenannte Homeoffice verlegt.  

Microsoft Österreich unterstützt kleine und mittlere Unternehmen 

Als Reaktion auf den erhöhten Bedarf für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die aufgrund des COVID-19-Ausbruchs (Coronavirus) von zu Hause arbeiten, stellt Microsoft eine kostenlose Microsoft Teams-Variante und eine spezielle erweiterte Office 365 E1-Testlizenz zur Verfügung. Wir wollen zu einer effizienten Umsetzung von Kommunikation und Zusammenarbeit im Homeoffice beitragen. Zusätzlich haben wir diverse Schulungsunterlagen für den schnelle Einstieg vorbereitet. Hier geht es zur Übersicht. 

Nützliche Tipps: Trotz räumlicher Distanz mit seinem Team in Verbindung bleiben

Als Teil unserer laufenden Bemühungen, allen Menschen weltweit zu helfen, in dieser schwierigen Zeit in Verbindung zu bleiben und produktiv zu arbeiten, hat Jared Spataro, Corporate Vice President for Microsoft 365, kürzlich mitgeteilt, wie Einzelpersonen und Organisationen Teams kostenlos erhalten können und wie wir die Bereitstellung unserer Dienste sicherstellen. Doch was braucht es konkret, um produktiv im Homeoffice zu arbeiten? 

  1.  Einen gut eingerichteten Arbeitsbereich: Mit Teams haben wir ein virtuelles Büro konzipiert, das ihr überall hin mitnehmen könnt. So könnt ihr beispielsweise Dokumente direkt in Teams abrufen, Dateien sicher speichern, mit den richtigen Personen teilen, und schnell in Anrufe und Besprechungen einsteigen. Um auch zu Hause produktiv zu sein, ist es wichtig, einen speziellen Platz für die Arbeit einzurichten. Keine Sorge um Unordnung oder kahle Wände: In Videobesprechungen könnt ihr die intelligente Hintergrundunschärfe verwenden, damit sich euer Team auf die Inhalte konzentrieren kann.
  2. Umfassende Kommunikation aufbauen:  Auch wenn wir uns bei Microsoft schon vor langer Zeit von klassischen Kernarbeitszeiten verabschiedet haben, wissen wir aus Erfahrung, dass man sich im Büro oft noch daran orientiert. Von zu Hause zu arbeiten, bedeutet auch eine Veränderung dieses Tagesrhythmus‘ – insbesondere, wenn Arbeit und Kinderbetreuung in Einklang gebracht werden müssen. Daher ist eine klare Kommunikation eurer Arbeitszeiten im Team wichtig, damit alle wissen, wann ihr erreichbar seid – z.B. mit Hilfe einer Statusmeldung in Teams. Gleichzeitig helfen die Dokumentation und das Teilen eurer Arbeitsfortschritte, wie Aktualisierungen, Einblicke und hilfreiche Ressourcen, mit eurem Team in Verbindung zu bleiben und Transparenz herzustellen.
  3. Gesunde Grenzen einhalten: Ohne die üblichen Unterbrechungen am Arbeitsplatz, wie das Mittagessen oder die Kaffeepausen mit Kolleginnen und Kollegen, kann das Einhalten von Pausenzeiten schwierig werden. Dies kann schneller zu Stress und Burnout führen. Eure Gesundheit muss jedoch immer an erster Stelle stehen. Nehmt euch daher genügend Zeit für Pausen. Das hält euch nicht nur gesund, sondern hilft auch dabei, langfristig produktiver zu sein.
  4. Online-Meetings etablieren: Wo sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum Zeitpunkt der Besprechung befinden, ist dank der Möglichkeit der Online-Meetings bedeutungslosDenn mit dem virtuellen Konferenzraum in Teams könnt ihr alle Beteiligten ganz einfach mit dem „Teilnehmen“-Link an einem virtuellen Ort zusammenbringen.
  5. Achtsamkeit und Integration: Durch den Übergang zu Online-Besprechungen können wir uns teilweise nicht mehr auf visuelle Hinweise verlassen – etwa, um zu merken, ob eine Kollegin noch etwas zur Diskussion beitragen möchte. Überfüllte Telefonkonferenzen können das noch mehr erschweren. Daher sollte der Organisator oder die Organisatorin