Stell dir vor, es wäre Arbeitszeit und keiner geht hin – dieses Szenario hat Menschen und Unternehmen weltweit angesichts des Ausbruchs von COVID-19 in den letzten Tagen und Wochen sehr stark beschäftigt. In Österreich ist diese Situation seit kurzem teilweise tatsächlich eingetreten. Tausende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben ihren Arbeitsplatz ins sogenannte Homeoffice verlegt.
Microsoft Österreich unterstützt kleine und mittlere Unternehmen
Als Reaktion auf den erhöhten Bedarf für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die aufgrund des COVID-19-Ausbruchs (Coronavirus) von zu Hause arbeiten, stellt Microsoft eine kostenlose Microsoft Teams-Variante und eine spezielle erweiterte Office 365 E1-Testlizenz zur Verfügung. Wir wollen zu einer effizienten Umsetzung von Kommunikation und Zusammenarbeit im Homeoffice beitragen. Zusätzlich haben wir diverse Schulungsunterlagen für den schnelle Einstieg vorbereitet. Hier geht es zur Übersicht.
Nützliche Tipps: Trotz räumlicher Distanz mit seinem Team in Verbindung bleiben
Als Teil unserer laufenden Bemühungen, allen Menschen weltweit zu helfen, in dieser schwierigen Zeit in Verbindung zu bleiben und produktiv zu arbeiten, hat Jared Spataro, Corporate Vice President for Microsoft 365, kürzlich mitgeteilt, wie Einzelpersonen und Organisationen Teams kostenlos erhalten können und wie wir die Bereitstellung unserer Dienste sicherstellen. Doch was braucht es konkret, um produktiv im Homeoffice zu arbeiten?
- Einen gut eingerichteten Arbeitsbereich: Mit Teams haben wir ein virtuelles Büro konzipiert, das ihr überall hin mitnehmen könnt. So könnt ihr beispielsweise Dokumente direkt in Teams abrufen, Dateien sicher speichern, mit den richtigen Personen teilen, und schnell in Anrufe und Besprechungen einsteigen. Um auch zu Hause produktiv zu sein, ist es wichtig, einen speziellen Platz für die Arbeit einzurichten. Keine Sorge um Unordnung oder kahle Wände: In Videobesprechungen könnt ihr die intelligente Hintergrundunschärfe verwenden, damit sich euer Team auf die Inhalte konzentrieren kann.
- Umfassende Kommunikation aufbauen: Auch wenn wir uns bei Microsoft schon vor langer Zeit von klassischen Kernarbeitszeiten verabschiedet haben, wissen wir aus Erfahrung, dass man sich im Büro oft noch daran orientiert. Von zu Hause zu arbeiten, bedeutet auch eine Veränderung dieses Tagesrhythmus‘ – insbesondere, wenn Arbeit und Kinderbetreuung in Einklang gebracht werden müssen. Daher ist eine klare Kommunikation eurer Arbeitszeiten im Team wichtig, damit alle wissen, wann ihr erreichbar seid – z.B. mit Hilfe einer Statusmeldung in Teams. Gleichzeitig helfen die Dokumentation und das Teilen eurer Arbeitsfortschritte, wie Aktualisierungen, Einblicke und hilfreiche Ressourcen, mit eurem Team in Verbindung zu bleiben und Transparenz herzustellen.
- Gesunde Grenzen einhalten: Ohne die üblichen Unterbrechungen am Arbeitsplatz, wie das Mittagessen oder die Kaffeepausen mit Kolleginnen und Kollegen, kann das Einhalten von Pausenzeiten schwierig werden. Dies kann schneller zu Stress und Burnout führen. Eure Gesundheit muss jedoch immer an erster Stelle stehen. Nehmt euch daher genügend Zeit für Pausen. Das hält euch nicht nur gesund, sondern hilft auch dabei, langfristig produktiver zu sein.
- Online-Meetings etablieren: Wo sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum Zeitpunkt der Besprechung befinden, ist dank der Möglichkeit der Online-Meetings bedeutungslos. Denn mit dem virtuellen Konferenzraum in Teams könnt ihr alle Beteiligten ganz einfach mit dem „Teilnehmen“-Link an einem virtuellen Ort zusammenbringen.
- Achtsamkeit und Integration: Durch den Übergang zu Online-Besprechungen können wir uns teilweise nicht mehr auf visuelle Hinweise verlassen – etwa, um zu merken, ob eine Kollegin noch etwas zur Diskussion beitragen möchte. Überfüllte Telefonkonferenzen können das noch mehr erschweren. Daher sollte der Organisator oder die Organisatorin einer Besprechung gleich zu Beginn das allgemeine Stimmungsbild der Teilnehmerinnen und Teilnehmer abfragen, sie daran erinnern, dass sie auch den Chat der Besprechung nutzen können, um ihre Gedanken auszutauschen, und genügend Pausen einlegen, um Fragen zuzulassen. Manche Kolleginnen und Kollegen haben bestimmte Emojis definiert, um Abstimmungen zu vereinfachen. So steht beispielsweise der kleine Affe für eine wichtige Ergänzung und das klatschende Emoji für volle Zustimmung.
- Besprechungen aufzeichnen: Aufgrund der aktuellen Entwicklungen rund um den COVID-19-Ausbruch setzen wir noch mehr als zuvor auf virtuelle Meetings. Da sind Terminkonflikte vorprogrammiert. Wir setzen daher immer häufiger auf die Aufzeichnung von Besprechungen – so können die Teammitglieder, die nicht dabei sein konnten, die Inhalte im Nachhinein ansehen und bleiben so auf dem aktuellen Stand.
- In Verbindung bleiben: Bei Homeoffice fehlt häufig der informelle Austausch mit Kolleginnen und Kollegen. Diese Gespräche halten nicht nur die Verbindung untereinander aufrecht, sie bringen oft wichtige Informationen oder Erkenntnisse ans Licht. Holt diese Konversationen daher virtuell per Chat und Videotelefonie nach. Wie wäre es beispielweise mit einer virtuellen Happy Hour? Trefft euch einmal monatlich in Teams mit euren Kolleginnen und Kollegen auf ein Kaltgetränk, um über Dinge links und rechts der Arbeit zu sprechen.
- Das Team zusammenbringen: Fernarbeit kann sich isolierend anfühlen. Als Führungskraft ist es daher wichtig, Möglichkeiten für das Team zu schaffen, virtuell zusammenzukommen. Haltet den Rhythmus regelmäßiger Teambesprechungen ein, nutzt den Kanal „Allgemeines“ in Teams für Diskussionen, die für alle von Interesse sein könnten, und verwendet für große Brainstormings das Microsoft Whiteboard. Zudem könnt ihr mit eurem Team die Crisis Communication Power App verwenden, um euch zum COVID-19-Ausbruch auf dem Laufenden zu halten.
- Gemeinsam Spaß haben: Bei all den Veränderungen, die mit Fernarbeit einhergehen, ist es wichtig, die Teammoral zu fördern. Es gibt viele Dinge, die ihr mit Microsoft Teams tun könnt, um das Engagement der einzelnen Teammitglieder aufrechtzuerhalten: Viele teilen beispielsweise gerne Neuigkeiten und Geschichten im Chat. Ihr könntet auch einen Fotowettbewerb veranstalten oder euch Quizfragen zu eurem Unternehmen ausdenken, um Besprechungen aufzulockern. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer dürfen mitmachen und ihre Antworten in den Chat posten. Wer mit seiner Schätzung am nächsten dran ist, gewinnt. Wusstest du beispielweise, dass täglich 20 Millionen Menschen weltweit Microsoft Teams nutzen?
Jeder Einzelne von uns und jedes Team arbeitet anders. Wir hoffen, dass ein paar hilfreiche Tipps und Ideen für das Arbeiten aus dem Homeoffice dabei waren.
Weiterführende Links:
Microsoft Teams – Kostenlose Registierung
Microsoft Hilfsmittel für kleine und mittlere Unternehmen
Microsoft Hilfsmittel für PädagogInnen und Lehrkräfte
