„Der Mensch wird wichtiger als je zuvor” – Wie das Personalmanagement von der digitalen Transformation profitieren kann

Geschäftsprozesse sind von menschlichen Beziehungen geprägt. Diese Aussage ist heute, in einer Welt, die zunehmend von künstlicher Intelligenz und Robotik bestimmt wird und in der die Technologie scheinbar das Zepter übernimmt, immer noch zutreffend. Denn jedes Problem in einem Unternehmen ist letztlich ein Personalproblem. In Zukunft wird sich die Rolle des „Produktionsfaktors Mensch“ im organisatorischen Gefüge jedoch verändern. Und HR kann und muss diese Veränderung mit Hilfe der Digitalisierung unterstützen. Welche Vorteile das Personalmanagement dadurch erfährt, veranschaulicht dieser Artikel.

Die Digitalisierung erfasst immer mehr Unternehmensbereiche. Von der Produktion von Gütern über Dienstleistungen und die Büroarbeit bis hin zum Alltagsverhalten der Mitarbeiter. Die digitale Transformation krempelt unsere Gesellschaft grundlegend um. Damit verändern sich die Spielregeln am Markt. Wer das disruptive Momentum der Digitalisierung als mutiger Vordenker innovativ umsetzt, wird künftig zu den Gewinnern zählen – und das völlig unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Profitieren kann der Schlosserbetrieb, der tradiertes Handwerk durch additive Fertigung wie 3-D-Druck erweitern oder ersetzen kann, ebenso wie der Automobilhersteller, dessen neueste Konkurrenz aus dem Silicon Valley kommt.

Die oberste Regel hierbei lautet: Nur ganzheitliches Denken zählt. Alle Abteilungen einer Organisation beeinflussen sich gegenseitig
und lassen sich deshalb nicht isoliert für sich betrachten. Nur wenn die Digitalisierung grundlegend in der eigenen Unternehmenskultur verankert sowie betriebsübergreifend und flächendeckend in alle Bereiche eingebunden ist, wird sie eine Organisation zum Erfolg führen. Alle Glieder der Impulskette müssen ineinandergreifen. Nur dann ziehen alle im Unternehmen an einem Strang.

Die ganzheitliche digitale Transformation trifft damit unweigerlich auch das oftmals von bösen Zungen als „eingerostet“ bezeichnete Personalmanagement. Mitte des letzten Jahrhunderts war HR stark damit beschäftigt, sich um die Stabilität von Prozessen zu kümmern. Der administrative Teil des Personalmanagements stand dabei klar im Zentrum. Später trat man ein in eine Welt, in der vieles unter dem Blickwinkel der Effizienz betrachtet wurde. In den vergangenen 20 Jahren wurde auf Konferenzen und Fachmessen über die strategische Bedeutung von HR diskutiert und diese gleichzeitig gefühlt immer mehr aufgeweicht – durch Personalreduktionen und Shared-Service-Center-Ansätze. Dies führte zu einer „Banalisierung von HR“ und immer weniger Nähe zum Mitarbeiter und zum mittleren Management. Nach einer Microsoft-Studie („Digital Workplace for HR“, 2017) betrachten im deutschen Sprachraum heute nur 55 Prozent der HR-Verantwortlichen ihren Bereich als einen zukunftsträchtigen Karriereweg in einer zunehmend digitalen Welt. Und auch die wenigsten Unternehmen rechnen heutzutage mit zunehmendem Wachstum im Personalbereich.

Dabei sind die Fragestellungen aus dem HR-Management nicht weniger existenziell für die Unternehmen geworden: Haben und bekommen wir die richtigen Talente? Haben wir die für die nahe Zukunft notwendige Kultur im Unternehmen? Treiben wir die richtigen Dinge im Bereich Organisationsentwicklung voran? Und haben wir die Führung, die wir brauchen, um für die Zukunft gerüstet zu sein?

HR-Manager müssen daher den Fokus verschieben. Der Weg muss wegführen von repetitiven Routinetätigkeiten und der Rolle von HR als Dienstleister hin zu HR als strategischem Partner der Business Executives. Nicht überall wird allerdings die Rolle des CHRO tatsächlich verstanden und auch strategisch gesehen. Zu wenig wurde in den letzten Jahren für das Profil von HR getan. Doch die Digitalisierung ist nun bei vielen CEOs und COOs als Top-Agendapunkt gesetzt. Und das ist auch eine Chance für den HR-Bereich.

HR muss sich zu einem gewinnbringenderen Tätigkeitsbereich mit größerer Wertschöpfung entwickeln. Digitale Technologie kann hier eine große Rolle spielen. Dank neuer, technologischer Analysemethoden kann HR beispielsweise sichtbar machen, welche Vorgehensmodelle sich in den produktivsten Teams des Unternehmens bewährt haben und welche Schlüsse sich daraus für die gesamte Organisation ziehen lassen. Hierfür braucht es jedoch bestens geschulte und technisch versierte HR-Manager, die einen strategischen Einfluss auf das Unternehmen ausüben können.

Schon Standardtechnologie erlaubt gewisse HR-Analysen, die in der Praxis hilfreich sein können. Die ersten Unternehmen nutzen bereits Mensch-Maschine-Kommunikation, um Anfragen an die HR-Abteilung zu erledigen, sie verwenden Algorithmen, um Informationen zu finden, sie setzen auf klare Datenstrukturen und eindeutige Governance sowie auf einfach zu bedienende und kundenspezifische Applikationen für Mitarbeiter und Manager. Das sind nur einige Beispiele dafür, dass der nächste Level der Digitalisierung im HR Einzug gehalten hat – auch in Österreich. Die neuen Möglichkeiten der Digitalisierung führen zu einer Art „Renaissance“ aller Bereiche und stärken den Personalbereich im Rahmen seiner strategischen Aufgaben.

Doch Mitarbeiter und Manager erwarten von HR heute nicht nur professionelle Prozessabläufe mit moderner IT-Unterstützung. Neue Jobmodelle und veränderte Erwartungshaltungen stellen HR auch vor neue Herausforderungen.
Junge Mitarbeiter wollen beispielsweise gar keine „traditionelle HR“ mehr, weil sie auch kein traditionelles Unternehmensbild mehr haben und keine traditionelle Karriere anstreben. Wir sehen also das Ende der tayloristischen Abläufe im Unternehmen und eine Entwicklung hin zu mehr und zu einer dynamischeren Zusammenarbeit – unterstützt durch modernste Technologie.

Praxisbeispiele für digitale HR-Excellence
Microsoft steht in einem ständigen Austausch mit seinen Kunden und diskutiert hierbei mit Vorstandsmitgliedern, HR-Managern sowie Meinungsmachern die neue Funktion des Personalbereichs. Welche Chancen und Risiken entstehen durch die Digitalisierung und wie lässt sich diese sinnstiftend mit bewährten Abläufen verschmelzen? Wir sehen dabei unzählige Projekte, in denen sich die digitalen Möglichkeiten mit etablierten Prozessen verbinden lassen und somit HR-Innovation greifbar wird.

Connected-Workforce-Projekte: Das vernetzte Unternehmen
Die Digitalisierung erleichtert und beschleunigt die Kommunikation – auch über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg. So lassen sich Mitarbeiter und Unternehmenseinheiten mit Social Media und Technologien, die mobiles Arbeiten unterstützen, recht einfach miteinander vernetzen. Die Kommunikation erfolgt dann nahtlos über verschiedene Kanäle, von schriftlichen Medien über Chats bis zu interaktiven Videokonferenzen. Alle Mitarbeiter kommunizieren somit wie im privaten Bereich, schnell und agil.

Entscheidend sind hier neben der Technologie die Vorgaben und Trainings der Mitarbeiter („Wie kommuniziere ich effizient?“, „Welche
Plattform nutze ich für welche Art der Kommunikation?“). Viele Kunden nähern sich der digitalen Transformation zu „technologisch“, es braucht aber auch klare Regeln und Governance für den Einsatz der Kommunikationsmittel. Kein Unternehmen kann mehr eine „Ein-Kanal-Stragegie“ planen und entsprechend absichern. Die neue Realität, die einfach erscheinende IT aus dem privatem Umfeld, bleibt eine Herausforderung für tradierte Unternehmen und Unternehmenskulturen.

Chatbots & Co.:
Künstliche Intelligenz im HR-ServiceEin anderes Beispiel für erfolgreiche Digitalisierung im HR-Bereich sind „virtuelle“ HR-Mitarbeiter. Chatbots können heute schon viele wiederkehrende Anfragen automatisiert bearbeiten. Sie können die Mitarbeiter zum Beispiel darüber informieren, wo sie bestimmte Informationen finden oder wie Standard-Auswertungen der HR-Abteilung zu verstehen sind. Die Reaktionszeiten der Software sind deutlich kürzer als die der echten HR-Mitarbeiter. Künstliche Intelligenz kann den Menschen mit dem derzeitigen Technologiestand nicht komplett ersetzen, aber sie ermöglicht spürbare Effizienzsteigerungen. Zudem ergänzt sie die Fähigkeiten von HR-Mitarbeitern in vielen Bereichen schlagkräftig – zum Beispiel dann, wenn es darum geht, Muster in Massendaten zu entdecken und zu analysieren.

HR-Service-Center: Reibungslose Abläufe
Kunden arbeiten mit Microsoft auch an der optimalen Ausgestaltung von Service-Center-Abläufen. Die „Zentralisierung“ operativer HR Abläufe liegt nach wie vor im Trend. Die neuen technischen Möglichkeiten erlauben eine „nahtlose“ Zusammenarbeit mit vollem Nutzen und Service für Mitarbeiter und Manager im Unternehmen. So lassen sich Anfragen und deren Antworten auch nach Monaten noch genau nachvollziehen. Unternehmen können durch die Automatisierung der Prozesse Bruchstellen in der Informationsweitergabe (zum Beispiel von einem HR-Service-Mitarbeiter zum nächsten) vermeiden, da die Software die Informationen automatisch weitergibt.

Nicht durchgehend digital unterstützte Service-Center-Ansätze führen meist zu großen Frustrationserlebnissen bei allen Beteiligten. Wer kümmert sich tatsächlich um mein Anliegen? Wo stehen die notwendigen Änderungen im Prozessablauf? Fehlen noch weitere Informationen zur Finalisierung? Wer muss diese Informationen bereitstellen?

Unternehmen können hier neue Wege gehen und Mitarbeitern und Managern größtmögliche Transparenz über den Status ihres Anliegens bieten.

Digital lernen: mobil und schnell
Geschäftsabläufe und die Anforderungen an die Mitarbeiter verändern sich immer schneller. Wie halte ich Mitarbeiter up to date? Viele Unternehmen arbeiten aktuell an einfachen und mobilen Zugängen zu standardisierten Lerninhalten, wie zum Beispiel Informationen über neue Produkte oder Hinweise zu Verkaufsargumenten, die sich jederzeit anpassen lassen. Dank der Digitalisierung können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Trainings jederzeit – auch auf mobilien Geräten – absolvieren. Nachweise für das erfolgreiche Durchlaufen der Trainings können sie auf Wunsch ebenfalls auf dem digitalen Wege vorlegen.

Quo vadis HR?
Mehr technologische Möglichkeiten, andere und erweiterte Anforderungen – aber nicht grundlegend neu: So sieht zumindest Microsoft die Zukunft von HR. Das Personalmanagement bewegt sich vom „internen Service-Provider“ hin zu einer neuen, weitaus bedeutenderen und tiefgreifenderen Rolle. Viel mehr als bisher wird HR in Zukunft das externe Unternehmensumfeld und übergreifende soziale Karriere-Netzwerke nutzen. HR-Manager müssen das eigene Unternehmen mental verlassen und beginnen, im Gesamtkontext zu denken.

Moderne HR-Manager sollten sich künftig mit folgenden Fragen befassen und bewährte Arbeitsprozesse einem fortlaufenden Evaluationsprozess unterziehen:

• Wie können wir unseren Job durch die Digitalisierung für Endkunden und Investoren noch besser ausüben?
• Wie können wir die digitale Transformation nutzen, um externe Einflussfaktoren auf unser Unternehmen und die Mitarbeiter früher zu erkennen?
• Wie können wir digitale Innovationen bestmöglich einsetzen, um junge Talente von unserem Unternehmen zu überzeugen und sie langfristig in die Organisation einzubinden?

Der nächste Schritt ist – auch – der Blick nach außen, auf Daten, die für den HR-Bereich relevant sind, wie zum Beispiel Unternehmensbewertungen auf Social Media oder Evaluierungen von Fähigkeiten potenzieller Mitarbeiter auf beruflichen Netzwerken.

Die Digitalisierung spielt über alle Unternehmensbereiche hinweg und auch in der Kommunikation nach außen (Partner, Gesellschaft, Netzwerke) eine immer entscheidendere Rolle und produziert enorme Mengen von Informationsinhalten und Daten.

Unter Einhaltung von Datenschutzvorgaben lassen sich diese Informationen künftig viel einfacher nutzen um:

• sicherzustellen, dass die HR-Strategie den gewünschten positiven Effekt auf das Geschäft und die Kunden hat (Werde ich
  extern als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen?)
• zu sehen, dass unsere tägliche Arbeit die gewünschten Auswirkungen hat (Wie sehen Mitarbeiter und Manager die
  Wertschöpfung des Bereiches?)
• den Kontext unserer Arbeit und unseres Umfeldes besser, schneller und tiefer zu verstehen (Wie nehme ich Veränderungen frühzeitig wahr und wie kann ich besser reagieren?)
• in einem sich stetig wandelnden Umfeld die Anforderungen an unsere Talente besser und früher zu verstehen (Was wollen beziehungsweise brauchen die Mitarbeiter im Unternehmen?)

Fazit
Im Zuge der Digitalisierung können Unternehmen viele wiederkehrende Tätigkeiten, aber auch analytische Prozesse, die Daten betreffen, automatisieren. Daher wird sich – wie bereits eingangs erwähnt – die Rolle des „Produktionsfaktors Mensch“ im organisatorischen Gefüge stark verändern. Die Aufgabe der Zukunft für HR ist es, die neuen technologischen Möglichkeiten bestmöglich zu nutzen, aber auch die menschlicher Kreativität – und den Faktor Mensch insgesamt – neu zu beleben und damit ein optimales Umfeld für Leistung und Entfaltung zu schaffen.

Denn der Mensch steht im Zentrum der Digitalisierung, nicht die Technologie. Menschen arbeiten für Menschen, nicht für Maschinen. Menschen brauchen „warme“ Rückmeldungen und Signale, insbesondere dann, wenn sich das Umfeld durch das Fortschreiten der Technologie manchmal immer „kälter“ (weil maschineller) anfühlt. Der Mensch wird wichtiger als je zuvor, weil er besondere Fähigkeiten besitzt und diese aktiv und situativ ausüben kann – abseits von Routinetätigkeiten und Standardabläufen.

Dieser Beitrag erschien in personal manager 05/2018
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