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COVID-19: So unterstützt Microsoft

Immer verbunden, egal ob auf der Baustelle oder im Büro – WABS lebt hybrides Arbeiten vor

Es war der ganz normale Alltag eines Baustellengutachters: Zuerst auf die Baustelle, den momentanen Stand vor Ort mit Stift und Papier notieren und dann ins Büro, um die aufgenommenen Daten ins interne System zu übertragen, um dann erst nach Hause zu pendeln. Wollte man die Kolleg*innen im Außendienst erreichen, war das nur telefonisch möglich. Das geht besser, dachte sich das oberösterreichische Objektsanierungsunternehmen WABS und nahm sich vor, die IT-Infrastruktur im Unternehmen von Grund auf zu erneuern.

Als Unternehmen, das sich um die Wasser- und Brandschadensanierung in ganz Oberösterreich und Niederösterreich und teilweise sogar Salzburg kümmert, war es für WABS unerlässlich, sich bei der Modernisierung ihrer gesamten IT-Infrastruktur einen Partner an die Seite zu holen, der diesem Großprojekt gewachsen war. Mit dem Microsoft Partner TECHSOFT wurde dieser auch gefunden. TECHSOFT konzentriert sich als Software- und Technologiepartner auf ausgewählte Anbieter und brachte die richtigen Kernkompetenzen sowie viel Erfahrung mit den Produkten von Microsoft mit. Die Umstellung auf eine hybride Microsoft Azure Cloudstrategie, Microsoft Teams zur internen Kommunikation und viele andere Produkte wurde so zu einem professionell geführten Projekt.

Mit Plan zur Rundumerneuerung

Die richtige Kombination aus neuester Technologie und moderne Unternehmenskultur sowie flexibles Arbeiten sind Schlüsselfaktoren für Unternehmen mit Blick auf die Zukunft. Mit der Umsetzung von eben diesen Maßnahmen hat WABS den Schritt in eine neue Welt der Arbeit gesetzt – mit Erfolg. In einem Unternehmen, wo die Mitarbeiter*innen sowohl im Innen- als auch Außendienst tätig sind, hat der Einsatz von Microsoft Teams nicht nur die Kolleg*innen trotz Distanz und unterschiedlicher Einsatzorte näher zusammengebracht – auch die Arbeitsabläufe wurden auf den absolut neuesten Stand gehoben.

„Mittlerweile ist es bei der Wahl des Arbeitsplatzes ein wichtiges Kriterium geworden, ob Homeoffice angeboten wird. Für uns ist die Arbeit selbst und die Kommunikation im Unternehmen jetzt viel flexibler. Und wenn wir schon an unserer Infrastruktur arbeiten, wollten wir es nicht bei halben Sachen belassen und gleich alle Bereiche modernisieren. Deswegen haben wir uns einen Partner mit der nötigen Erfahrung gesucht.“ so Roland Riegler, Administrator bei WABS und zuständig für das Projekt.

Gemeinsam mit TECHSOFT wurde das Großprojekt sorgsam geplant. Alles sollte geordnet ablaufen: Die bestehende IT-Architektur wurde unter die Lupe genommen, die Unternehmensstruktur im Active Directory auf den neusten Stand gebracht, um dann den hybriden Ansatz zu erstellen. Für die on-premise und Cloud Kombination zog WABS – wie auch viele seiner Kunden – Microsoft heran und stellte die Verbindung zur Cloud über Microsoft Azure Connect AD her.

Mittlerweile ist es bei der Wahl des Arbeitsplatzes ein wichtiges Kriterium geworden, ob Homeoffice angeboten wird.

Bei der Technik läuft‘s

Jeder Schritt der Umsetzung war wohl durchdacht, wie die Wahl der Hardware oder welche Dienste in die Cloud migriert werden und welche on-premise bleiben. Und die genaue Planung zahlt sich aus, so Stefan Pühringer, Stellvertretender Teamleiter Vertrieb IT bei TECHSOFT: „WABS war als Kunde sehr dahinter, den modernen Ansatz umzusetzen. Die Führungsebene war immer mit an Bord, was besonders wichtig ist, wenn es zu großen Umstellungen in einem Unternehmen kommt. Jetzt ist alles auf dem neuesten Stand der Technik und wir können bei Bedarf erweitern und müssen uns nur noch um die alltäglichen Abläufe kümmern.“

Nachdem die Technologie fix und fertig eingerichtet war, machten sich die ersten Vorteile bereits im Hintergrund bemerkbar. Für neue Mitarbeiter*innen werden passende Geräte automatisch beim Händler bestellt und danach über Windows Autopilot eingerichtet. Damit sind sie mit allen anderen im Unternehmen sofort verbunden und der Aufbau eines jeden Desktops ist einheitlich und entspricht dem gleichen Standard. Für das Unternehmen erleichtert das die Berechnung der IT-Kosten, die Mitarbeiter*innen müssen sich nicht darum sorgen, ob die Technik läuft.

Bessere Kommunikation und Zeiteinsparung bringen die Teams voran

Da der technische Aspekt bald umgesetzt war, ging es daran, die Belegschaft an das neue System heranzuführen. Mitarbeiter*innen im Außendienst mussten sich daran gewöhnen, regelmäßig ihre Nachrichten in Microsoft Teams zu checken. Doch auch hier wurde alles nach Plan umgesetzt – die Teams erhielten Schulungen und bei Schwierigkeiten konnten sich einzelne Mitarbeitende auch zu persönlichen Gesprächen melden.

Die Arbeit im Homeoffice war vor den Neuerungen noch gar nicht möglich gewesen. Inzwischen können Mitarbeiter*innen nicht nur von Zuhause aus arbeiten, sondern jeden Standort als Arbeitsplatz nutzen. Firmenübergreifende Informationen werden nun über Kanäle in Microsoft Teams an die Mitarbeitenden kommuniziert, anstatt früher telefonisch. So können die Mitarbeiter*innen selbst entscheiden, wann sie das Update abrufen und haben auf aktuelle Informationen immer Zugriff. Egal wo sie sich gerade befinden.

Mittlerweile ist Microsoft Teams in der Unternehmenskommunikation zur Selbstverständlichkeit geworden, freut sich Roland Riegler: „Am Anfang bedeutete das neue System natürlich eine große Umstellung für alle. Mittlerweile sehen wir aber, was online alles möglich ist. Microsoft Teams ermöglicht es uns nicht nur mit externen Kolleginnen und Kollegen in Kontakt zu bleiben, die Teams richten sich mittlerweile sogar eigene Kanäle für verschiedene Themen ein. Für uns ist es toll zu sehen, wie gut alles angenommen wurde.“ Sollte es doch einmal Fragen oder Probleme geben, ist TECHSOFT über ein Online-Ticket-System nur einen Klick entfernt.

Und die Mitarbeiter*innen, die für Begutachtungen auf den Baustellen zuständig sind? Sie sparen sich dank der Anbindung an die Cloud den Weg ins Büro nach einem langen Tag im Außendienst, denn die Dateneingabe und kleinere Aufgaben können nun auch remote stattfinden. Erreichbar sind sie dabei immer über Microsoft Teams, das Chatten reduziert sogar die frühere Mailflut. Sollte noch etwas Größeres erledigt werden müssen, geht es nach der Baustelle direkt ab ins Homeoffice. Mit der Grunderneuerung der IT-Infrastruktur und verbesserter Vernetzung der Mitarbeitenden haben WABS und TECHSOFT es geschafft, dass eventuell auftretende Probleme vom Administrator dank modernster Technik meist aus der Ferne gelöst werden und Mitarbeiter*innen im operativen Geschäft sich ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.


Titelbild: WABS