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Vom analogen Logbuch in die Wolke: Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Unterschiedliche Standorte und Produktionsstätten zu verbinden und dabei einen effizienten Informationsaustausch sicherzustellen – das erfordert neben der nötigen Technologie auch Flexibilität, Genauigkeit und Geduld. Umso mehr, wenn die Distanz sich über mehrere Kontinente zieht und die Digitalisierung der Standorte kaum vorangeschritten oder noch gar nicht vorhanden ist. Mit dieser Ausgangslage fand sich Constantia Flexibles 2018 konfrontiert, als sie ihr Netzwerk um neun Standorte in Indien erweiterten. Es wurde rasch deutlich, dass die Mühlen der Digitalisierung im siebtgrößten Land noch sehr langsam mahlen. Statt die aktuellen Produktionszahlen ihrer Maschinen in ein digitales Gerät zu tippen, griffen hier die MitarbeiterInnen noch zum Stift und hielten die Ergebnisse akribisch in ihren Logbüchern fest. Diese manuellen Notizbücher fungierten als Datenspeicher und Archiv. Jede Auswertung, jedes Reporting und jede Suche nach bestimmten Daten bedeuteten zeitraubendes Durchblättern und Durchforsten der analogen Unterlagen. Der Weg, bis wichtige Informationen und Daten im Archiv gefunden wurden und ihr Ziel erreichten, war oft ein langer.

Der Wunsch nach einer einheitlichen Lösung als Bindeglied zwischen Österreich und Indien war schnell da. Die damit verbundenen hohen Anforderungen konnten durch eine ausgewogene Mischung aus maßgeschneiderten Lösungen, Kommunikation und starken Partnerschaften erfolgreich gemeistert werden.

© Constantia Flexibles

Als einer der weltweit führenden Hersteller flexibler Verpackungen, beliefert Constantia Flexibles zahlreiche multinationale Konzerne sowie lokale Marktführer in der Nahrungsmittel-, Hygieneartikel- und Pharmaindustrie. Das österreichische Unternehmen hat bereits früh den Wert von effizienten Softwarelösungen zur Planung der Ressourcen erkannt und in weiterer Folge auch die zahlreichen Vorteile, die ein Wechsel in die Cloud mit sich bringt. Die Constantia Flexibles Gruppe entschied sich dazu, Microsoft 365 und Dynamics 365 flächendeckend zu implementieren. Alle Standorte sollten mit derselben Lösung arbeiten, um die bestmögliche Vernetzung zu schaffen.

„Die Integration all unserer Gesellschaften mit der Unterstützung moderner, cloud-basierter Systeme hat bei Constantia Flexibles höchste Priorität. Daher haben wir eine klare „Cloud First“-Strategie, um die digitale Transformation erfolgreich umsetzen zu können. “, so Andreas Miehle, CIO Constantia Flexibles. „Mit diesem Projekt haben wir einen weiteren Meilenstein erreicht.“

Neu gedacht, neu gemacht

Für die Projektumsetzung in den neu dazugewonnenen Standorten in Indien wurde ein Zeitfenster von sechs Monaten gesetzt. Eine Zielsetzung, die viele Marktkenner zum damaligen Zeitpunkt als ambitioniert, wenn nicht kühn eingestuft hatten. Viele Faktoren, wie die räumliche Distanz – sowohl zwischen den Kontinenten als auch zwischen den einzelnen Standorten in Indien – machten ein bereits ambitioniertes Projekt noch anspruchsvoller. Aber auch zu einer Herausforderung, der sich Constantia Flexibles gerne stellte. Mit Erfolg.

Für Pavan Manchiraju, Head of Finance der indischen Niederlassung, und sein Team gestalteten sich die Arbeitsaufgaben neu. Dabei zählt er die Möglichkeit, die Procurement-Prozesse nun zentralisieren zu können zu den größten Vorteilen, die die Implementierung von Dynamics 365 gebracht hat. Statt Logbücher durchforsten zu müssen, haben die MitarbeiterInnen aktuelle Produktionszahlen sofort bei der Hand. Weitere Funktionen, wie integrierte Buchhaltung, automatische Kontrollen und vereinfachtes Reporting, tragen zur stark erhöhten Effizienz bei.

Neue Pfade entstehen, indem einer den ersten Schritt macht

Verlässlicher und zeiteffizienter Datenaustausch zwischen der Wiener Zentrale und den weltweiten Standorten ist für internationale Unternehmensgruppen wie Constantia Flexibles unerlässlich. Er ist das Fundament für strategische Entscheidungen, Qualitätssicherung und ermöglicht das Nachverfolgen und Optimieren von Prozessen.

Die Abläufe der indischen Produktionsstätten haben sich stark von denen des neuen, österreichischen Eigentümers unterschieden. Während die Einführung neuer Systeme und Softwarelösungen vielerorts ein weiterer Schritt der digitalen Transformation bedeutete, setzte man in den indischen Standorten zum Quantensprung an. Statt Zahlen händisch in einem Logbuch einzutragen, sollten diese nun digital in das unternehmensweite System eingepflegt werden. Der gesamte Geschäftsprozess, vom Einkauf bis hin zur finalen Rechnung, wurde digitalisiert. Neben der Implementierung der neuen Cloudlösung, waren intensive Trainings der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter notwendig.

Da Erfahrungswerte zur gewählten Lösung in der Branche nur begrenzt vorhanden waren, wurde Constantia Flexibles zu einem Vorreiter. Gemeinsam mit dem lokalen Projektpartner Intech Systems wurde das System von Grund auf implementiert. Dabei wurden 150 Nutzerinnen und Nutzer in den neun indischen Standorten von einem vierköpfigen Team geschult. Zusätzlich hat Intech Systems 15 Spezialistinnen und Spezialisten für die Startphase rekrutiert und vor Ort eingesetzt. Ein weiterer Beweis, dass wertschätzende Partnerschaften über Unternehmens- und Landesgrenzen hinweg Schlüsselfaktoren sind.

„Die Migration von einem einfachen Buchhaltungssystem zu einer allumfassenden Cloud-Lösung war kein leichtes Projekt. Die drei Einheiten, die auf eine Plattform zusammengeführt werden sollten, waren geografisch auf mehrere Standorte aufgeteilt und die Anwenderinnen und Anwender mussten gleichzeitig geschult werden“, fasst Anuja Parikh, CEO von Intech Systems die umfangreichen Anforderungen zusammen. „Sorgfältiges Projektmanagement, ständige Kommunikation und gute Koordination zwischen Constantia Global und unseren Teams, gepaart mit einer Macher-Mentalität während der gesamten Projektdauer, sorgten dafür, dass das Projekt innerhalb des geplanten Zeitraumes in Betrieb genommen werden konnte“, so Parikh zur effizienten Umsetzung.

Kommunikation und Motivation als Schüsselelemente

Bei der Integrierung der indischen Standorte in die österreichische Gruppe mussten einige Faktoren einberechnet werden. Durch unterschiedliche Zeitzonen und Unternehmenskulturen kam es zu einer Kluft, die es zu überqueren galt: „Offene Kommunikation auf Augenhöhe und ein Verständnis für die vorhandenen Kulturunterschiede waren die Bausteine, aus der die Brücke schlussendlich gebaut wurde“, so Gabriele Schuh, IT Innovation Manager bei Constantia Business Services über den erfolgten Culture Change. Zeitliches Entgegenkommen der österreichischen Projektleiterin bei Besprechungen um 6 Uhr Früh gehörten dazu. Als Kommunikationskanal fungierte Microsoft Teams. Die Video-Telefonate sorgten für eine bessere Meeting-Disziplin und förderten die Nähe. Ein Teil der Schulungen erfolgte ebenfalls virtuell von Österreich aus.

© Constantia Flexibles

Die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort haben maßgeblich dazu beigetragen, dass das Projekt im angegebenen Zeitraum finalisiert wurde – mit nur ein Tag Verzug. Die neue Lösung wurde mit großer Begeisterung aufgenommen und nach wie vor ist der Wunsch und der Wille die volle Funktionalität von Dynamics 365 auszuschöpfen in der Belegschaft vorhanden. Der nächste Schritt betrifft die Automatisierungssysteme, die bis Mitte 2021 umgesetzt werden.

„Ein verlässliches, modernes ERP-System bildet das Fundament für unsere serviceorientierte und prozessoptimierte Grundausrichtung.“, so Andreas Miehle über den gewonnenen Mehrwert. „Die Tatsache hier vor Ort mit modernen, integrierten Lösungen auf dem neuesten Stand zu sein, trägt maßgeblich zu unserem Erfolg bei der Digitalisierung bei.“

Eine effiziente Prozessplanung, die unterschiedliche Abteilungen und räumlich getrennte Werkstätten verbindet, ist ausschlaggebend. So kann die optimale Nutzung von Geschäftsressourcen sichergestellt werden. Die Kombination aus zwischenmenschlicher Kommunikation auf Augenhöhe, einem internationalen Team an Fachkräften und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über Landes- und Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten, sowie der richtigen Plattform-Lösung hat dazu beigetragen, dass alle ihr volles Potenzial ausschöpfen können.