Redaktionssitzungen, Interviewtermine oder intensive Recherchen – journalistische Arbeit ist oftmals mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden und erfordert eine effiziente Kommunikation im Team sowie mit verschiedensten Gesprächspartner*innen. Digitale Tools wie unsere Produktivitätslösung Microsoft 365 vereinfachen viele dieser Prozesse. In unserem Guide zeigen wir, wie die Funktionen Medienvertreter*innen im Arbeitsalltag unterstützen können.
In unserem Guide „Tipps & Tricks in Microsoft 365 für Journalist*innen“ geben wir eine Übersicht zu Tools und Funktionen, die Journalist*innen in verschiedenen Bereichen ihrer täglichen Arbeit unterstützen können. Als Bestandteil unserer Microsoft 365-Abonnements stehen diese Features ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung:
Selbstorganisation, Kontaktverwaltung & Projektmanagement
Notizen, Kontakte, Aufgaben und Timings – jeden Tag prasseln neue Informationen und To-dos auf Journalist*innen ein. Um den Überblick zu behalten, ist ein gut funktionierendes Projektmanagement essenziell. Mit der Task App in Teams ermöglichen wir, alle offenen und individuell zugewiesenen Aufgaben aus Microsoft To Do, Planner und Outlook in einer Anwendung zu bündeln. Um das eigene Netzwerk zu erweitern, kommt der Outlook Customer Manager zum Einsatz. Das Customer-Relationship-Management-System hilft dabei, Geschäftskontakte einfach abzuspeichern und das eigene Netzwerk auszubauen. So ist es möglich, mit einem Klick die gesamte Kommunikation mit einer Person, wie z.B. Nachrichtenverläufe und Besprechungen, einzusehen.
Kommunikation & Zusammenarbeit
Schnelle und zuverlässige Kommunikation mit Interviewpartner*innen oder Kolleg*innen ist eine wichtige Säule journalistischer Arbeit. Unsere Kollaborationsplattform Microsoft Teams bündelt alle Kommunikationsstränge, Anwendungen und Informationen. Neben der Video-, Chat- oder Anruf-Funktion ist Teams durch zahlreiche Microsoft-Apps oder rund 300 Drittanbieter-Anwendungen erweiterbar, wie z.B. mit dem digitalen Flipchart Whiteboard. Mit der Co-Authoring-Funktion in Office 365-Anwendungen und Tools wie Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel oder PowerPoint können Journalist*innen in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten – ganz ohne überflüssigen E-Mail-Verkehr. So ist Zusammenarbeit auch in einer hybriden Arbeitswelt möglich.
Recherche & Texterstellung
Die journalistische Recherche, Auswertung, Filterung und Organisation von Daten und Informationen bildet die Basis für relevante und informative Geschichten. Um das Sammeln und die Analyse der Daten zu vereinfachen, unterstützen wir Journalist*innen mit verschiedenen Tools: Mit Microsoft Search erhalten sie personalisierte Suchergebnisse, z.B. Informationen, die bereits Kolleg*innen zum gesuchten Thema zusammengetragen haben. Beim Durchsuchen von Archivmaterial kommt der Video Indexer zum Einsatz: Er extrahiert Metadaten aus Video- und Audiodateien und hilft dabei, bestehendes Material nach bestimmten Informationen zu filtern. Mit OneNote können Journalist*innen ihre Notizen nicht nur digital sammeln, sondern auch zeichnen, diktieren, Videonotizen aufzeichnen oder übersetzen.
Interviews führen & transkribieren
Um die Planung, Durchführung und Transkription von Interviews zu vereinfachen, bietet Microsoft 365 verschiedenen Funktionen. So können Journalist*innen Interviews – nach der Zustimmung der jeweiligen Gesprächspartner*innen – mit Microsoft Teams direkt in der Besprechung aufzeichnen. Mit Hilfe von Word ist es möglich, Interviews sowohl in Echtzeit zu transkribieren als auch die Teams-Aufzeichnung im Nachhinein zur Transkription hochzuladen.
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Die Pandemie hat unseren Alltag nachhaltig verändert. Remote-Arbeit hat auch Journalist*innen vor neue Herausforderungen bei der Recherche und Zusammenarbeit gestellt. Mit verschiedenen Tools und Funktionen in Microsoft 365 möchten wir sie dabei unterstützen, sich in einer hybriden Arbeitswelt bestmöglich mit Kolleg*innen und Gesprächspartner*innen zu vernetzen, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und produktiv zu bleiben.
