Digital zusammen: Wie Mitarbeiterinnen-Events bei Microsoft Deutschland funktionieren

Einmal im Quartal findet bei Microsoft Deutschland der sogenannte Quarterly Business Talk, ein vierteljährliches Event mit allen Microsoft Deutschland Mitarbeiterinnen von unserer Geschäftsleitung, statt – vor Ort in unserem Headquarter in München, aber auch als Livestream in unsere regionalen Offices und die Homeoffices. Denn bei Microsoft Deutschland ist bereits seit 2014 durch eine Betriebsvereinbarung der Vertrauensarbeitsort verankert – deswegen wissen wir manchmal gar nicht, wer gerade eigentlich wo arbeitet, aber den Technologien sei Dank, sind wir immer vernetzt.

Als sich die Lage rund um den Ausbruch von COVID-19 auch in Deutschland stärker angespannt hat und wir mittlerweile alle in unseren Homeoffices waren, haben unsere Deutschland Chefin Sabine Bendiek und die Geschäftsleitung den Wunsch nach digitaler Nähe zu allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geäußert. Wir haben uns also entschieden, eine Art „Special Edition“ von unserem Quarterly Business Talk zu machen, also komplett digital für alle.

Wie funktioniert also ein digitales Mitarbeiterinnen-Event?

Für uns war in diesem Fall klar: Wir wollten gerne das gesamte Team der deutschen Geschäftsleitung einbinden, um den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ihre persönlichen Gedanken zur aktuellen Situation zu teilen, aber natürlich auch brisante Fragen zu beantworten. Nach einer Einordnung von unserer Deutschland-Chefin sowie einem längeren Part zu allen wichtigen Informationen von unserem Crisis Lead Thomas Mickeleit, sind wir in eine moderierte Q&A-Session mit allen weiteren Geschäftsleitungsmitgliedern gegangen und jeder und jede hat Gedanken in Bezug auf das eigene Team, die Abteilung, den eigenen Geschäftsbereich und natürlich auch die aktuelle Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Partnern, geteilt. Alles in allem haben wir rund 60 Minuten für das digitale Event gebraucht – mit ein paar Minuten Überziehung. 😉

Und technologisch?

Die Technologie dahinter ist die Funktion Live-Events und kann selbstständig durch einen Event-Organisator aufgesetzt werden. Die Funktion Live-Events ist innerhalb von Microsoft 365 auf drei verschiedenen Plattformen möglich: Yammer, Microsoft Stream oder Microsoft Teams. Warum auf drei Plattformen? Weil Unternehmenskommunikation nicht in jedem Unternehmen gleich abläuft, gibt es verschiedene Varianten.
Die wichtigsten Unterschiede in aller Kürze sind:

  • Ein Live-Event auf Yammer ist ausschließlich für die interne Zielgruppe. Wenn Yammer als Social Enterprise Tool im Unternehmen eingesetzt wird, ist die Funktion perfekt, um das Live-Event dort zu hosten und zum Beispiel auch dort direkt viele Fragen und Antworten schriftlich zu beantworten.
  • Ein Live-Event auf Microsoft Stream ist ebenso ausschließlich für die interne Zielgruppe. Dieser Kanal ist nicht so interaktiv nutzbar wie Yammer und ist somit sinnvoll bei Push-Kommunikation.
  • Ein Live-Event in Microsoft Teams kann auch für die externe Zielgruppe genutzt werden, um Livestreams außerhalb des Unternehmens, z.B. digitale Konferenzen, aufzubauen. Live-Events in Microsoft Teams sind auch für intern gut nutzbar.

Für unser erstes komplett digitales Live-Event haben wir uns für die Variante Live-Events in Microsoft Teams entschieden. Warum? Wir sprechen auf der Bühne bei großen MitarbeiterInnen-Events in Deutschland immer Deutsch. Aber wir haben auch einige Kollegen und Kolleginnen, die keine Muttersprachler sind und auch mit der Sprache noch nicht ganz vertraut sind. Deshalb haben wir normalerweise vor Ort immer Untertitel auf Bildschirmen mitlaufen sowie Head-Sets mit einer simultanen Live-Übersetzung, um so inklusiv wie möglich zu handeln.
Live-Events auf Microsoft Teams hat die Möglichkeit, Untertitel in 6 verschiedene Sprachen zu übersetzen – also haben wir Deutsch gesprochen und die Untertitel waren in Englisch.

Tipps und Tricks

1. Sparringspartner tun gut!

Um ganz ehrlich zu sein: Es war für mich ja selbst auch der erste komplett digitale Live-Stream und obwohl es technisch auf jeden Fall alleine machbar wäre, habe ich mich wesentlich sicherer gefühlt, unsere Video Agentur CreaKom einzubinden, um einfach eine Art Sparringspartner zu haben. Wir haben also das Live-Event gemeinsam aufgesetzt (das dauert wirklich nur 2 Minuten), haben den Flow des Meetings gemeinsam besprochen und auch ein paar Tipps und Tricks für unsere Geschäftsleitungsmitglieder in Bezug auf eine gute Kameraeinstellung, guten Sound, etc. formuliert. Mein Lieblingstipp war hier: Am besten ein paar Bücher unter den Laptop legen, damit man nicht nur Nasenlöcher sieht.

2. Moderation gibt Struktur!

Um auch eine geordnete Reihenfolge der einzelnen Sprecherinnen und Sprecher während des Live-Streams zu haben, durfte ich die einstündige Session moderieren. Durch das Aufrufen der einzelnen Sprecherinnen und Sprecher, das Fragenstellen zwischendrin oder einfach das Handheben, wenn jemand zu lange brauchte, konnte das digitale Event auch (fast) in der geplanten Zeit eingehalten werden.

3. Community-Management notwendig!

Durch die Möglichkeit im Live-Stream, dass Teilnehmende auch Fragen in das Chatfenster posten können, ist ein Community-Management unabdingbar. Deswegen haben drei KollegInnen aus meinem Team den Chat gemonitort und Antworten auf die wichtigsten Fragen gegeben, Links und Materialien geteilt.

Und wie war das Feedback?

Wir hatten einen wahnsinnigen Zulauf – es waren rund 1.500 MitarbeiterInnen im Live-Stream, was fast doppelt so viel ist wie bei „normalen“ MitarbeiterInnen-Events. Das Feedback im Nachgang war durchweg positiv, aufgrund der Wertschätzung, die das Leadership Team durch die persönliche Nähe hier gezeigt hat. Ein kleiner Blick ins Homeoffice der Geschäftsleitungsmitglieder und auch die persönlichen Gedanken sind in Situationen wie dieser von hoher Wichtigkeit.

Mehr Informationen zu Live-Ereignissen auf Deutsch:

Weitere Ressourcen auf Englisch:


Ein Beitrag von Bianca Bauer
Internal Communication Channels Lead

Profilbild von Bianca Bauer, Microsoft Deutschland

 

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