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Drei Jahre Microsoft Teams: So erfolgreich arbeiten deutsche Unternehmen virtuell zusammen

Seit wir sie vor drei Jahren unsere Kollaborationslösung Microsoft Teams vorgestellt haben, haben wir viel über die Möglichkeiten und Potenziale der Zusammenarbeit über Entfernungen, Abteilungsgrenzen, Disziplinen und Sprachbarrieren hinweg gelernt. Je nach Branche, Unternehmensgröße und Arbeitsweise sehen die Szenarien und Anforderungen dabei sehr unterschiedlich aus. Zum dritten Geburtstag von Teams möchten wir ein Zwischenfazit ziehen und zeigen, wie das Kollaborationstool Organisationen bereits heute hilft, Zusammenarbeit und Kommunikation zu vereinfachen – sei es zwischen Studierenden und Lehrenden, auf einem 570 Hektar großen Firmengelände oder über mehr als 40 Ländergrenzen hinweg.

VAUDE: Freiheit und Flexibilität als Unternehmenskern

Wer in der Natur unterwegs ist, liebt die Freiheit. Und wer beim Outdoor-Ausrüster VAUDE arbeitet, schätzt Freiräume und Flexibilität. Das Familien-Unternehmen aus Baden-Württemberg setzt bei seiner Kultur ganz und gar auf das Vertrauen in die rund 550 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Vertrauen bedeutet für VAUDE auch, dass die Beschäftigten über Arbeitszeit und -ort flexibel gestalten können – sofern dies mit den Arbeitsprozessen und dem Team kompatibel ist. „Das ist ein ganz wichtiger Aspekt für unsere Cloud-First-Strategie, denn von unterschiedlichen Orten und Zeitzonen miteinander zu arbeiten, geht nur über die Cloud“, so Anke Schell von der IT bei VAUDE.

Mit Microsoft Teams hat VAUDE seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Plattform zur Verfügung gestellt, die die bisher genutzten externen, browserbasierten Anwendungen ersetzt.

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Axel Springer SE und PHAT Consulting: Digitalisierung der Vorstandsebene mit Joint Venture gertrud digital

Vorstandssitzungen machen alle nervös. Am meisten die Referenten, die die Meetings oft bis spät in die Nacht vorbereiten. Denn obwohl es in einigen Abteilungen vieler Unternehmen bereits möglich ist mit Tools wie Microsoft Teams mobil, teamorientiert und digital zusammenzuarbeiten, ist dies in den Vorstandsetagen noch längst nicht die Regel. Die gertrud digital GmbH ist als Joint Venture von Axel Springer und dem Microsoft Partner PHAT CONSULTING entstanden, um das zu ändern.

Das intuitiv bedienbare Tool basiert auf Microsoft Azure, fügt sich nahtlos in Microsoft 365 ein und bildet Prozesse in Microsoft Teams ab. Das bringt bis zu 40 Prozent Zeitersparnis dort, wo die Sitzungen organisiert werden.

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Flughafen Hamburg: Wie Zusammenarbeit in einem 537 Hektar großen Büro gelingt

Der Flughafen Hamburg (HAM) ist der fünftgrößte Flughafen Deutschlands. Im Jahr 2019 beförderte er über 17,3 Millionen Passagiere. Rund 60 Airlines verbinden Hamburg mit zirka 130 nationalen und internationalen Zielen direkt. Etwa 1000 Ziele weltweit sind mit nur einem Umstieg erreichbar. All das macht den Flughafen Hamburg zu einem mittelständischen Unternehmen der besonderen Art: 1.200 Beschäftigte und diverse Abteilungen, die auf Office 365-Anwendungen zugreifen – sowohl im Büro als auch mobil. Auch das Firmengelände ist außergewöhnlich: Es erstreckt sich über 570 Hektar und ist damit drei Mal so groß wie die Fläche Monacos.

Mit ihrer Digitalisierungsstrategie haben die IT-Verantwortlichen des Flughafens nicht nur dafür gesorgt, die täglichen Passagierströme durch digitale Angebote entlang ihrer Reise zu begeistern. Sie verbessern und vereinfachen mit Microsoft Teams auch die interne Kommunikation und Kollaboration – für einen offeneren Informationsaustausch und schlankere Prozesse.

„Die Kollegen haben beispielsweise alle Inhalte in OneNote auf ihrem Tablet gespeichert. Durch Anwendungen auf Basis von Microsoft Power Apps beziehungsweise Flow werden mobile Endgeräte vermehrt zum zentralen Arbeitsgerät“, sagt Projektmanager Julian Jirsak.

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Uniper: Teamarbeit über mehr als 40 Ländergrenzen hinweg

Der Wandel der Arbeitswelt ist gerade in der Energiebranche massiv zu spüren. Diese hat sich innerhalb weniger Jahre rasant verändert: Dezentrale Stromerzeugung und der Ausstieg aus der Atomkraft stellen die Energieunternehmen und ihre Belegschaft vor besondere Herausforderungen. Das Wort Veränderung beschreibt dabei nur wenige Unternehmen der Branche so gut wie Uniper. 2016 von der E.ON SE ausgegründet, zählt Uniper heute mehr als 11.000 Beschäftigte in über 40 Ländern. Trotz dieser Größe müssen das Unternehmen und seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein hohes Maß an operativer Agilität beweisen, ohne Sicherheit und Stabilität zu vernachlässigen. „Weil wir kritische Infrastrukturen in Gang halten und grenzüberschreitend tätig sind, benötigen wir deutlich höhere Sicherheitsstandards als durchschnittliche Unternehmensorganisationen“, beschreibt Hans Pezold, Senior Vice President Information Technology bei Uniper, die Herausforderung.

Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister und Microsoft Partner Glück & Kanja führte Uniper Microsoft 365 ein und setzt für die Zusammenarbeit auf Microsoft Teams. Bis zum Juli 2019 nutzten bereits mehr als 3.000 Uniper-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter Microsoft Teams, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten, Remote-Meetings durchzuführen und Dokumente auszutauschen. So gewährleistet Uniper mit dem Einsatz von Teams in Kombination mit Microsoft 365 einen leistungsstarken, modernen Arbeitsplatz für seine Beschäftigten, der ein hohes Maß an Flexibilität und zudem den Schutz von Daten gewährleistet.

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Fachhochschule der Wirtschaft: Zusammenarbeit über das Seminar hinaus ist der nächste Schritt

Bei ihrer Gründung im Jahr 1993 war die Fachhochschule der Wirtschaft (FHDW) in Paderborn eine der ersten privaten berufsorientierten Hochschulen in Deutschland. Heute bietet sie auch an den Standorten Bielefeld, Mettmann, Bergisch Gladbach, Hannover und Marburg Master- und Bachelorstudiengänge in den Bereichen Betriebswirtschaft und Informatik an. Doch nach fast einem Vierteljahrhundert mit dem existierenden Datenbanksystem haperte es nicht nur an der reibungslosen Kommunikation mit Studierenden, auch die digitale Kommunikation innerhalb der Hochschule gestaltete sich zunehmend schwierig. Deswegen stellte die FHDW im Herbst 2017 von Lotus Notes auf Microsoft Office 365 um.

„Für die unterschiedlichen Gremien der FHDW, die Führungszirkel der fünf Campusse, die Career-Service-Teams, das Marketing oder auch Arbeitsgruppen der Studenten, aber insbesondere auch für die Unterstützung unserer Lehre wünsche ich mir digitale Teamarbeit.“ Eine Aufgabe wie gemacht für das in Office 365 tief integrierte Kollaborationstool Microsoft Teams. In Verbindung mit SharePoint Online könnte die Lösung einen weiteren Traum von Rohde erfüllen: „Mein Ziel ist es, die bestehende Präsenzlehre der FHDW durch Angebote in Office 365 optimal zu ergänzen. Zum Beispiel durch die Bereitstellung von Lehrmaterialen zu jeder Zeit und an jedem Ort, die verbesserte Kommunikation zwischen Studierenden und Dozenten über die Vorlesungen hinaus, moderne didaktische Konzepte wie Flipped Classrooms, elektronische Übungen oder Quizzes.“

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Interne Kommunikation bei dm: Office 365 vereinfacht den Austausch unter Mitarbeitern

Egal ob Kosmetik, Drogerie-Artikel, Lebensmittel oder das Ausdrucken von Urlaubsfotos: Das Drogerieunternehmen dm prägt mit mehr als 3.500 dm-Märkten die Einkaufskultur in Deutschland und zwölf weiteren europäischen Ländern. Der erste Markt eröffnete 1973 in Karlsruhe. Seitdem ist das Unternehmen unter einer klaren Prämisse tätig: Der Mensch steht im Mittelpunkt. Das gilt sowohl für die Kundinnen und Kunden als auch für die Mitarbeiter. Um die interne Kommunikation digital weiterzuentwickeln und den Austausch der Mitarbeiter über Standorte hinweg zu vereinfachen, nutzt dm nun Lizenzen von Office 365 F1 und stattete Mitarbeiter mit Smartphones aus. Damit stehen ihnen nicht nur alle relevanten dm-Anwendungen für die Kundenberatung jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung, sondern auch die Mobile Apps der Produktivitätssuite Office 365: Darunter beispielsweise Yammer als Austauschplattform und Microsoft Teams für einfachere Zusammenarbeit im Team. „Die Vorteile von Office 365 liegen klar auf der Hand – für fast jede Anwendung ist eine mobile App vorhanden. Dadurch wird die Kommunikation im Unternehmen mobil und ortsunabhängig – das ist deutlich effektiver und spart Zeit. Und die reinvestieren wir direkt wieder – in die tägliche Arbeit mit unseren Kunden,“ sagt Andreas Gessner, Bereichsverantwortlicher dmTech.

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Krones: Teams verbinden

Bei Microsoft glauben wir, dass die Zukunft der Arbeit in interdisziplinären Teams liegt. Damit sind wir nicht allein: Auch die Krones AG, Hersteller von Anlagen für die Getränkeindustrie und Nahrungsmittelhersteller, hat das erkannt. Von der Prozesstechnik und Fülltechnik, über Verpackungsmaschinen bis hin zu IT-Lösungen stellen sich dem Unternehmen in der digitalen Transformation neue Herausforderungen, die nur gemeinsam im Team erfolgreich gemeistert werden können. „Um die Stärken aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser zu nutzen, wird das Team der Zukunft ein möglichst vielfältig zusammengestelltes Team sein. Damit einher geht, dass kollaboratives Arbeiten immer mehr an Bedeutung gewinnt“, sagt Silke Riedl, Assistant to the Head of Information Management bei Krones AG.

Damit Zusammenarbeit über Disziplinen und Abteilungen hinweg gelingt, setzt der Maschinenhersteller auf unsere Kollaborationslösung. „Mit Microsoft Teams haben wir nun eine Plattform eingeführt, die genau dieser Entwicklung Rechnung trägt und eine ortsunabhängige, parallel stattfindende Zusammenarbeit unter internen wie auch externen Mitgliedern eines Projektes ermöglicht“, sagt Silke Riedl. „Ein besonders großes Potential sehen wir in dem Teilen und gleichzeitigen Bearbeiten aller team-relevanten Dokumente über Microsoft Teams.

Die Zukunft wird von Teams gestaltet

VAUDE, Uniper oder Krones: Jedes der vorgestellten Unternehmen arbeitet unterschiedlich, setzt auf verschiedene Geschäftsmodelle und steht vor individuellen Herausforderungen, die die digitale Transformation mit sich bringt. Gemeinsam haben sie aber vor allem eines: Zusammen mit ihren Beschäftigten wollen sie die Zukunft gestalten. Sie alle wissen, dass die Zeit der Einzelkämpferinnen und -kämpfer vorbei ist. Ideen und Innovationen entstehen nicht in Silos, sondern in der Zusammenarbeit, im Austausch und im Team.

Mit Microsoft Teams als Herzstück von Microsoft 365 ermöglichen wir Organisationen jeder Größe, ihre digitale Transformation erfolgreich voranzutreiben – und so das volle Potenzial ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entfalten. Ganz im Sinne unserer Mission, jede Person und jedes Unternehmen auf dem Planeten zu befähigen, mehr zu erreichen.