Die Digitalisierung macht auch vor Deutschlands Amtsstuben nicht halt. Im Gegenteil: Behörden und öffentliche Verwaltungen sind gerade in der Pandemie gefordert, auf digitale Lösungen umzustellen. Von der Bürgerkommunikation über die Vereinfachung von Verwaltungsprozessen bis hin zur besseren Zusammenarbeit: Wir stellen fünf innovative Tools vor, die für die Arbeit im Public Sector eine Unterstützung sein können.
Deutschlands Behörden und öffentliche Verwaltungen sind auf dem Weg zum digitalen Staat gefordert. Bis Ende 2022 müssen sie die Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes umgesetzt haben. Zudem erfordert die Pandemie, das Digitalisierungstempo in Deutschlands Amtsstuben nochmals anzukurbeln. Denn klar ist: Innovative Technologien und neuartige Lösungen sind für einen modernen Public Sector heute unverzichtbar. Mit fünf Beispielen zeigen wir, wie smarte Tools die öffentliche Verwaltung effizienter und resilienter machen können:
1. Mit dem Software-Navi durch die Behörden-Anwendung
Wer wissen will, wie er am besten mit dem Auto von München nach Berlin fährt, der nutzt ein Navigationssystem. Wäre es nicht vorteilhaft, wenn auch Mitarbeiter*innen in Verwaltungen und Behörden einen solchen Wegweiser zur Verfügung hätten? Das hat sich auch das Unternehmen Userlane gedacht. Mit seiner Lösung leitet es Nutzer*innen Schritt für Schritt durch die jeweiligen Anwendungen. Dank Userlane können Behörden und öffentliche Verwaltungen neue Software und Cloud-Lösungen sehr viel schneller ausrollen, die Akzeptanz bei den Beschäftigten für die Tools erhöhen, die Zahl der Supportanfragen senken und langfristig die digitale Transformation voranbringen.
2. Leitplanken für Cloud-Lösungen
Gerade in großen Organisationen wie Behörden spielt das Thema der Governance eine wichtige Rolle. AvePoint bietet mit seiner Cloud Governance Lösung die Möglichkeit, das Nutzungsverhalten mittels Richtlinien zu steuern – und so Risiken zu minimieren. Ein Rahmenwerk aus verschiedenen Richtlinien legt fest, wer welche Anwendung wie nutzen kann und wie die Zuständigkeits-, Befugnis- und Kommunikationsketten aussehen. Auch werden mit dem Rahmenwerk die entsprechenden Mess- und Kontrollmechanismen festgelegt.
3. Bürgernahe Kommunikation
Ohne Kommunikation geht es nicht. Transparenz, Vertrauen und Bürgernähe sind im öffentlichen Sektor wichtige Parameter. Der Microsoft-Partner Imory hat dafür eine integrierte Lösung entwickelt, mit der sich die Bürgerkommunikation planen, entwickeln, messen und steuern lässt. Das Tool greift dafür auf künstliche Intelligenz (KI) und Cognitive Search sowie Sentiment-Analyse zurück und erlaubt so proaktive Themensuche ebenso wie das Monitoring von Themen. Eingebunden in Office 365 E5 inklusive Microsoft Teams lässt sich die Imory-Lösung als agile Kollaborationsplattform nutzen, die sämtliche Aspekte der bürgernahen Kommunikation abdeckt.
4. Hauptsache sicher
Als Betreiber kritischer Infrastruktur sehen sich viele Organisationen in der öffentlichen Verwaltung vor besonderen Herausforderungen, etwa in puncto Cybersicherheit. Um die Datensicherheit zu verbessern, setzen die Stadtwerke Krefeld auf Microsoft 365 E5. Damit werden vertrauliche und DSGVO-relevante Daten automatisch als solche eingestuft – eine Aufgabe, um die sich zuvor noch Mitarbeiter*innen händisch kümmern mussten. Die digitalisierten Prozesse sind nun nicht nur sicherer, sondern auch noch schneller. Bitlocker-Laufwerksverschlüsselung schützt die Daten vor Datendiebstahl und versehentlicher Offenlegung, wodurch sich KRITIS-Verordnungen und ISO-Zertifizierung problemlos einhalten lassen. Die Advanced Threat Protection wiederum schützt die Stadtwerke vor Phishing oder Zero-Day-Schadsoftware.
5. Papierlos zu mehr Effizienz
Die Papierherstellung ist sehr wasserintensiv und damit wenig ressourcenschonend. Obendrein sind papiergestützte Prozesse gerade in großen Organisationen wenig effizient – zwei gute Gründe, die für digitale Alternativen sprechen. Die Gelsenwasser AG ersetzt daher seine bislang papiergestützten Prozesse durch eine digitale Lösung. Der Versorger nutzt Microsoft Power Apps und erstellt ohne Programmierkenntnisse eigene Anwendungen, die das bisherige Klemmbrett der Mitarbeiter*innen im Außendienst ersetzen. Eingegebene Daten lassen sich über die Power Platform weiterverarbeiten, die nahtlos in Microsoft Teams integriert ist und damit in der täglichen Arbeit ganz einfach genutzt werden kann.
Wir arbeiten bei Microsoft kontinuierlich an weiteren Lösungen, mit denen wir die öffentliche Verwaltung unterstützen können und stehen als Partner an ihrer Seite. Unsere Public-Sector-Expert*innen sind das Team für knapp 83 Millionen Menschen – allein in Deutschland. Gemeinsam mit unseren Partnern entwickelt es digitale und sichere Lösungen, die einen Mehrwert für alle schaffen. In unserer neuen Webinar-Reihe speziell für die öffentliche Verwaltung stellen wir die Lösungen im Detail vor. Mehr Informationen dazu gibt es hier.
Weitere spannende Lösungen für den Public Sector stellen wir in unserem Blogpost Mixed-Reality und Cloud-Computing: Wie Stadt-Planung und Umwelt von Technologie profitieren können vor.
Ein Beitrag von Georg Sebald
Sales Manager
