Zeit ist eine unserer kostbarsten Ressourcen. Darum beschäftigen sich immer mehr Menschen mit der Frage, wie wir die uns zur Verfügung stehende Zeit am besten einteilen und nutzen können. Effektives Zeitmanagement ist eine Kernkompetenz in der modernen Arbeitswelt. Das haben uns auch die letzten Wochen und Monate deutlich vor Augen geführt, in denen die Grenzen zwischen Beruf und Freizeit so fließend waren wie nie zuvor. Um euch beim Zeitmanagement in der „neuen Normalität“ besser zu unterstützen, haben wir unseren E-Mail-Dienst Outlook weiterentwickelt. Mit den neuen Funktionen spart ihr beispielsweise Zeit bei der Vorbereitung von Meetings oder der geräteübergreifenden Koordination eurer Aufgaben. Wertvolle Zeit, die ihr in die Dinge investieren könnt, die euch wichtig sind.
Der plötzliche Wechsel vom Büro ins Homeoffice hat bei Millionen von Menschen zu überfüllten Terminkalendern mit dutzenden Online-Meetings geführt. In Microsoft 365 konnten wir einen 1.000-prozentigen Anstieg von Videoanrufen verzeichnen, von denen knapp 30 Prozent die geplante Dauer überschritten. Die Zahl der Nachrichten, die zwischen 18 und 24 Uhr versendet wurden, verdoppelte sich. Die neuen Features in Outlook möchten euch dabei helfen, wieder mehr Struktur in euren Alltag zu bringen, um eine passende Balance zwischen Beruf und Freizeit zu finden.
Zeit sparen bei der Vorbereitung von Meetings
- Mehr Transparenz über Besprechungseinladungen: Als Teilnehmer*in eines Meetings erhaltet ihr nun schneller und einfacher Einblick über die wichtigsten Veranstaltungsdetails. Ihr könnt einfach zwischen Nachrichten und Besprechungsdetails wechseln, die Liste der Teilnehmer*innen einsehen und bei Bedarf sogar selbstständig den Link einer Online-Besprechung ergänzen, falls dieser von den Organisator*innen vergessen wurde. Das Feature wird derzeit ausgerollt.
- Mit nur einem Klick an Videokonferenzen von Drittanbietern teilnehmen: Teams-Nutzer*innen wissen die Funktion bereits seit langem zu schätzen, nun rollen wir sie auch für externe Kommunikationsdienste in der mobilen Outlook-Version aus. Sobald ihr eine Einladung zu einem Zoom- oder Webex-Call erhaltet, müsst ihr lediglich den automatisch generierten Button zum Teilnehmen klicken. Anschließend gelangt ihr direkt zur Besprechung auf der jeweiligen Plattform. Das Feature wird derzeit ausgerollt.
- Automatisches Hinzufügen von Meeting-Links: Seit die Arbeit aus dem Homeoffice zu unserem Alltag gehört, finden die meisten Besprechungen auch virtuell statt. Damit das Hinzufügen eines Teams-Links zu einem Termin nicht mehr vergessen werden kann, ermöglichen wir nun in der mobilen Outlook-App sowie in der Webanwendung das automatisierte Hinzufügen des Links.
Persönliche Zeit besser schützen
- Persönlicher und beruflicher Kalender in einer Anwendung: Um eure privaten und beruflichen Termine künftig noch besser aufeinander abstimmen zu können, habt ihr von nun an die Möglichkeit, euren persönlichen Kalender in die Web-Version von Outlook zu integrieren. So habt nicht nur ihr, sondern auch eure Kolleg*innen euren gesamten Terminplan im Blick. Aber keine Sorge: Private Vorhaben werden lediglich als Beschäftigung angezeigt, damit eure Kolleg*innen euch nicht zu dieser Zeit für ein Meeting einplanen. Das Feature wird derzeit ausgerollt.
- Einfache Terminfindung: Künstliche Intelligenz in Outlook unterstützt euch dabei, Dinge schneller und einfacher zu erledigen. So bietet sie euch beispielsweise Antwortvorschläge für E-Mails in Outlook Mobile und Web. Bald hilft sie euch auch dabei, einen passenden Termin mit Personen zu finden, die euch treffen möchten – inklusive Vorschlägen zu Verfügbarkeiten oder zum Planen von Besprechungen.
- Den Versand von E-Mails planen: Damit ihr euch nicht nach dem Terminplan eurer Kolleg*innen richten müsst, könnt ihr die Zustellung eurer E-Mails von nun an planen. Nach dem Verfassen könnt ihr Datum und Uhrzeit für den Versand auswählen und euch anschließend entspannt zurücklehnen – Outlook erledigt den Rest.
- E-Mails schlummern lassen: Wenn ihr gerade keine Zeit habt, eine E-Mail zu beantworten oder euch relevante Informationen zu ihrer Beantwortung fehlen, könnt ihr diese per Rechtsklick bzw. Swipe auf dem Smartphone in einen sogenannten Schlummerzustand versetzen. So erscheint sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder oben in eurem Postfach.
Mehr Balance im Alltag durch bessere Strukturen
- E-Mails aus der Outlook-App in eine Aufgabe verwandeln: Viele Mails beinhalten ein konkretes To-Do für euch. Mit der neuen Funktion könnt ihr E-Mails in der mobilen Outlook-App ganz einfach in eine Aufgabe umwandeln. Alle eure Aufgaben stehen euch dabei synchronisiert in Microsoft 365 zur Verfügung. Erstellt ihr eine Aufgabe in Outlook für iOS, könnt ihr sie beispielweise in Outlook oder To Do [1] verwalten. Diese Aufgaben verwenden den gleichen E-Mail-Betreff und enthalten die ursprüngliche E-Mail und einen Link zur Konversation in Outlook. So könnt ihr euch in To Do schnell einen Überblick verschaffen.
- Textpassagen als Aufgabe anlegen: Manchmal ist der Betreff einer E-Mail nicht detailliert genug, damit wir ihn als Titel einer Aufgabe nehmen können. Die neue Funktion ermöglicht es euch, bestimmte Passagen einer E-Mail zu markieren und diese direkt als Outlook-Aufgabe anzulegen.
- My Day hilft bei der Tagesplanung: Das neue Feature My Day unterstützt euch bei der Strukturierung eures Tages. Ihr legt vorab fest, welche Aufgaben priorisiert erledigt werden müssen und My Day stellt sicher, dass eure Planung aufgeht. Ihr könnt die neue Funktion im Kalender der Webanwendung von Outlook nutzen, damit ihr den Überblick über eure Termine behaltet.
- Mit Cortana vorbereitet in den Tag starten: Mit der personalisierten Briefing-E-Mail zu Beginn eures Arbeitstages gibt euch Cortana einen Überblick über eure Termine und Aufgaben. Nun steht sie euch auch mit Empfehlungen zur Seite, welche Dokumente ihr euch vor einem Meeting anschauen solltet, und welche ausstehenden Anfragen beantwortet werden müssen.
- Kurze Pausen zwischen den Meetings: Mehrere Besprechungen hintereinander können sehr anstrengend sein. Um dennoch genug Zeit für die ein oder andere Verschnaufpause zu haben, könnt ihr angesetzte Meetings nun standardmäßig um einige Minuten verkürzen. So bleibt zwischen den einzelnen Terminen beispielsweise genug Zeit für einen Kaffee.
- Arbeits- und Besprechungszeiten einrichten: Damit eure Kolleg*innen jederzeit darüber Bescheid wissen, ob ihr gerade verfügbar seid, könnt ihr nun eure Arbeits- und Besprechungszeiten direkt in den Outlook-Kalender einpflegen. Die Option ist in den Kalendereinstellungen (Web-Version), beziehungsweise den Kalenderoptionen (Windows) unter dem Punkt „Arbeitszeiten“ verfügbar.
Falls nicht anders angegeben, sind die Funktionen weltweit allgemein verfügbar.
Mit den neuen Funktionen möchten wir nicht nur das hybride Arbeiten fördern, sondern euch auch soweit wie möglich in euren täglichen Aufgaben und Routinen entlasten. Denn wir sind davon überzeugt, dass gutes Zeitmanagement uns allen dabei hilft, produktiver und besser zusammenzuarbeiten – das wiederum kann sich positiv auf das persönliche Wohlbefinden auswirken.
[1] Noch in diesem Monat werden wir die neue Tasks App in Teams einführen, die einen umfassenden Überblick über alle offenen und individuell zugewiesenen Aufgaben aus Microsoft To Do, Planner und Outlook ermöglicht. Sie wird In eurem Desktop-Client zunächst unter dem Namen Planner angezeigt und danach vorübergehend als Tasks by Planner und To Do. Im Anschluss wird die Funktion dann Tasks heißen. In der mobilen Teams-Anwendung erscheint Tasks sofort unter diesem Namen. Bei der Verfügbarkeit in der mobilen Teams-App kann es zu einer Verzögerung kommen.
Ein Beitrag von Charlotte Reimann
Communications Manager Modern Work & Security bei Microsoft Deutschland
